Novo Outlook vs Outlook Clássico: Bloquear Impressão de PDF com Rótulos Obrigatórios – Solução Atual

Você precisa impedir que destinatários imprimam um anexo PDF que contém rótulos de classificação obrigatórios. Tanto o Novo Outlook quanto o Outlook Clássico oferecem recursos de Gerenciamento de Direitos de Informação, mas funcionam de forma diferente e têm limitações distintas. Este artigo explica a diferença central entre os dois clientes em relação às restrições de impressão de PDF, por que o recurso se comporta de forma inconsistente e a única solução alternativa confiável disponível hoje.

Por que as Restrições de Impressão de PDF Dependem do Cliente Outlook e do Visualizador

O Microsoft 365 usa o Azure Information Protection para aplicar rótulos de sensibilidade que impõem direitos de uso como “Não Encaminhar” ou “Não Imprimir”. Quando você anexa um PDF a um e-mail no Outlook Clássico e aplica um rótulo que inclui uma restrição de impressão, a restrição é incorporada aos metadados do arquivo. No entanto, o formato PDF não oferece suporte nativo ao Gerenciamento de Direitos de Informação. A restrição só funciona se o destinatário abrir o PDF em um visualizador que entenda os rótulos AIP, como o visualizador de PDF do Microsoft 365 no Edge ou o visualizador protegido no aplicativo Microsoft Information Protection.

No Outlook Clássico, o suplemento do cliente AIP pode aplicar rótulos a mensagens de e-mail e anexos. Quando você envia um PDF rotulado, o suplemento criptografa o arquivo e o anexa como um contêiner .rpmsg protegido. O cliente de e-mail do destinatário deve descriptografar o arquivo antes que o PDF possa ser aberto. Se o destinatário usar um leitor de PDF padrão como o Adobe Acrobat Reader ou um navegador da web que não ofereça suporte a AIP, o arquivo não poderá ser aberto e, portanto, não poderá ser impresso.

O Novo Outlook não inclui o suplemento AIP. Ele depende de rótulos de sensibilidade integrados que são aplicados no nível da mensagem, não no nível do anexo. Quando você anexa um PDF no Novo Outlook e define um rótulo de sensibilidade na mensagem, o rótulo se aplica ao corpo do e-mail e seus anexos apenas se o cliente de e-mail do destinatário oferecer suporte ao mesmo rótulo. Se o destinatário usar um cliente que não imponha o rótulo, o PDF pode ser salvo e impresso livremente.

Etapas para Bloquear a Impressão de PDF no Outlook Clássico Usando Rótulos AIP

O Outlook Clássico com o suplemento Azure Information Protection instalado pode bloquear a impressão de PDF quando você aplica um rótulo que inclui o direito de uso “Não Imprimir”. Siga estas etapas:

1. Verifique se o suplemento AIP está instalado e habilitado
   Abra o Outlook Clássico, vá em Arquivo > Opções > Suplementos. Em Suplementos de Aplicativo Ativos, confirme se Microsoft Azure Information Protection aparece. Se não aparecer, instale o suplemento no centro de administração do Microsoft 365.
2. Crie um novo e-mail e anexe o PDF
   Clique em Novo E-mail e anexe o PDF usando o botão Anexar Arquivo. Não arraste e solte o arquivo, pois isso pode ignorar a aplicação do rótulo.
3. Aplique um rótulo de sensibilidade com restrições de impressão
   Na guia Página Inicial, clique em Sensibilidade e escolha um rótulo que tenha o direito de uso “Não Imprimir” ou “Não Encaminhar” configurado. O rótulo deve ser atribuído à mensagem e seus anexos.
4. Envie o e-mail
   Após aplicar o rótulo, o PDF é criptografado e anexado como um arquivo protegido. O destinatário verá um prompt para abrir o arquivo em um visualizador compatível. Se o visualizador impuser o rótulo, a opção Imprimir ficará esmaecida.

Limitações do Método do Outlook Clássico

O destinatário deve usar um visualizador compatível com Azure Information Protection. O visualizador de PDF do Microsoft 365 no Microsoft Edge ou o visualizador do Microsoft Information Protection no Windows imporão a restrição. Leitores de PDF padrão se recusarão a abrir o arquivo ou o abrirão sem qualquer restrição de impressão.

Etapas para Bloquear a Impressão de PDF no Novo Outlook

O Novo Outlook não possui suplemento AIP. Os rótulos de sensibilidade integrados no Novo Outlook se aplicam apenas à mensagem de e-mail. Para bloquear a impressão de PDF, você deve anexar um arquivo que já esteja protegido antes do envio.

1. Abra o PDF em um visualizador protegido e aplique um rótulo
   Clique com o botão direito no arquivo PDF no Explorador de Arquivos, selecione Classificar e Proteger e escolha um rótulo que inclua uma restrição de impressão. Esta etapa requer que o cliente AIP esteja instalado no seu computador.
2. Anexe o PDF protegido a um novo e-mail no Novo Outlook
   No Novo Outlook, clique em Novo E-mail e anexe o PDF protegido. O arquivo terá a extensão .rpmsg ou .pfile, dependendo da configuração do rótulo.
3. Envie o e-mail
   O destinatário deve abrir o arquivo protegido em um visualizador compatível para ver o conteúdo do PDF. A restrição de impressão é imposta pelo visualizador, não pelo Novo Outlook.

Por que o Novo Outlook Não Consegue Impor Restrições de Impressão Nativamente

O Novo Outlook usa uma arquitetura diferente do Outlook Clássico. Ele não carrega suplementos COM como o cliente AIP. Os rótulos de sensibilidade no Novo Outlook são aplicados no nível de transporte e são impostos pelo servidor de e-mail do destinatário, não pelo cliente. Os anexos não são criptografados individualmente. Como resultado, o PDF pode ser salvo e impresso se o cliente de e-mail do destinatário não impuser o rótulo.

Solução Alternativa Atual que Funciona em Ambos os Clientes

O único método confiável para bloquear a impressão de PDF tanto no Novo Outlook quanto no Outlook Clássico é converter o PDF para um formato Office protegido antes de anexá-lo. Documentos do Office (DOCX, XLSX, PPTX) oferecem suporte nativo ao Gerenciamento de Direitos de Informação. Quando você aplica um rótulo de sensibilidade a um arquivo Office, a restrição de impressão é imposta por qualquer aplicativo Office, independentemente do cliente Outlook usado.

1. Converta o PDF para DOCX
   Abra o PDF no Microsoft Word. O Word converterá o PDF em um arquivo DOCX editável. Vá em Arquivo > Salvar Como e salve o arquivo como Documento do Word (.docx).
2. Aplique um rótulo de sensibilidade com restrições de impressão
   No Word, clique em Sensibilidade na guia Página Inicial e escolha um rótulo que tenha o direito de uso “Não Imprimir”. Salve o arquivo. O rótulo agora está incorporado no arquivo DOCX.
3. Anexe o DOCX protegido ao seu e-mail
   No Novo Outlook ou Outlook Clássico, anexe o arquivo DOCX. O destinatário o abrirá no Word, e o Word imporá a restrição de impressão. A opção Imprimir ficará esmaecida.
4. Teste a restrição
   Abra o DOCX anexado no Word em um computador diferente. Vá em Arquivo > Imprimir. Se o rótulo for imposto, o botão Imprimir será desabilitado e uma mensagem aparecerá informando que a impressão não é permitida.

Se a Solução Alternativa Falhar ou o Destinatário Não Conseguir Abrir o Arquivo

O destinatário vê um erro informando que o arquivo não pode ser aberto

Isso geralmente acontece quando o destinatário não tem o visualizador do Azure Information Protection instalado. Peça ao destinatário para instalar o visualizador do Microsoft Information Protection na Microsoft Store. Alternativamente, o destinatário pode abrir o arquivo em um navegador da web compatível com AIP, como o Microsoft Edge com o visualizador de PDF do Microsoft 365.

O destinatário consegue imprimir o PDF apesar do rótulo

Isso ocorre quando o rótulo não inclui o direito de uso “Não Imprimir” ou quando o destinatário abre o PDF em um visualizador que ignora os rótulos AIP. Verifique a configuração do rótulo no portal de conformidade do Microsoft Purview. Certifique-se de que o rótulo tenha a opção “Imprimir” definida como “Bloquear” nas configurações de criptografia. Se o destinatário usar um leitor de PDF que não seja da Microsoft, a restrição não será imposta. Nesse caso, a solução alternativa com DOCX é a única opção.

O Novo Outlook não mostra o rótulo de sensibilidade no anexo

O Novo Outlook aplica rótulos de sensibilidade apenas à mensagem. O anexo em si não é rotulado. Para verificar se o anexo está protegido, clique com o botão direito no arquivo anexado e selecione Propriedades. Se o arquivo estiver protegido, a caixa de diálogo Propriedades mostrará o nome do rótulo. Caso contrário, o arquivo não está protegido e pode ser impresso. Use a solução alternativa de anexar um arquivo DOCX pré-rotulado.

Item	Novo Outlook	Outlook Clássico (com suplemento AIP)
Suporte a rótulo no nível do anexo	Não	Sim, via suplemento AIP
Imposição de restrição de impressão em PDF	Apenas se o arquivo for pré-rotulado e aberto no visualizador AIP	Sim, se o destinatário usar o visualizador AIP
Restrição de impressão em arquivo Office nativo	Sim, se o arquivo for rotulado antes de anexar	Sim, se o arquivo for rotulado antes de anexar
Requer software do lado do destinatário	Visualizador do Microsoft Information Protection ou Office	Visualizador do Microsoft Information Protection ou Office
Solução alternativa para PDF	Converter PDF para DOCX e rotular	Converter PDF para DOCX e rotular

Agora você pode bloquear a impressão de PDF tanto no Novo Outlook quanto no Outlook Clássico convertendo o PDF em um arquivo DOCX protegido e aplicando um rótulo de sensibilidade com restrições de impressão. Essa solução alternativa funciona porque os arquivos Office impõem o rótulo nativamente, independentemente do cliente Outlook. Para uma solução permanente, considere usar a política de Prevenção contra Perda de Dados do Microsoft Purview para bloquear a impressão de anexos classificados no nível do servidor. Essa política funciona independentemente do cliente de e-mail e não exige que o destinatário tenha nenhum visualizador especial instalado.