Muitas organizações que usam Microsoft 365 precisam aplicar rótulos de confidencialidade a emails e documentos. No novo Outlook para Windows, os administradores podem forçar a rotulagem obrigatória para que os usuários não enviem mensagens sem rótulo. Este artigo explica onde encontrar essas configurações no portal de conformidade do Microsoft Purview e quais limites práticos existem ao aplicá-las. Você aprenderá o caminho exato de configuração, o comportamento que os usuários veem e as restrições conhecidas que afetam a aplicação dos rótulos.
Principais Conclusões: Configuração de Rotulagem Obrigatória no Novo Outlook
- Microsoft Purview > Proteção de Informações > Políticas de Rótulo: Crie ou edite uma política de rótulo e ative a opção “Exigir que os usuários apliquem um rótulo ao email”.
- Novo Outlook para Windows > Botão Sensibilidade: Os usuários devem selecionar um rótulo antes de enviar; o botão Enviar fica desabilitado até que um rótulo seja escolhido.
- Escopo e prioridade da política de rótulo: A rotulagem obrigatória se aplica apenas aos usuários ou grupos específicos atribuídos à política; conflitos surgem quando várias políticas atribuem rótulos padrão diferentes.
Como a Rotulagem Obrigatória Funciona no Novo Outlook para Windows
A rotulagem obrigatória é uma configuração de política dentro do Microsoft Purview Information Protection. Quando habilitada para uma política de rótulo, o novo Outlook para Windows exige que os usuários selecionem um rótulo de confidencialidade antes de enviar um email. O recurso depende do Azure Information Protection (AIP) e do mecanismo de rotulagem de confidencialidade integrado aos aplicativos Microsoft 365.
A configuração da política é definida no nível da política de rótulo, não por rótulo individual. Você pode criar uma política de rótulo que inclua um ou mais rótulos de confidencialidade e ativar a opção de rotulagem obrigatória. A opção é chamada “Exigir que os usuários apliquem um rótulo ao email” e aparece no assistente de configuração da política na seção “Aplicar um rótulo padrão ao email”.
Quando a rotulagem obrigatória está ativa, o novo cliente Outlook bloqueia a ação de Enviar se nenhum rótulo for atribuído. O usuário vê uma solicitação para escolher um rótulo. Após selecionar um rótulo, o botão Enviar é ativado. O rótulo é aplicado à mensagem de email e fica visível no campo Sensibilidade no cabeçalho da mensagem.
A rotulagem obrigatória não se aplica automaticamente a respostas de email, mensagens encaminhadas ou rascunhos. A aplicação só é acionada quando o usuário clica em Enviar. A política de rótulo também controla se um rótulo padrão é aplicado a novas mensagens, mas a rotulagem obrigatória é uma opção separada da configuração de rótulo padrão.
Onde Encontrar e Configurar a Rotulagem Obrigatória
A configuração é feita inteiramente no portal de conformidade do Microsoft Purview. Você deve ter a função de Administrador de Proteção de Informações ou equivalente para acessar essas configurações.
- Entre no Microsoft Purview
Abra um navegador da web e vá para https://compliance.microsoft.com. Faça login com uma conta que tenha a função de Administrador de Proteção de Informações. - Navegue até Políticas de Rótulo
No menu de navegação à esquerda, expanda Proteção de Informações e selecione Políticas de rótulo. Esta página lista todas as políticas de rótulo de confidencialidade existentes. - Crie ou edite uma política de rótulo
Clique em Criar uma política para iniciar uma nova política. Como alternativa, clique no nome de uma política existente para editá-la. O assistente será aberto. - Escolha os rótulos a serem incluídos
Na etapa “Escolher rótulos de confidencialidade para aplicar”, selecione os rótulos que deseja incluir nesta política. Apenas os rótulos selecionados aqui estarão disponíveis para os usuários no Outlook. - Defina a opção de rotulagem obrigatória
Na etapa “Aplicar um rótulo padrão ao email”, procure a caixa de seleção Exigir que os usuários apliquem um rótulo ao email. Marque esta caixa. Se também quiser um rótulo padrão, selecione-o no menu suspenso. O rótulo padrão é opcional. A caixa de seleção de rotulagem obrigatória é independente da seleção de rótulo padrão. - Atribua o escopo da política
Na etapa “Atribuir unidades administrativas”, mantenha o padrão para aplicar a todos os usuários ou restrinja a unidades administrativas específicas. Na etapa “Atribuir usuários e grupos”, selecione os usuários, grupos ou listas de distribuição que receberão esta política. A rotulagem obrigatória se aplica apenas às entidades atribuídas aqui. - Revise e finalize
Revise as configurações da política e clique em Criar ou Salvar. A política pode levar até 24 horas para ser propagada para todos os clientes. Para acelerar, os usuários podem reiniciar o Outlook ou sincronizar a política manualmente.
Limites Práticos e Restrições Conhecidas
Rotulagem obrigatória bloqueia apenas o envio de novos emails
O requisito de rotulagem obrigatória se aplica apenas ao compor uma nova mensagem de email. Respostas, encaminhamentos e solicitações de reunião não são bloqueados. Se um usuário encaminhar um email sem rótulo, a nova mensagem não está sujeita à rotulagem obrigatória, a menos que o usuário componha uma nova mensagem do zero. Essa limitação significa que algumas mensagens sem rótulo ainda podem sair da organização por meio de cadeias de resposta.
Nenhuma aplicação para caixas de correio compartilhadas ou acesso delegado
Usuários que têm permissões de Enviar Como ou Enviar em Nome de uma caixa de correio compartilhada não são obrigados a rotular mensagens enviadas dessa caixa. A política de rotulagem obrigatória se aplica apenas à caixa de correio principal do usuário. Se um delegado enviar da caixa de correio compartilhada, a política de rótulo não é aplicada. Essa lacuna permite que mensagens sem rótulo sejam enviadas de caixas de correio compartilhadas.
A política leva até 24 horas para ser aplicada
Após salvar ou atualizar uma política de rótulo, o novo cliente Outlook não aplica a rotulagem obrigatória imediatamente. A política é armazenada em cache localmente e atualizada periodicamente. Os usuários podem enviar mensagens sem rótulo durante a janela de propagação. Para forçar uma atualização, os usuários podem reiniciar o Outlook ou executar o comando Sync-SensitivityLabel no PowerShell para aplicativos Microsoft 365.
Conflitos com múltiplas políticas de rótulo
Se um usuário estiver atribuído a mais de uma política de rótulo, a configuração de rotulagem obrigatória da política com a prioridade mais alta entra em vigor. No entanto, o rótulo padrão e a lista de rótulos disponíveis podem ser mesclados. Se uma política exigir rotulagem e outra não, a configuração obrigatória da política de prioridade mais alta vence. Os administradores devem verificar a ordem de prioridade na lista de Políticas de rótulo para evitar comportamento indesejado.
Nenhuma aplicação para Outlook na web ou dispositivos móveis
A configuração de rotulagem obrigatória descrita aqui se aplica apenas ao novo cliente Outlook para Windows desktop. O Outlook na web e os aplicativos móveis do Outlook não aplicam essa configuração. Os usuários nessas plataformas podem enviar mensagens sem rótulo mesmo quando a rotulagem obrigatória está habilitada. A Microsoft planeja estender esse recurso para outros clientes, mas não forneceu um cronograma.
Rótulos não visíveis para destinatários externos
Os rótulos de confidencialidade aplicados a mensagens de email são visíveis apenas para destinatários dentro da mesma organização. Destinatários externos não veem informações de rótulo no cabeçalho da mensagem. O rótulo não afeta a criptografia da mensagem ou o gerenciamento de direitos, a menos que o rótulo seja configurado para aplicar criptografia. A rotulagem obrigatória impõe a presença de um rótulo, mas não protege automaticamente o conteúdo da mensagem.
Rotulagem Obrigatória vs Rótulo Padrão vs Rotulagem Automática
| Item | Rotulagem Obrigatória | Rótulo Padrão | Rotulagem Automática |
|---|---|---|---|
| Descrição | Bloqueia o envio se nenhum rótulo for aplicado | Pré-aplica um rótulo a novas mensagens | Aplica um rótulo com base na detecção de conteúdo |
| Ação do usuário necessária | Usuário deve escolher um rótulo antes de enviar | Usuário pode alterar ou remover o rótulo padrão | Usuário é notificado; rótulo aplicado automaticamente, a menos que substituído |
| Escopo de aplicação | Apenas novo Outlook desktop | Todos os clientes Outlook e aplicativos Office | Todos os clientes Outlook e aplicativos Office |
| Atraso de propagação | Até 24 horas | Até 24 horas | Instantâneo após a verificação de conteúdo |
Se a Rotulagem Obrigatória Não Funcionar como Esperado
Botão Enviar permanece desabilitado mesmo após selecionar um rótulo
Isso pode ocorrer se a política de rótulo não tiver sido totalmente sincronizada com o cliente. Reinicie o Outlook e aguarde 15 minutos. Se o problema persistir, execute o comando PowerShell Sync-SensitivityLabel na máquina afetada. Outra causa é um cache de rótulo local corrompido. Limpe o cache excluindo a pasta %LocalAppData%\Microsoft\Office\16.0\SensitivityLabelPolicy e reinicie o Outlook.
Rotulagem obrigatória não se aplica a um usuário específico
Verifique se o usuário está incluído no escopo da política de rótulo. No Purview, abra a política de rótulo e verifique a etapa “Atribuir usuários e grupos”. Se o usuário pertencer a um grupo que não está listado, adicione o grupo. Confirme também se a prioridade da política é maior do que qualquer política conflitante que não exija rotulagem.
Usuários podem contornar a rotulagem obrigatória usando o Outlook clássico
A configuração de rotulagem obrigatória descrita neste artigo se aplica apenas ao novo Outlook para Windows. Os usuários que mudam para o Outlook clássico para Windows não estão sujeitos a essa aplicação. Para bloquear o Outlook clássico, os administradores podem usar política de grupo ou configurações de aplicativos Microsoft 365 para remover a opção do Outlook clássico do dispositivo do usuário. Esta é uma configuração separada, não coberta pela política de rotulagem obrigatória.
Conclusão
A rotulagem obrigatória no novo Outlook para Windows impede que os usuários enviem emails sem rótulo, bloqueando o botão Enviar até que um rótulo de confidencialidade seja selecionado. A configuração é feita no Microsoft Purview em Proteção de Informações > Políticas de rótulo usando a caixa de seleção “Exigir que os usuários apliquem um rótulo ao email”. Os limites práticos incluem nenhuma aplicação para caixas de correio compartilhadas, nenhum suporte no Outlook na web ou dispositivos móveis e um atraso de propagação de até 24 horas. Para fechar a lacuna das caixas de correio compartilhadas, considere usar uma regra de transporte que rejeite mensagens sem rótulo. Para usuários móveis, oriente-os a aplicar rótulos manualmente até que a Microsoft estenda a aplicação obrigatória para esses clientes.