Se você é usuário do Outlook Clássico migrando para o novo Outlook para Windows, verá que as regras funcionam de forma diferente. O novo Outlook armazena as regras no Exchange Online, não no computador local. Essa mudança afeta onde as regras são salvas, quantas você pode criar e quais ações estão disponíveis. Este artigo explica onde as regras do novo Outlook estão localizadas, os limites que você enfrenta e as alternativas que pode usar quando uma ação de regra está ausente.
Principais Conclusões: Regras do Novo Outlook para Usuários do Outlook Clássico
- Regras armazenadas no servidor no Exchange Online: As regras do novo Outlook não são salvas localmente; elas residem na sua caixa de correio no servidor e acompanham você em qualquer dispositivo.
- Limite de 256 regras: O novo Outlook impõe um limite rígido de 256 regras no total, incluindo regras inativas, com no máximo 32 condições ou ações por regra.
- Ações ausentes substituídas por Power Automate ou Suplementos: Ações como “tocar um som” ou “exibir um alerta de área de trabalho” não estão disponíveis; use Power Automate ou Suplementos do Outlook como alternativas.
Onde as Regras do Novo Outlook São Armazenadas
No Outlook Clássico, as regras podiam ser armazenadas no computador local (regras apenas do cliente) ou no servidor Exchange (regras do lado do servidor). As regras apenas do cliente são executadas apenas quando o Outlook está aberto naquele computador específico. As regras do lado do servidor são executadas mesmo quando o Outlook está fechado, mas têm menos ações disponíveis.
O novo Outlook para Windows armazena todas as regras no servidor no Exchange Online. Não há opção de criar regras apenas do cliente. Isso significa que suas regras são sincronizadas em todos os dispositivos onde você usa o Outlook — seja em um desktop, laptop ou no aplicativo web do Outlook. Como as regras são armazenadas na sua caixa de correio, elas contam contra sua cota de armazenamento da caixa de correio. Cada regra ocupa um pequeno espaço, mas o limite de 256 regras é a restrição principal.
Para ver suas regras no novo Outlook, vá em Configurações > Mail > Regras. Você verá uma lista de todas as regras ativas e inativas. A mesma lista aparece no Outlook na web em Configurações > Mail > Regras.
Limites das Regras no Novo Outlook
O novo Outlook aplica os mesmos limites de regras que o Exchange Online impõe a todas as caixas de correio. Esses limites são mais rígidos do que os limites do Outlook Clássico para regras apenas do cliente.
- Número máximo de regras: 256 regras por caixa de correio. Isso inclui regras habilitadas e desabilitadas. Se você exceder 256, não poderá criar uma nova regra até excluir uma.
- Máximo de condições ou ações por regra: 32 no total. Se sua regra tiver mais de 32 condições ou ações combinadas, a regra não será salva. Você deve simplificá-la.
- Tamanho máximo de texto para condições: Cada condição que usa texto, como endereço do remetente ou palavras-chave do assunto, é limitada a 255 caracteres. Strings de texto mais longas são truncadas.
- Ordem de processamento das regras: As regras são processadas na ordem em que aparecem na lista. Você pode reordenar as regras arrastando-as. A regra do topo é executada primeiro. Se duas regras entrarem em conflito, a primeira regra vence.
Esses limites se aplicam a todos os usuários com uma caixa de correio do Exchange Online. Se você usa o Outlook Clássico com uma conta do Exchange Online, os mesmos limites do lado do servidor se aplicam às regras do servidor. A diferença é que o Outlook Clássico também permite regras apenas do cliente que ignoram esses limites. O novo Outlook não.
Como Criar uma Regra no Novo Outlook
- Abra as configurações de Regras
No novo Outlook, clique no ícone de engrenagem Configurações no canto superior direito. Selecione Mail e depois Regras. - Adicione uma nova regra
Clique em Adicionar nova regra. Um painel abre onde você nomeia a regra e define as condições. - Defina as condições
Em Adicionar uma condição, escolha entre opções como remetente, destinatário, assunto ou mensagem contém palavras específicas. Você pode adicionar várias condições clicando em Adicionar outra condição. - Defina as ações
Em Adicionar uma ação, selecione o que acontece quando as condições são atendidas. As ações disponíveis incluem mover para pasta, copiar para pasta, excluir, encaminhar, marcar como lido, marcar importância e categorizar. - Adicione exceções
Em Adicionar uma exceção, defina condições que impedem a execução da regra. Por exemplo, exceto se a mensagem estiver marcada como alta importância. - Salve a regra
Clique em Salvar. A regra aparece na sua lista de regras e é habilitada por padrão.
Ações Ausentes e Suas Alternativas
O novo Outlook não suporta todas as ações de regra que o Outlook Clássico suporta. Ao migrar para o novo Outlook, você notará várias ações ausentes. Aqui estão as ações ausentes mais comuns e como obter o mesmo resultado.
Tocar um Som
O Outlook Clássico pode tocar um som personalizado quando uma mensagem que corresponde a uma regra chega. O novo Outlook não suporta essa ação. Para tocar um som para mensagens específicas, use o recurso Formatação Condicional na lista de mensagens. Isso não toca um som, mas altera a fonte e a cor das mensagens que correspondem às suas condições. Para definir a formatação condicional, vá em Exibir > Configurações de Exibição > Formatação Condicional. Alternativamente, use o recurso Passos Rápidos para tocar um som manualmente.
Exibir um Alerta de Área de Trabalho
O novo Outlook não permite exibir um alerta de área de trabalho com base em uma regra. Os alertas de área de trabalho no novo Outlook são controlados globalmente em Configurações > Mail > Notificações. Você pode ativar ou desativar alertas para todas as mensagens, mas não pode filtrar alertas por condições de regra. Para receber alertas de remetentes específicos, use o recurso Caixa de Entrada Focada. As mensagens de remetentes na sua Caixa de Entrada Focada recebem uma notificação por padrão.
Executar um Script
O Outlook Clássico suporta a execução de um script VBA como ação de regra. O novo Outlook não suporta VBA nem qualquer linguagem de script. Para automatizar tarefas além do que as regras oferecem, use o Power Automate. O Power Automate pode acionar fluxos com base em eventos de e-mail, como a chegada de uma mensagem. Por exemplo, você pode criar um fluxo que envia uma mensagem no Slack quando um e-mail do seu gerente chega. O Power Automate está disponível com assinaturas do Microsoft 365.
Encaminhar para uma Lista de Distribuição
O Outlook Clássico permite encaminhar mensagens para uma lista de distribuição (grupo de distribuição). As regras do novo Outlook não suportam o encaminhamento direto para uma lista de distribuição. Em vez disso, crie uma pasta pública habilitada para e-mail ou use uma caixa de correio compartilhada. Adicione a lista de distribuição como membro da caixa de correio compartilhada e encaminhe a mensagem para a caixa de correio compartilhada. Outra opção é usar um fluxo do Power Automate que encaminha o e-mail para a lista de distribuição.
Marcar como Lido Após um Atraso
O Outlook Clássico tem uma ação de regra para marcar uma mensagem como lida após um atraso especificado. O novo Outlook não. Para marcar mensagens como lidas automaticamente, use as configurações do Painel de Leitura. Vá em Configurações > Mail > Painel de Leitura e ative Marcar itens como lidos quando visualizados no Painel de Leitura. Isso marca as mensagens como lidas após alguns segundos de visualização.
Regras do Novo Outlook vs Regras do Outlook Clássico: Principais Diferenças
| Item | Novo Outlook | Outlook Clássico |
|---|---|---|
| Local de armazenamento das regras | Servidor Exchange Online | Computador local ou servidor Exchange |
| Máximo de regras | 256 por caixa de correio | 256 no servidor; ilimitado apenas do cliente |
| Regras apenas do cliente | Não suportado | Suportado |
| Ação tocar um som | Não disponível | Disponível |
| Ação alerta de área de trabalho | Não disponível | Disponível |
| Ação executar um script | Não disponível | Disponível (VBA) |
| Encaminhar para lista de distribuição | Não disponível | Disponível |
| Marcar como lido após atraso | Não disponível | Disponível |
Se Você Precisar de Ações Não Disponíveis no Novo Outlook
Se você depende de ações de regra que o novo Outlook não suporta, tem três opções. Primeiro, você pode continuar usando o Outlook Clássico. O Outlook Clássico ainda é suportado e receberá atualizações de segurança até pelo menos 2029. Segundo, você pode usar o Power Automate para criar fluxos que replicam ações ausentes. O Power Automate oferece gatilhos para chegada de e-mail e condições baseadas em remetente, assunto e outras propriedades. Terceiro, você pode usar Suplementos do Outlook do Microsoft AppSource. Alguns suplementos fornecem ações de regra personalizadas, como tocar sons ou encaminhar para serviços externos.
Exemplo com Power Automate: Encaminhar E-mail para uma Lista de Distribuição
- Crie um novo fluxo
Vá para make.powerautomate.com e faça login com sua conta Microsoft 365. Clique em Criar e escolha Fluxo de nuvem automatizado. - Defina o gatilho
Pesquise pelo gatilho Quando um novo e-mail chega do Outlook. Selecione-o e clique em Criar. - Configure o gatilho
Defina a pasta como Caixa de Entrada. Opcionalmente, adicione condições como filtros de remetente ou assunto. - Adicione uma ação
Clique em Novo passo. Pesquise por Encaminhar um e-mail. Selecione a ação. Insira o endereço de e-mail da lista de distribuição no campo Para. - Salve e teste
Clique em Salvar. Envie um e-mail de teste para sua caixa de entrada. Verifique se o e-mail foi encaminhado para a lista de distribuição.
Exemplo de Suplemento do Outlook: Tocar um Som
Pesquise no Microsoft AppSource por um suplemento chamado Email Sound ou Rule Sound. Esses suplementos se integram ao novo Outlook e podem tocar sons personalizados quando mensagens que correspondem aos seus critérios chegam. Instale o suplemento em Configurações > Mail > Suplementos. Após a instalação, configure o suplemento para definir quais remetentes ou assuntos acionam um som.
As regras do novo Outlook são mais simples e portáteis do que as regras do Outlook Clássico, mas têm limitações. Ao entender onde as regras são armazenadas, o limite de 256 regras e as ações ausentes, você pode planejar sua migração de forma eficaz. Use o Power Automate ou suplementos para preencher as lacunas. O Outlook Clássico continua disponível se você precisar de regras apenas do cliente ou ações específicas que o novo Outlook não suporta.