Como Configurar a Impressão do Word para Incorporar Propriedades do Documento como Metadados

Você deseja que o Word incorpore automaticamente propriedades do documento, como título, autor, assunto e palavras-chave, nos metadados de um documento impresso ou de um PDF exportado do Word. Por padrão, o Word não inclui essas propriedades ao imprimir ou salvar como PDF, a menos que você altere uma configuração específica. Este artigo explica como configurar o Word para que as propriedades do documento sejam incorporadas durante a impressão ou ao criar um PDF, garantindo que seus metadados sobrevivam ao processo de saída.

O Que São Propriedades do Documento e Como Funciona a Configuração de Impressão?

As propriedades do documento, também chamadas de metadados, são campos descritivos anexados a um arquivo do Word. Elas incluem título, nome do autor, assunto, palavras-chave, empresa e comentários. Você pode visualizar e editar esses campos através de Arquivo > Informações > Propriedades > Propriedades Avançadas. Ao imprimir um documento ou salvá-lo como PDF, o Word pode incorporar esses metadados no arquivo de saída. O comando Imprimir no Word possui uma opção dedicada chamada “Imprimir propriedades do documento” que controla se esses metadados são incluídos. Quando ativada, o Word insere as propriedades do documento como uma página separada no final do trabalho de impressão. Para exportação de PDF, uma opção semelhante existe nas configurações de criação de PDF.

O recurso é útil quando você precisa distribuir documentos impressos ou PDFs que retenham informações de autor e título para arquivamento, conformidade ou fins de organização. Sem essa configuração ativada, o arquivo de saída contém apenas o texto visível e os gráficos do corpo do documento. Os campos de metadados permanecem vazios ou ausentes no arquivo de saída.

Pré-requisitos

Antes de configurar a opção de impressão, certifique-se de que seu documento já possui campos de metadados preenchidos. Se os campos estiverem em branco, ativar a opção de impressão incorporará valores vazios. Além disso, observe que o recurso “Imprimir propriedades do documento” funciona com impressoras físicas e com as impressoras virtuais Imprimir em PDF ou Microsoft Print to PDF. Ele não se aplica quando você usa Arquivo > Salvar Como e escolhe PDF — esse caminho usa uma opção de metadados diferente, explicada posteriormente neste artigo.

Passos para Configurar o Word para Incorporar Propriedades do Documento ao Imprimir

Siga estes passos para ativar a configuração de metadados de impressão no Word. Este método funciona para Word 2016, Word 2019, Word 2021 e Word para Microsoft 365.

1. Abra o Word e vá para Arquivo > Opções
   Clique na guia Arquivo na faixa de opções e selecione Opções na parte inferior do painel de navegação esquerdo. A caixa de diálogo Opções do Word será aberta.
2. Clique na categoria Exibição
   Na caixa de diálogo Opções do Word, clique em Exibição na barra lateral esquerda. Esta seção controla o que o Word exibe na tela e inclui opções de impressão.
3. Encontre a seção Opções de impressão
   Role para baixo até a seção chamada Opções de impressão. Ela está próxima ao final do painel Exibição, abaixo da área Sempre mostrar estas marcas de formatação na tela.
4. Marque a caixa Imprimir propriedades do documento
   Marque a caixa ao lado de Imprimir propriedades do documento. Isso instrui o Word a incluir os metadados do documento como uma página separada no final da saída impressa.
5. Clique em OK para salvar a configuração
   Clique no botão OK na parte inferior da caixa de diálogo Opções do Word. A configuração agora está ativa para o documento atual e todos os documentos futuros até que você a altere.

Após ativar esta opção, imprima uma página de teste usando Ctrl+P ou Arquivo > Imprimir. Verifique a saída impressa — a última página deve conter as propriedades do documento, incluindo título, autor, assunto e quaisquer outros campos que você preencheu.

Método Alternativo: Incorporar Metadados ao Salvar como PDF

Se você exportar o documento como PDF usando Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS, a configuração Imprimir propriedades do documento não se aplica. Em vez disso, use a caixa de diálogo de opções de PDF.

1. Vá para Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS
   Clique em Arquivo, depois em Exportar e em Criar Documento PDF/XPS. Clique no botão Criar PDF/XPS.
2. Clique em Opções na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS
   Na caixa de diálogo que se abre, clique no botão Opções próximo ao canto inferior direito.
3. Marque Propriedades do documento em Incluir informações não imprimíveis
   Na caixa de diálogo Opções, localize a seção Incluir informações não imprimíveis. Marque a caixa chamada Propriedades do documento. Você também pode marcar outras caixas, como Marcas de estrutura do documento para acessibilidade.
4. Clique em OK e depois em Publicar
   Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções e depois clique em Publicar para criar o PDF. O PDF resultante incluirá os metadados do documento em suas propriedades de arquivo.

Erros Comuns e Limitações

A Configuração Imprimir Propriedades do Documento Não Incorpora Metadados no Corpo do PDF

Quando você usa Arquivo > Imprimir e seleciona uma impressora PDF, como Microsoft Print to PDF, a opção Imprimir propriedades do documento adiciona uma página separada no final do PDF contendo os metadados. Os metadados não são incorporados nos campos nativos de metadados do PDF (como Autor ou Título nas Propriedades do Documento no Acrobat Reader). Se você precisar que os metadados apareçam nas propriedades do arquivo PDF, use o método Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS com a caixa Propriedades do documento ativada.

Campos de Metadados Ficam em Branco na Saída

Se a página de propriedades impressa mostrar campos vazios ou valores ausentes, as propriedades do documento não foram preenchidas antes da impressão. Abra Arquivo > Informações, clique em Propriedades no topo, selecione Propriedades Avançadas e preencha os campos Título, Autor, Assunto e Palavras-chave. Em seguida, reimprima com a configuração Imprimir propriedades do documento ativada.

A Configuração é Global e Afeta Todos os Documentos

A caixa de seleção Imprimir propriedades do documento nas Opções do Word se aplica a todos os documentos que você imprimir a partir dessa sessão do Word. Você não pode ativá-la para apenas um documento. Para desativá-la temporariamente para um trabalho de impressão específico, desmarque a opção antes de imprimir e reative-a depois.

Word Online Não Suporta Este Recurso

O Word para a web (Word Online) não inclui a opção Imprimir propriedades do documento. A incorporação de metadados durante a impressão está disponível apenas na versão desktop do Word. Se você usa o Word Online, baixe o documento para o aplicativo desktop, configure a opção e depois imprima.

Imprimir Propriedades do Documento vs. Metadados de Exportação de PDF: Principais Diferenças

Item	Opção Imprimir Propriedades do Documento	Opção Propriedades do Documento na Exportação de PDF
Local da configuração	Arquivo > Opções > Exibição > Opções de impressão	Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS > Opções
Tipo de saída	Impressão física ou impressão virtual em PDF	Arquivo PDF criado via Exportar
Formato dos metadados	Página separada anexada ao final do documento	Incorporado nas propriedades do arquivo PDF (Autor, Título, etc.)
Funciona com impressora física	Sim	Não — apenas para exportação de PDF
Funciona com Salvar Como PDF	Não	Não — Salvar Como PDF não usa opções de exportação

Agora você pode configurar o Word para incorporar propriedades do documento ao imprimir ou exportar para PDF. Comece ativando Arquivo > Opções > Exibição > Imprimir propriedades do documento para trabalhos de impressão física. Para arquivos PDF que precisam de metadados nativos, use Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS e marque Propriedades do documento na caixa de diálogo Opções. Para verificar os metadados, abra a página impressa ou as propriedades do PDF no Adobe Acrobat Reader e verifique a guia Descrição.