Classic Outlook para New Outlook: Rotulagem Obrigatória – Bloquear envios até que um rótulo seja aplicado

Você precisa impedir que os usuários enviem e-mails no Outlook sem que um rótulo de confidencialidade seja aplicado. Esse requisito é comum em setores regulamentados, onde cada mensagem deve conter uma classificação como Confidencial ou Interno. No Classic Outlook, isso era feito por uma chave de registro ou política de grupo. No novo Outlook para Windows, o mecanismo mudou. Este artigo explica como a rotulagem obrigatória funciona em ambas as versões e fornece as etapas exatas para ativá-la no novo Outlook, bloqueando tentativas de envio até que um rótulo seja selecionado.

Como a Rotulagem Obrigatória Funciona no Classic Outlook vs Novo Outlook

A rotulagem obrigatória impede que os usuários enviem um e-mail a menos que tenham aplicado manualmente um rótulo de confidencialidade. O rótulo aparece como uma barra colorida ou ícone no cabeçalho do e-mail. Se o usuário clicar em Enviar sem um rótulo, o Outlook exibe um erro e bloqueia a ação de envio.

No Classic Outlook, esse comportamento era imposto por uma chave de registro nos Modelos Administrativos de Política de Grupo do Office. A chave é EnableMandatoryLabels definida como 1. Quando ativada, o Classic Outlook verifica se há um rótulo na mensagem antes de permitir o envio. Se nenhum rótulo for encontrado, o envio é cancelado e o usuário vê uma caixa de diálogo de aviso.

No novo Outlook para Windows, a rotulagem obrigatória não é controlada por uma chave de registro local. Em vez disso, depende inteiramente do portal de conformidade do Microsoft Purview. O administrador publica uma política de rótulo de confidencialidade que inclui uma configuração chamada “Rotulagem obrigatória.” Essa configuração é aplicada no nível do locatário e afeta todos os usuários que têm o novo cliente do Outlook. O novo Outlook verifica se há um rótulo no momento do envio consultando o serviço de Proteção de Informações do Microsoft 365. Se nenhum rótulo estiver presente, o envio é bloqueado e o usuário é solicitado a aplicar um rótulo.

Pré-requisitos para Rotulagem Obrigatória no Novo Outlook

Antes de impor a rotulagem obrigatória no novo Outlook, você precisa dos seguintes itens:

• Licença Microsoft 365 E3 ou E5 para cada usuário (ou planos independentes equivalentes).
• Rótulos de confidencialidade criados no portal de conformidade do Microsoft Purview.
• Uma política de rótulo publicada para os grupos de usuários corretos.
• O novo cliente do Outlook para Windows (versão 1.2023.x ou posterior).

Etapas para Ativar a Rotulagem Obrigatória no Novo Outlook para Windows

Estas etapas são realizadas no portal de conformidade do Microsoft Purview. Você precisa de permissões de Administrador Global ou Administrador de Conformidade.

1. Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse https://compliance.microsoft.com e entre com uma conta que tenha permissões de Administrador de Conformidade ou Administrador Global.
2. Navegue até rótulos de confidencialidade
   No menu à esquerda, selecione Proteção de informações e depois Rótulos. Se você não vir essa opção, expanda Classificação de dados e depois selecione Rótulos.
3. Crie ou edite um rótulo de confidencialidade
   Se você já tem rótulos, clique em um existente para editá-lo. Se precisar de um novo rótulo, clique em + Criar um rótulo. Dê ao rótulo um nome como Confidencial ou Interno. Configure o escopo para incluir Itens e E-mails. Defina as configurações de proteção conforme necessário.
4. Publique o rótulo para os usuários
   Após criar ou editar o rótulo, clique em Publicar rótulos. Escolha o rótulo que deseja publicar. Selecione os grupos de usuários ou grupos de segurança habilitados para email que devem receber o rótulo. Clique em Avançar.
5. Ative a rotulagem obrigatória nas configurações da política
   Na página Configurações da política, marque a caixa Exigir que os usuários apliquem um rótulo aos seus e-mails e documentos. Esta é a configuração de rotulagem obrigatória. Deixe as outras opções nos padrões, a menos que precise de comportamento personalizado.
6. Conclua o assistente de política
   Dê um nome à política, como Rotulagem obrigatória para todos os usuários. Clique em Avançar nas páginas restantes e clique em Enviar.
7. Aguarde a propagação da política
   A política pode levar até 24 horas para ser aplicada a todos os usuários. Os usuários devem sair do Outlook e entrar novamente para ver a alteração. Após a política estar em vigor, qualquer tentativa de enviar um e-mail sem rótulo será bloqueada.

O Que Acontece Quando um Usuário Tenta Enviar Sem Rótulo no Novo Outlook

Quando a rotulagem obrigatória está ativa, o novo Outlook exibe um diálogo na parte superior da janela de composição dizendo “Um rótulo de confidencialidade é obrigatório.” O botão Enviar permanece esmaecido. O usuário deve clicar no botão de rótulo de confidencialidade na faixa de opções ou na barra de rótulos no cabeçalho do e-mail e selecionar um rótulo. Assim que um rótulo é aplicado, o botão Enviar fica ativo e o e-mail pode ser enviado.

Problemas Comuns e Limitações

A Rotulagem Obrigatória Não Funciona para Alguns Usuários

Se alguns usuários no novo Outlook ainda conseguem enviar e-mails sem rótulo, verifique estes itens:

• Confirme que o usuário está incluído no grupo da política de rótulo publicada. Usuários fora do grupo não são afetados.
• Verifique se o usuário tem a versão mais recente do novo Outlook. Vá em Arquivo > Conta da Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora.
• Verifique se o rótulo de confidencialidade foi publicado para o usuário. O usuário deve ver o rótulo no menu suspenso de rótulos na janela de composição.

Classic Outlook Ainda Permite Envio Sem Rótulo Após Migrar para o Novo Outlook

Se um usuário executa tanto o Classic Outlook quanto o novo Outlook na mesma máquina, o cliente Classic Outlook não respeita a política de rotulagem obrigatória do Purview. Você também deve aplicar a chave de registro do Classic Outlook para rotulagem obrigatória. Defina EnableMandatoryLabels como 1 em HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Policy\ADMINSettingsOutlook. Isso garante que ambos os clientes imponham a mesma regra.

Rótulos Não Aparecem na Janela de Composição do Novo Outlook

Se o botão de rótulo de confidencialidade estiver ausente na faixa de opções, o usuário pode não ter a política de rótulo aplicada. Publique novamente a política de rótulo e peça ao usuário para reiniciar o Outlook. Se o problema persistir, limpe o cache do Outlook acessando Configurações > Geral > Privacidade e Dados > Limpar dados em cache.

Rotulagem Obrigatória no Classic Outlook vs Novo Outlook

Item	Classic Outlook	Novo Outlook para Windows
Método de configuração	Chave de registro ou Política de Grupo	Política de rótulo do portal de conformidade do Microsoft Purview
Local da configuração	HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Policy\ADMINSettingsOutlook	Proteção de informações > Rótulos > Publicar rótulos > Configurações da política
Requisito de licença	Qualquer licença do Office 365	Microsoft 365 E3 ou E5
Tempo de propagação	Imediato após atualização do registro	Até 24 horas
Experiência do usuário	Caixa de diálogo bloqueia o envio	Botão Enviar esmaecido e banner de aviso

A rotulagem obrigatória no novo Outlook depende da aplicação de políticas baseadas em nuvem. O método do Classic Outlook usa configurações de registro locais. Ambos alcançam o mesmo objetivo, mas exigem fluxos de trabalho de administração diferentes. Planeje migrar sua configuração de rotulagem obrigatória para o portal do Purview antes de mover os usuários para o novo cliente do Outlook.

Agora você pode impor a rotulagem obrigatória no novo Outlook para Windows usando o portal de conformidade do Microsoft Purview. Verifique a propagação da política pedindo a um usuário de teste que componha um e-mail e tente enviá-lo sem rótulo. Se o envio for bloqueado, a configuração está correta. Como próximo passo, revise os nomes dos seus rótulos de confidencialidade e certifique-se de que correspondem à sua organização.