Você ativou o Controle de Alterações no Word e a exibição mostra todas as marcações, mas o documento impresso chega sem nenhuma edição rastreada. Isso acontece porque o Word usa uma configuração separada para impressão que pode substituir o que você vê na tela. A saída impressa reflete a seleção de marcação de impressão, não a seleção de marcação de exibição. Este artigo explica por que as duas configurações são independentes e fornece as etapas exatas para imprimir alterações controladas de forma confiável.
Principais conclusões: Marcação de impressão vs Marcação de exibição no Word
- Arquivo > Opções > Exibição > Opções de impressão > Marcar impressão: Esta caixa de seleção controla se as alterações controladas aparecem na página impressa. Se desmarcada, a saída impressa mostra apenas a versão final.
- Guia Revisão > Mostrar Marcação > Balões vs Em Linha: A configuração de exibição do Controle de Alterações afeta apenas o que você vê na tela. Não afeta a saída impressa, a menos que a opção de marcação de impressão também esteja ativada.
- Ctrl+P > Configurações > Imprimir Todas as Páginas > Marcar Impressão: No backstage de Impressão, você pode ativar ou desativar a Marcação de Impressão para um único trabalho de impressão sem alterar a opção padrão.
Por que o Word imprime a versão final em vez da versão com marcações
O Word armazena os dados do Controle de Alterações permanentemente no arquivo do documento. A configuração de exibição na guia Revisão — Mostrar Marcação — controla o que você vê na tela. Essa configuração não controla o que a impressora recebe. A saída de impressão é governada por uma configuração separada localizada em Arquivo > Opções > Exibição, na seção Opções de impressão. A caixa de seleção rotulada Marcar impressão está desativada por padrão em muitas instalações do Word. Quando está desativada, o Word imprime o documento como se todas as alterações controladas tivessem sido aceitas, mesmo que as alterações ainda estejam presentes no arquivo.
Esse design existe porque muitos usuários desejam imprimir uma cópia final limpa sem ver tachados de exclusão, sublinhados de inserção ou balões de comentário. No entanto, causa confusão quando um usuário ativou Mostrar Marcação e presume que a página impressa corresponderá à tela. A impressora sempre segue a opção específica de impressão, não a opção de exibição.
Como o Word armazena as duas configurações de forma independente
A configuração de exibição é armazenada no registro por sessão do usuário e é redefinida quando você a altera na guia Revisão. A configuração de marcação de impressão é armazenada no arquivo de Opções do Word e permanece persistente até que você a altere em Arquivo > Opções > Exibição. Como são armazenadas em locais diferentes, ativar Mostrar Marcação na guia Revisão não ativa automaticamente a Marcação de Impressão nas Opções. Você deve ativar ambas separadamente.
Etapas para imprimir alterações controladas corretamente
- Abra o backstage de Impressão
Pressione Ctrl+P ou vá em Arquivo > Imprimir. O painel de Impressão mostra uma visualização da primeira página. - Verifique a alternância Marcar Impressão
Em Configurações, clique no primeiro menu suspenso que mostra Imprimir Todas as Páginas por padrão. Procure a caixa de seleção Marcar Impressão na parte inferior da lista. Se estiver desmarcada, a visualização mostrará um documento limpo, sem alterações controladas. - Ative Marcar Impressão para este trabalho de impressão
Clique na caixa de seleção para adicionar uma marca de verificação. A visualização é atualizada imediatamente para mostrar tachados de exclusão, sublinhados de inserção e balões de comentário. - Imprima o documento
Clique no botão Imprimir. A saída agora inclui todas as alterações controladas como aparecem na tela.
Altere a configuração padrão para que todas as impressões futuras incluam alterações controladas
Se você precisa que todo trabalho de impressão inclua alterações controladas, altere a opção padrão em vez de alterná-la a cada vez.
- Abra as Opções do Word
Vá em Arquivo > Opções. - Selecione a categoria Exibição
Clique em Exibição no painel de navegação esquerdo. - Ative Marcar impressão
Em Opções de impressão, marque a caixa rotulada Marcar impressão. Você também pode marcar Imprimir texto oculto se quiser que comentários e outro conteúdo oculto apareçam no papel. - Confirme a alteração
Clique em OK. Todos os trabalhos de impressão futuros agora incluirão alterações controladas, a menos que você desmarque Marcar Impressão no backstage de Impressão para um trabalho específico.
Se as alterações controladas ainda não forem impressas
Marcar Impressão está ativado, mas a visualização não mostra alterações
Isso geralmente significa que o documento não possui alterações controladas. Abra a guia Revisão e observe o grupo Controle. Se os botões Aceitar e Rejeitar estiverem acinzentados, o documento está limpo. Insira uma alteração de teste digitando uma palavra e depois excluindo-a. Ative Marcar Impressão no backstage de Impressão e verifique a visualização novamente.
Marcar Impressão está acinzentado no backstage de Impressão
Isso ocorre quando o documento está em um modo que não suporta Controle de Alterações, como Modo de Leitura ou uma exibição protegida. Saia do Modo de Leitura pressionando Escape. Se o documento foi aberto no Modo de Exibição Protegida, clique em Habilitar Edição na barra amarela. Após a edição ser habilitada, Marcar Impressão fica disponível.
As alterações controladas estão em balões, mas os balões não imprimem
O Word pode exibir alterações em linha (dentro do texto) ou em balões (na margem). A saída de impressão usa o mesmo layout da tela. Se os balões estiverem desativados na tela, eles não aparecerão na impressão. Vá em Revisão > Mostrar Marcação e certifique-se de que Balões esteja definido como Mostrar Revisões em Balões. Em seguida, ative Marcar Impressão e imprima novamente.
Comentários são impressos, mas as alterações controladas não
Isso acontece quando a opção Marcar Impressão está ativada, mas o documento usa a exibição Marcação Simples. A Marcação Simples oculta alterações detalhadas na tela e também as oculta na impressão. Altere a exibição para Todas as Marcações na guia Revisão antes de imprimir. A saída impressa incluirá todas as alterações controladas.
| Item | Configuração de Exibição (Guia Revisão) | Configuração de Impressão (Opções ou Backstage de Impressão) |
|---|---|---|
| Controla a visibilidade das alterações controladas na tela | Sim | Não |
| Controla a visibilidade das alterações controladas na impressão | Não | Sim |
| Local para alterar | Guia Revisão > Mostrar Marcação | Arquivo > Opções > Exibição > Marcar impressão OU Ctrl+P > Marcar Impressão |
| Valor padrão em novas instalações do Word | Todas as Marcações | Desativado (desmarcado) |
| Persiste entre sessões | Não (redefine por documento) | Sim (configuração global) |
Agora você sabe por que o Word imprime um documento limpo mesmo com a exibição do Controle de Alterações ativada. A correção é simples: ative Marcar Impressão em Arquivo > Opções > Exibição ou alterne no backstage de Impressão com Ctrl+P. Para uma alteração permanente, marque Marcar impressão nas opções de Exibição. Se o documento usar Marcação Simples, mude para Todas as Marcações antes de imprimir. Como dica avançada, você pode salvar um PDF com alterações controladas usando Arquivo > Exportar > Criar PDF e garantindo que Marcar Impressão esteja ativado nas configurações de exportação.