O novo Outlook para Windows e a versão web oferecem o recurso Arquivo Online para armazenar e-mails antigos sem poluir sua caixa de entrada principal. Esse arquivo é uma caixa postal separada que aparece abaixo da lista de pastas da sua caixa de entrada. Muitos usuários precisam saber exatamente onde encontrar as configurações do arquivo e quais limites de armazenamento se aplicam. Este artigo explica onde as configurações do Arquivo Online estão localizadas na interface do novo Outlook, os limites práticos de armazenamento e retenção, e o que acontece quando você se aproxima desses limites.
Principais Conclusões: Configurações e Limites do Arquivo Online no Novo Outlook
- Configurações > E-mail > Processamento Automático > Arquivo: Controla as regras de arquivamento automático e a movimentação manual para o arquivo.
- Pasta Arquivo Online no painel de pastas: Aparece como uma caixa postal separada abaixo da sua caixa postal principal quando o arquivo está habilitado.
- Limite de armazenamento de 100 GB por caixa postal de arquivo: Espaço total para itens arquivados; não há limite por pasta.
O Que o Recurso Arquivo Online Faz e Por Que Existe
O Arquivo Online no novo Outlook é um local de armazenamento baseado em nuvem para mensagens antigas. Ele faz parte do plano de caixa postal do Exchange Online para assinaturas Microsoft 365 Business e Enterprise. A caixa postal de arquivo aparece como um conjunto de pastas separado abaixo da sua caixa postal principal no painel de pastas. Você pode mover itens manualmente ou definir políticas para mover itens mais antigos que um número especificado de dias.
O objetivo do arquivo é reduzir o tamanho da sua caixa postal principal. Muitas organizações definem uma cota na caixa postal principal de 50 GB ou 100 GB. Mover itens antigos para o arquivo ajuda você a ficar dentro dessa cota sem excluir nada. O arquivo é totalmente pesquisável no novo Outlook, então você pode encontrar mensagens arquivadas da mesma forma que pesquisa sua Caixa de Entrada.
Antes de usar o arquivo, seu administrador do Microsoft 365 deve habilitá-lo para sua conta. Isso é feito no centro de administração do Exchange, em caixas postais de destinatários. Depois de habilitado, o arquivo aparece automaticamente no novo Outlook após uma breve sincronização. Nenhum complemento ou download adicional é necessário.
Onde Encontrar as Configurações do Arquivo Online no Novo Outlook
As configurações do Arquivo Online estão localizadas em duas áreas principais: o painel de pastas para visualizar o arquivo e o painel de Configurações para configurar regras de arquivamento automático.
Visualizando a Pasta do Arquivo
Depois que seu administrador habilitar o arquivo, o Arquivo Online aparece no painel de pastas no lado esquerdo da janela do novo Outlook. Ele é listado abaixo da sua caixa postal principal com um rótulo como “Arquivo Online – seuemail@dominio.com.” Clique na seta de expansão ao lado dele para ver a estrutura de pastas. As pastas padrão são Caixa de Entrada, Itens Enviados, Itens Excluídos e quaisquer pastas personalizadas que você criar.
Configurando as Definições do Arquivo
- Abra o painel Configurações
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da janela do novo Outlook. Como alternativa, pressione Ctrl+Vírgula. - Navegue até E-mail > Processamento Automático
No painel Configurações, clique em E-mail à esquerda. Em seguida, clique em Processamento Automático à direita. - Selecione Arquivo
Em Processamento Automático, clique em Arquivo. Esta página mostra opções para mover itens para o arquivo automaticamente e para arquivar pastas selecionadas manualmente. - Defina a política de arquivamento automático
Ative o interruptor para habilitar o arquivamento automático. Escolha a pasta à qual deseja aplicar a política. Defina o número de dias após o qual os itens são movidos para o arquivo. O padrão é 365 dias. - Aplique a política
Clique em Salvar na parte inferior do painel. A regra será executada diariamente e moverá os itens qualificados da pasta selecionada para a pasta correspondente no arquivo.
Você também pode mover itens manualmente. Clique com o botão direito em uma pasta da sua caixa postal principal e selecione Arquivar. Isso move todos os itens dessa pasta que são mais antigos que a configuração de retenção para o arquivo. Se não houver configuração de retenção, a movimentação do arquivo usa o padrão de 365 dias.
Limites Práticos de Armazenamento e Retenção do Arquivo Online
O Arquivo Online tem limites específicos que afetam como você o utiliza. Esses limites são definidos pela Microsoft e se aplicam a todas as assinaturas Microsoft 365 Business e Enterprise que incluem o Exchange Online Archiving.
Capacidade de Armazenamento
Cada caixa postal de arquivo tem um limite de armazenamento padrão de 100 GB. Este é o espaço total para todas as pastas e itens no arquivo. Não há limite por pasta. Quando o arquivo atinge 90 GB, o proprietário da caixa postal recebe um e-mail de aviso do sistema. Aos 100 GB, nenhum novo item pode ser movido ou entregue ao arquivo. Os itens já no arquivo permanecem acessíveis, mas não podem ser adicionados.
Limite de Tamanho do Item
Itens individuais movidos para o arquivo não podem exceder 150 MB. Isso inclui o corpo da mensagem e todos os anexos. Se você tentar mover um item maior, a movimentação falha e o Outlook mostra um erro. O item permanece na caixa postal principal.
Políticas de Retenção
As políticas de retenção controlam por quanto tempo os itens permanecem no arquivo antes de serem excluídos. Essas políticas são definidas pelo administrador do Exchange, não por você. Períodos de retenção comuns são 1 ano, 3 anos, 5 anos ou indefinido. Para verificar a política da sua organização, entre em contato com seu departamento de TI. Você não pode substituir a política pelas configurações do Outlook.
Número de Itens
A Microsoft não publica um limite rígido para o número de itens em uma caixa postal de arquivo. No entanto, o desempenho degrada quando o arquivo contém mais de um milhão de itens. A pesquisa e a navegação nas pastas ficam visivelmente mais lentas. Se você espera arquivar um volume muito grande de e-mails, considere criar pastas de arquivo separadas para diferentes anos ou projetos para manter a contagem de itens gerenciável.
Se o Arquivo Online Não Aparecer ou Falhar ao Mover Itens
Pasta do Arquivo Ausente no Painel de Pastas
Se você não vir o Arquivo Online listado abaixo da sua caixa postal principal, o recurso não está habilitado para sua conta. Entre em contato com seu administrador do Microsoft 365 e peça para habilitar o arquivo no centro de administração do Exchange. Depois que ele habilitar, reinicie o novo Outlook. O arquivo deve aparecer dentro de 30 minutos.
Itens Falham ao Mover para o Arquivo
Quando você tenta mover itens manualmente ou por meio de uma política e a movimentação falha, verifique o seguinte:
- O armazenamento do arquivo não está cheio. Verifique o tamanho da caixa postal do arquivo clicando com o botão direito na pasta do arquivo e selecionando Propriedades. Procure a exibição de tamanho.
- O item não é maior que 150 MB. Verifique o tamanho do item abrindo-o e olhando no canto inferior direito da janela da mensagem.
- O item não tem uma retenção que impeça movimentações. Algumas retenções legais ou de litígio bloqueiam o arquivamento. Seu administrador pode remover essas retenções, se necessário.
Pesquisa no Arquivo Não Retorna Resultados
O novo Outlook indexa as caixas postais de arquivo separadamente da caixa postal principal. Se a pesquisa não encontrar itens no arquivo, reconstrua o índice de pesquisa. Vá para Configurações > Geral > Pesquisa. Clique em Reconstruir Índice. Esse processo pode levar várias horas para arquivos grandes.
| Item | Caixa Postal Principal | Arquivo Online |
|---|---|---|
| Limite de armazenamento padrão | 50 GB ou 100 GB (depende do plano) | 100 GB |
| Tamanho máximo do item | 150 MB | 150 MB |
| Controle de retenção | Usuário pode definir por regras do Outlook | Administrador define por políticas de retenção |
| Aparece no painel de pastas | Sempre visível | Visível apenas quando habilitado pelo administrador |
| Índice de pesquisa | Indexado por padrão | Indexado, mas requer reconstrução separada |
O Arquivo Online é uma ferramenta prática para gerenciar o tamanho da caixa postal no novo Outlook. Localize as configurações em Configurações > E-mail > Processamento Automático > Arquivo. Lembre-se do limite de armazenamento de 100 GB e do limite de 150 MB por item. Se o arquivo não aparecer ou falhar ao mover itens, verifique com seu administrador sobre a habilitação e as políticas de retenção. Para melhor desempenho, mantenha a contagem de itens do arquivo abaixo de um milhão organizando em subpastas por ano.