Se você usa o Arquivo Online no Outlook Clássico para armazenar e-mails antigos, pode notar que a pesquisa funciona de forma diferente no novo Outlook para Windows. O escopo da pesquisa, o método de indexação e os filtros disponíveis mudaram. Este artigo explica exatamente o que mudou entre o Outlook Clássico e o Novo Outlook em relação à pesquisa do Arquivo Online, incluindo os motivos técnicos e como adaptar seu fluxo de trabalho.
A principal diferença é que o Outlook Clássico usa um índice de pesquisa local do Windows que inclui a caixa de correio do Arquivo Online, enquanto o Novo Outlook usa uma pesquisa baseada na nuvem fornecida pelo Microsoft 365. Essa mudança afeta a velocidade da pesquisa, a integridade dos resultados e como você pode refinar os resultados. Ao final deste artigo, você entenderá as mudanças específicas nos recursos e aprenderá a aproveitar ao máximo a pesquisa de arquivo no Novo Outlook.
Principais Conclusões: Pesquisa no Arquivo Online – Outlook Clássico vs Novo Outlook
- O escopo da pesquisa agora usa o índice da nuvem: O Novo Outlook não baixa itens do arquivo localmente; ele consulta diretamente os servidores de pesquisa do Microsoft 365.
- O Instant Search não usa mais o Índice de Pesquisa do Windows: O Outlook Clássico dependia de arquivos .ost locais; o Novo Outlook usa pesquisa no servidor com opções de filtro diferentes.
- Os filtros da guia Ferramentas de Pesquisa > Pesquisa são diferentes: As opções “Caixa de Correio Atual” vs “Todas as Caixas de Correio” no Outlook Clássico foram substituídas por uma única alternância de escopo no Novo Outlook.
Como a Pesquisa do Arquivo Online Funcionava no Outlook Clássico
No Outlook Clássico (Outlook 2016, 2019, 2021 ou Microsoft 365 Clássico), o Arquivo Online é uma caixa de correio secundária hospedada no Exchange Online. Quando você ativa o Arquivo Online, o Outlook Clássico cria um arquivo .ost separado para essa caixa de correio de arquivo no seu computador local. O Windows Search indexa esse arquivo .ost, permitindo que o Instant Search encontre e-mails do arquivo rapidamente, mesmo quando você está offline. O índice de pesquisa é armazenado no seu disco rígido e você pode reconstruí-lo em Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação. Filtros de pesquisa como “Caixa de Correio Atual“ e “Todas as Caixas de Correio” controlavam se o arquivo era incluído.
Comportamento do Escopo e dos Filtros de Pesquisa
Ao clicar na caixa de pesquisa, o Outlook Clássico exibia uma guia Ferramentas de Pesquisa na faixa de opções. O grupo “Escopo” oferecia duas opções: “Caixa de Correio Atual” (pesquisa apenas a caixa de correio principal) e “Todas as Caixas de Correio” (pesquisa a principal e todas as caixas de correio de arquivo). Se você tivesse vários arquivos, todos eram pesquisados simultaneamente. Os resultados incluíam itens tanto da caixa de correio principal quanto das pastas de arquivo, mesclados por data. Você também podia usar a caixa de seleção “Pesquisar Subpastas” para incluir pastas aninhadas dentro do arquivo.
Indexação e Desempenho
O Outlook Clássico dependia do Indexador de Pesquisa do Windows. O indexador monitorava as alterações no arquivo .ost e atualizava o índice periodicamente. Isso significava que a primeira pesquisa após uma sincronização grande do arquivo podia ser lenta, mas as pesquisas subsequentes eram rápidas. O tamanho do índice podia crescer bastante, especialmente para arquivos com centenas de milhares de itens. Os usuários ocasionalmente precisavam reconstruir o índice quando os resultados da pesquisa estavam incompletos ou lentos.
Como a Pesquisa do Arquivo Online Mudou no Novo Outlook
O Novo Outlook para Windows (a prévia e agora o aplicativo padrão) não baixa o Arquivo Online como um arquivo .ost local. Em vez disso, ele se comunica diretamente com os servidores do Exchange Online. Ao realizar uma pesquisa, o Novo Outlook envia a consulta para os servidores de pesquisa do Microsoft 365, que examinam a caixa de correio de arquivo no servidor e retornam os resultados. Isso significa que a pesquisa está sempre online — você precisa de uma conexão com a internet para pesquisar o arquivo. O índice de pesquisa local do Windows não é usado para a pesquisa de arquivo.
Mudanças no Escopo e nos Filtros de Pesquisa
No Novo Outlook, a caixa de pesquisa está localizada na parte superior do painel de pastas. Ao clicar na caixa de pesquisa, uma guia “Pesquisa” aparece na faixa de opções. O grupo Escopo agora mostra uma única alternância: “Todas as Caixas de Correio” (padrão) ou “Caixa de Correio Atual”. Não há uma opção separada para “Arquivo Online”. O escopo “Todas as Caixas de Correio” pesquisa sua caixa de correio principal e todas as caixas de correio de arquivo juntas. Você não pode pesquisar apenas o arquivo sem incluir a caixa de correio principal. Além disso, a caixa de seleção “Pesquisar Subpastas” desapareceu; o Novo Outlook sempre pesquisa todas as subpastas dentro do escopo selecionado.
Diferenças na Filtragem
O Outlook Clássico oferecia uma guia “Ferramentas de Pesquisa > Pesquisa” com filtros para De, Assunto, Tem Anexos e mais. O Novo Outlook fornece filtros semelhantes na guia Pesquisa, mas o comportamento é diferente. No Outlook Clássico, você podia aplicar filtros antes ou depois de digitar palavras-chave. No Novo Outlook, você deve digitar uma palavra-chave primeiro e depois clicar no ícone de filtro para refinar os resultados. Além disso, o menu “Refinar” no Novo Outlook inclui opções como “De”, “Assunto”, “Data” e “Tem Anexos”, mas não inclui um filtro para “Caixa de Correio” (principal vs arquivo) porque o escopo já está definido no nível superior.
Passos para Pesquisar o Arquivo Online no Novo Outlook
Siga estes passos para pesquisar seu Arquivo Online no Novo Outlook para Windows.
- Abra o Novo Outlook e selecione o módulo de E-mail
Se você estiver usando o novo Outlook para Windows, abra o aplicativo e clique no ícone de E-mail na barra de navegação à esquerda. Certifique-se de que sua caixa de correio principal esteja selecionada no painel de pastas. - Clique na caixa de pesquisa no topo da lista de pastas
A caixa de pesquisa aparece acima das pastas da sua caixa de correio. Clique dentro dela. Um cursor piscando indica que você pode começar a digitar. - Verifique se o escopo da pesquisa está definido como Todas as Caixas de Correio
Após clicar na caixa de pesquisa, a guia Pesquisa aparece na faixa de opções. No grupo Escopo, certifique-se de que “Todas as Caixas de Correio” esteja selecionado. Se “Caixa de Correio Atual” estiver selecionado, clique em “Todas as Caixas de Correio” para incluir seu Arquivo Online. - Digite suas palavras-chave de pesquisa e pressione Enter
Insira qualquer palavra, frase, nome do remetente ou assunto. Os resultados aparecem no painel de leitura principal. Itens da sua caixa de correio principal e do Arquivo Online são exibidos juntos, marcados com um pequeno ícone de arquivo na coluna de pasta. - Use filtros para refinar os resultados (opcional)
Com os resultados da pesquisa exibidos, clique no ícone de Filtro (formato de funil) na guia Pesquisa. Escolha entre De, Assunto, Intervalo de datas, Tem Anexos ou Importância. Esses filtros se aplicam ao conjunto de resultados combinados.
Se a Pesquisa Ainda Não Encontrar Itens do Arquivo
O Novo Outlook não retorna resultados do Arquivo Online
Isso geralmente acontece quando a caixa de correio de arquivo não está totalmente sincronizada com o índice do servidor. No Outlook Clássico, você podia reconstruir o índice local. No Novo Outlook, você não pode reconstruir o índice do servidor. Em vez disso, aguarde de 15 a 30 minutos para que o Microsoft 365 indexe novos itens do arquivo. Se o problema persistir, verifique sua conexão com a internet e saia do Outlook e entre novamente. Se o arquivo ainda não aparecer na pesquisa, verifique se o Arquivo Online está ativado para sua conta em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta > sua conta de e-mail > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Arquivo Online. Se estiver ativado mas ainda ausente, entre em contato com seu administrador de TI para verificar o status da caixa de correio de arquivo.
Os resultados da pesquisa mostram itens duplicados
O Novo Outlook pode exibir o mesmo e-mail duas vezes se o item existir tanto na caixa de correio principal quanto no arquivo. Isso ocorre quando uma regra de arquivamento automático moveu uma cópia em vez do original. No Outlook Clássico, duplicatas também eram possíveis, mas menos frequentes porque o índice local mesclava duplicatas. No Novo Outlook, o servidor retorna todas as instâncias. Para reduzir duplicatas, use o filtro “De” ou “Assunto” para isolar uma cópia ou exclua a duplicata manualmente da caixa de correio principal.
Não é possível pesquisar o arquivo quando offline
O Novo Outlook requer uma conexão com a internet para pesquisar o Arquivo Online. Se você estiver offline, a caixa de pesquisa mostra um aviso: “Você está offline. A pesquisa é limitada.” No Outlook Clássico, você podia pesquisar o arquivo .ost do arquivo em cache local mesmo sem internet. Para contornar essa limitação, certifique-se de ter uma conexão de internet estável ao pesquisar o arquivo. Se você trabalha frequentemente offline, considere manter itens importantes do arquivo em um arquivo .pst local em vez do Arquivo Online, ou use a versão do Outlook Clássico se sua organização permitir.
Pesquisa no Arquivo Online: Outlook Clássico vs Novo Outlook
| Item | Outlook Clássico | Novo Outlook |
|---|---|---|
| Localização do índice de pesquisa | Índice de Pesquisa do Windows local no disco rígido | Servidores de pesquisa em nuvem do Microsoft 365 |
| Capacidade de pesquisa offline | Sim — pesquisa o arquivo .ost em cache local | Não — requer conexão com a internet |
| Opções de escopo de pesquisa | Caixa de Correio Atual, Todas as Caixas de Correio ou pasta específica | Apenas Caixa de Correio Atual ou Todas as Caixas de Correio |
| Disponibilidade de filtros | Filtros disponíveis antes e depois de digitar palavras-chave | Filtros apenas após digitar uma palavra-chave |
| Tratamento de duplicatas | Índice local mescla duplicatas | Servidor retorna todas as instâncias |
| Método de reconstrução do índice | Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação > Reconstruir | Não é possível — aguarde a sincronização do servidor |
Conclusão
Agora você entende que o Outlook Clássico usava um índice de pesquisa local do Windows para o Arquivo Online, enquanto o Novo Outlook usa uma pesquisa baseada em nuvem que requer conexão com a internet. O escopo da pesquisa no Novo Outlook é mais simples — apenas “Todas as Caixas de Correio” ou “Caixa de Correio Atual” — e você não pode pesquisar apenas o arquivo. Para se adaptar, mantenha sempre sua conexão de internet ativa ao pesquisar o arquivo e use o ícone de Filtro após digitar suas palavras-chave. Para acesso offline, considere exportar e-mails críticos do arquivo para um arquivo .pst e abri-los no Outlook Clássico ou no aplicativo de desktop do Outlook. Se você gerencia vários arquivos, observe que o Novo Outlook pesquisa todos eles juntamente com a caixa de correio principal por padrão.