Corrigir Entradas de AutoTexto do Word Carregando de Forma Diferente no Outlook e no Word

Você cria entradas de AutoTexto no Word para reutilizar textos padrão, mas ao tentar inserir a mesma entrada em um e-mail do Outlook, ela não aparece ou fica diferente. Esse problema ocorre porque Word e Outlook usam locais de armazenamento separados para entradas de AutoTexto por padrão. Este artigo explica por que as entradas são armazenadas separadamente e fornece métodos passo a passo para sincronizá-las, de modo que suas entradas de AutoTexto funcionem de forma consistente em ambos os aplicativos.

Por que as entradas de AutoTexto não sincronizam entre Word e Outlook

AutoTexto é um recurso do Word que armazena conteúdo reutilizável — texto, imagens, tabelas ou formatação — dentro de um arquivo de modelo. Por padrão, o Word armazena entradas de AutoTexto no modelo Normal.dotm localizado na pasta Modelos do usuário. O Outlook, ao compor um e-mail em formato HTML ou texto simples, usa um modelo separado chamado NormalEmail.dotm. O Outlook não lê Normal.dotm para sugestões de AutoTexto. Como resultado, uma entrada salva no Word fica invisível no Outlook, a menos que você copie manualmente a entrada para o modelo do Outlook.

Outra causa: o Outlook usa o Word como editor de e-mail apenas quando a opção “Usar Microsoft Word para editar mensagens de e-mail” está ativada nas configurações do Outlook. Se essa opção estiver desativada, o Outlook usa seu próprio editor básico, que não oferece suporte a AutoTexto. Mesmo quando a opção está ativada, o Outlook ainda procura AutoTexto em NormalEmail.dotm, não em Normal.dotm.

Etapas para disponibilizar entradas de AutoTexto no Outlook

Método 1: Copiar entradas de AutoTexto usando o Organizador

A caixa de diálogo Organizador permite copiar entradas individuais de AutoTexto de um modelo para outro.

1. Abra o Word e acesse o Organizador
   No Word, vá em Arquivo > Opções > Suplementos. Na parte inferior da janela de Suplementos, ao lado de Gerenciar, selecione Modelos no menu suspenso e clique em Ir. Na caixa de diálogo Modelos e Suplementos, clique em Organizador.
2. Selecione a guia AutoTexto no Organizador
   Na caixa de diálogo Organizador, clique na guia AutoTexto. O painel esquerdo mostra as entradas de AutoTexto de Normal.dotm. O painel direito mostra as entradas de NormalEmail.dotm, se existir, ou estará vazio.
3. Abra o modelo do Outlook no painel direito
   Clique no botão Fechar Arquivo abaixo do painel direito e depois clique em Abrir Arquivo. Navegue até: %appdata%\Microsoft\Templates. Selecione NormalEmail.dotm e clique em Abrir. Se o arquivo não existir, o Outlook ainda não o criou. Nesse caso, feche a caixa de diálogo, abra o Outlook, ative a opção de usar o Word como editor de e-mail, envie um e-mail de teste e repita as etapas 1-2.
4. Copie as entradas desejadas
   No painel esquerdo, clique na entrada de AutoTexto que deseja copiar. Clique em Copiar para movê-la para o painel direito. Repita para cada entrada. Quando terminar, clique em Fechar. O Word pode solicitar que você salve as alterações em NormalEmail.dotm. Clique em Salvar.

Método 2: Ativar o Word como editor de e-mail no Outlook

O Outlook deve usar o Word como editor de e-mail para que o AutoTexto funcione na composição de e-mails.

1. Abra as Opções do Outlook
   No Outlook, vá em Arquivo > Opções > Correio.
2. Ative o Word como editor
   Em Compor mensagens, marque a caixa Usar Microsoft Word para editar mensagens de e-mail. Clique em OK.
3. Reinicie o Outlook
   Feche e reabra o Outlook. Agora, ao criar um novo e-mail, o editor será o Word e as entradas de AutoTexto de NormalEmail.dotm estarão disponíveis.

Método 3: Criar AutoTexto diretamente no Outlook

Se preferir não copiar entradas, você pode criar entradas de AutoTexto enquanto compõe um e-mail no Outlook.

1. Abra uma nova mensagem de e-mail
   No Outlook, clique em Novo E-mail. A janela de composição abre com o Word como editor, se você ativou a opção no Método 2.
2. Selecione o texto a ser salvo
   Destaque o texto, imagem ou tabela que deseja reutilizar.
3. Crie a entrada de AutoTexto
   Pressione Alt+F3. A caixa de diálogo Criar novo bloco de construção é aberta. Digite um nome para a entrada. No menu suspenso Salvar em, selecione NormalEmail.dotm. Clique em OK.

Se o AutoTexto ainda não aparecer no Outlook

O atalho de teclado do AutoTexto não funciona no Outlook

O método padrão de inserção de AutoTexto no Word é digitar o nome da entrada e pressionar F3. No Outlook, isso só funciona se você estiver usando o Word como editor de e-mail. Se pressionar F3 não fizer nada, verifique se a opção do Método 2 está ativada. Confirme também se a entrada foi salva em NormalEmail.dotm e não em Normal.dotm.

As entradas de AutoTexto aparecem, mas mostram formatação incorreta

O Outlook usa uma fonte e espaçamento de parágrafo padrão diferentes do Word. Uma entrada de AutoTexto que contém formatação direta (tamanho da fonte, cor, espaçamento entre linhas) pode ser exibida de forma diferente no editor de e-mail. Para evitar isso, crie a entrada de AutoTexto diretamente no Outlook ou use o botão Opções de Colagem após inserir a entrada para selecionar Manter Formatação Original ou Mesclar Formatação.

NormalEmail.dotm está ausente ou corrompido

Se NormalEmail.dotm não existir, o Outlook o cria automaticamente na primeira vez que você envia um e-mail com o Word como editor. Para forçar a criação, ative a opção no Método 2, componha um novo e-mail, digite um caractere e envie para você mesmo. Depois, verifique a pasta Modelos novamente. Se o arquivo existir, mas estiver corrompido, renomeie-o para NormalEmail.old e reinicie o Outlook para gerar uma cópia nova. Em seguida, copie suas entradas de AutoTexto novamente usando o Organizador.

AutoTexto do Word vs AutoTexto do Outlook: Principais diferenças

Item	AutoTexto do Word	AutoTexto do Outlook
Modelo de armazenamento	Normal.dotm	NormalEmail.dotm
Requer Word como editor	Sempre	Apenas se a opção estiver ativada
Método de inserção	Digitar nome + F3	Digitar nome + F3
Compartilhado por padrão	Não	Não
Pode ser copiado via Organizador	Sim (origem)	Sim (destino)
Sugestão de preenchimento automático	Sim	Sim, se o editor Word estiver ativado

Depois de copiar suas entradas de AutoTexto de Normal.dotm para NormalEmail.dotm usando o Organizador, você pode inseri-las no Outlook digitando o nome da entrada e pressionando F3. Para manter os dois modelos sincronizados, repita o processo de cópia sempre que adicionar uma nova entrada no Word. Como alternativa, crie todas as entradas reutilizáveis diretamente no Outlook para evitar a etapa de sincronização. Para usuários avançados, considere armazenar AutoTexto em um modelo global separado e carregá-lo tanto no Word quanto no Outlook por meio de Arquivo > Opções > Suplementos > Modelos.