Ao migrar para o novo Outlook para Windows, suas regras de email existentes podem não ser transferidas automaticamente. Isso acontece porque o novo Outlook usa um mecanismo de regras e formato de armazenamento diferentes do Outlook clássico. Este artigo explica como exportar regras do Outlook clássico e importá-las no novo Outlook, e como recriar regras manualmente quando a migração automática falha.
A causa raiz é que o novo Outlook armazena regras na nuvem via Exchange Online, enquanto o Outlook clássico as armazena localmente no cliente. Se você usa uma conta Microsoft 365, as regras armazenadas no servidor são sincronizadas automaticamente. Para contas POP3, IMAP ou Exchange local, você precisa exportar e depois importar as regras manualmente.
Você aprenderá as etapas exatas para exportar regras para um arquivo, importá-las no novo Outlook e recriar regras que não transferem corretamente.
Principais Conclusões: Exportar e Importar Regras no Novo Outlook
- Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas > Opções > Exportar Regras: Exporta todas as regras para um arquivo .rwz do Outlook clássico.
- Configurações do Novo Outlook > Email > Regras > Importar Regras: Importa o arquivo .rwz para o novo Outlook para tipos de regra suportados.
- Criação manual de regras no novo Outlook: Recrie regras do lado do servidor que não podem ser exportadas, como regras com ações personalizadas ou condições apenas do cliente.
Por que as Regras Não Transferem Automaticamente no Novo Outlook
O novo Outlook para Windows é um aplicativo completamente reconstruído. Ele usa uma arquitetura baseada em nuvem. As regras de email no novo Outlook são armazenadas como regras do lado do servidor no Exchange Online. O Outlook clássico pode armazenar regras localmente (lado do cliente) ou no servidor (lado do servidor). Ao mudar para o novo Outlook, apenas as regras do lado do servidor para caixas de correio Microsoft 365 são sincronizadas automaticamente. Regras do lado do cliente, regras para contas que não são Microsoft 365 e regras com ações não suportadas pelo Exchange Online não serão transferidas.
Regras do lado do cliente incluem ações como executar um script, exibir um alerta específico ou reproduzir um som. Essas ações não estão disponíveis no mecanismo de regras do novo Outlook. Se alguma de suas regras usar essas ações, toda a regra será ignorada durante a migração. A única maneira de recriá-las é criar manualmente uma nova regra no novo Outlook que alcance o mesmo resultado usando ações suportadas.
Regras que Transferem Automaticamente
Se você usa uma caixa de correio Microsoft 365 ou Exchange Online, as regras do lado do servidor são sincronizadas com o novo Outlook sem nenhuma etapa manual. Essas regras aparecem em Configurações > Email > Regras. Você não precisa exportá-las ou importá-las. Isso inclui regras que movem mensagens para pastas, excluem mensagens, encaminham mensagens e sinalizam mensagens.
Regras que Exigem Exportação e Importação Manuais
Regras armazenadas em uma conta POP3, IMAP ou Exchange local não sincronizam. Além disso, qualquer regra que tenha uma ação apenas do cliente, como “exibir um alerta de área de trabalho” ou “executar um script”, não será transferida mesmo que a caixa de correio seja Microsoft 365. Você deve exportar essas regras do Outlook clássico e depois importar o arquivo .rwz para o novo Outlook. Após a importação, as regras com ações não suportadas serão ignoradas. Você deve recriar essas regras manualmente.
Etapas para Exportar Regras do Outlook Clássico
Antes de migrar para o novo Outlook, exporte suas regras existentes para um arquivo de backup. Este arquivo tem a extensão .rwz. Você pode usar este arquivo para importar regras para o novo Outlook posteriormente.
- Abra o Outlook clássico
Inicie o Outlook clássico para Windows no seu computador. Certifique-se de estar usando o mesmo perfil que contém as regras que deseja exportar. - Abra Gerenciar Regras e Alertas
Vá para Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. Se você estiver usando Outlook 2016 ou anterior, o caminho é Arquivo > Informações > Gerenciar Regras e Alertas. - Clique em Opções
Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão Opções no canto superior direito. - Clique em Exportar Regras
Na caixa de diálogo Opções, clique em Exportar Regras. Uma caixa de diálogo para salvar arquivo aparece. - Salve o arquivo .rwz
Escolha um local como sua Área de Trabalho ou pasta Documentos. Nomeie o arquivo como “BackupRegrasOutlook.rwz” e clique em Salvar.
Após exportar, feche o Outlook clássico. Agora você pode abrir o novo Outlook e importar o arquivo.
Etapas para Importar Regras no Novo Outlook
O novo Outlook pode importar o arquivo .rwz e converter regras suportadas. Regras com ações apenas do cliente não serão importadas. Após a importação, você deve verificar cada regra e recriar as que estiverem faltando.
- Abra o novo Outlook
Inicie o novo Outlook para Windows. Se você ainda não mudou, ative a opção “Experimentar o novo Outlook” no Outlook clássico. - Abra Configurações de Email
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir Configurações. Em seguida, clique em Email no painel esquerdo. - Clique em Regras
Em Email, clique em Regras. Isso mostra todas as regras atuais para a conta selecionada. - Clique em Importar Regras
Na parte superior da página Regras, clique em Importar Regras. Um seletor de arquivos é aberto. - Selecione o arquivo .rwz
Navegue até o arquivo exportado anteriormente, selecione-o e clique em Abrir. O novo Outlook processa o arquivo e importa as regras suportadas. - Verifique as regras importadas
Após a importação, revise a lista de regras. Qualquer regra que não pôde ser importada não aparecerá. Você deve recriar essas regras manualmente.
Se você tiver várias contas de email no novo Outlook, alterne para cada conta e repita o processo de importação. As regras são armazenadas por caixa de correio.
Etapas para Recriar Regras Manualmente no Novo Outlook
Regras que não foram importadas, como aquelas com ações apenas do cliente, devem ser recriadas manualmente. O novo Outlook suporta a maioria das condições e ações de regras comuns, mas não todas.
- Abra Regras no novo Outlook
Vá para Configurações > Email > Regras para a conta que precisa da regra. - Clique em Adicionar nova regra
Clique em Adicionar nova regra. Um painel de criação de regras é aberto. - Nomeie a regra
Insira um nome descritivo como “Mover faturas para pasta Financeiro”. - Adicione uma condição
Em Condição, selecione um gatilho. As opções incluem De, Para, Assunto, Corpo e mais. Para uma regra que movia mensagens de um remetente específico, escolha De e insira o endereço de email do remetente. - Adicione uma ação
Em Ação, selecione o que acontece quando a condição é atendida. As opções incluem Mover para pasta, Excluir, Encaminhar, Sinalizar e mais. Para uma regra de movimentação, escolha Mover para pasta e selecione a pasta de destino. - Adicione exceções se necessário
Em Adicionar uma exceção, você pode especificar condições que impedem a regra de ser executada. Por exemplo, exceto se a mensagem estiver marcada como alta importância. - Clique em Salvar
Clique em Salvar para criar a regra. A regra entra em vigor imediatamente.
Repita essas etapas para cada regra que não foi importada. Se você tiver muitas regras, esse processo pode levar tempo. Considere anotar as condições e ações originais da regra antes de começar.
Problemas Comuns ao Recriar Regras Após a Migração
Regra com ação “executar script” não foi importada
O novo Outlook não suporta execução de scripts ou macros VBA como ação de regra. Você não pode recriar essa ação no novo Outlook. Se precisar de automação que um script fornecia, considere usar Power Automate ou um complemento de terceiros. Para tarefas simples como mover mensagens, crie uma regra padrão com a ação Mover para pasta.
Regra com “exibir alerta específico” não foi importada
A ação “exibir uma mensagem específica” é apenas do cliente e não é suportada no novo Outlook. Você não pode recriar esse comportamento exato. Se precisar ser notificado sobre certas mensagens, use a ação Sinalizar ou configure uma substituição da Caixa de Entrada Prioritária. Nenhuma das opções mostra uma janela pop-up personalizada.
Regra com categorias não foi aplicada após importação
Regras que atribuem categorias podem ser importadas, mas a cor da categoria pode não corresponder. O novo Outlook usa um conjunto diferente de categorias padrão. Após a importação, abra a regra no novo Outlook e verifique a categoria atribuída. Se a categoria estiver faltando, crie uma nova categoria em Configurações > Email > Categorias e depois edite a regra para usá-la.
Regra com mover para pasta específica moveu mensagens para a pasta errada
Os nomes das pastas no novo Outlook podem diferir do Outlook clássico. Por exemplo, uma pasta chamada “Faturas” no Outlook clássico pode ser nomeada “Faturas 2025” no novo Outlook. Após a importação, edite a regra e selecione a pasta de destino correta no seletor de pastas.
| Item | Regras do Outlook Clássico | Regras do Novo Outlook |
|---|---|---|
| Local de armazenamento | Arquivo .rwz local ou servidor | Apenas servidor Exchange Online |
| Formato de exportação | Arquivo .rwz | Sem exportação nativa, apenas importação .rwz |
| Ações suportadas | Todas as ações do cliente e servidor | Apenas ações do lado do servidor |
| Suporte a script | Sim, ação executar script | Não suportado |
| Suporte a alerta personalizado | Sim, exibir mensagem específica | Não suportado |
| Migração automática | N/A | Apenas para regras do lado do servidor Microsoft 365 |
Após a migração, você pode gerenciar suas regras de email diretamente no novo Outlook. Tente criar uma nova regra que encaminhe mensagens importantes para um membro da equipe. Se você tiver necessidades complexas de automação que o novo Outlook não pode atender, explore fluxos do Power Automate como alternativa aos scripts do lado do cliente.