O Microsoft 365 Copilot usa o conteúdo do SharePoint para gerar respostas, resumos e insights. Se o seu ambiente SharePoint tiver permissões bagunçadas, arquivos desatualizados ou metadados quebrados, o Copilot produzirá resultados incompletos ou imprecisos. Este artigo explica as etapas específicas que os usuários empresariais devem seguir para preparar seus sites do SharePoint para o Copilot. Você aprenderá a limpar o conteúdo, definir permissões adequadas e aplicar metadados para que o Copilot possa acessar e interpretar seus dados corretamente.
Principais Conclusões: Prepare o SharePoint para o Copilot em 3 Etapas
- Revisão de permissões do site: Garanta que todos os usuários que precisam de acesso ao Copilot tenham pelo menos permissão de Leitura no site e em seu conteúdo.
- Limpeza de conteúdo: Exclua ou arquive arquivos duplicados, desatualizados ou irrelevantes para que o Copilot não use dados obsoletos.
- Configuração de metadados e colunas: Adicione colunas de metadados gerenciados (por exemplo, Departamento, Projeto) às bibliotecas para que o Copilot possa filtrar e resumir por esses campos.
Por que o Conteúdo do SharePoint Precisa Estar Pronto para o Copilot
O Microsoft 365 Copilot funciona indexando o conteúdo armazenado no SharePoint Online, OneDrive e Exchange. Quando um usuário faz uma pergunta ao Copilot, ele pesquisa os sites e bibliotecas do SharePoint aos quais o usuário tem permissão de acesso. Se esses sites contiverem rascunhos antigos, arquivos duplicados ou metadados quebrados, o Copilot pode retornar respostas incorretas ou irrelevantes. A qualidade das respostas do Copilot depende diretamente da qualidade do seu conteúdo no SharePoint.
O Copilot respeita as permissões existentes do SharePoint. Um usuário nunca verá conteúdo ao qual já não tenha acesso. Isso significa que você deve verificar se as pessoas certas têm acesso ao conteúdo certo. Links compartilhados com configurações “Qualquer pessoa” ou “Pessoas na sua organização” podem expor conteúdo a públicos não intencionais, e o Copilot indexará esse conteúdo para todos esses usuários.
Fluxo de Trabalho Passo a Passo para Preparar o SharePoint para o Copilot
- Revise as permissões no nível do site
Abra o centro de administração do SharePoint e vá para Sites ativos. Selecione cada site que contenha conteúdo relevante para sua equipe. Em Configurações > Permissões do site, verifique a lista de membros, visitantes e proprietários do site. Remova quaisquer usuários que não devam ter acesso. Para a maioria dos cenários empresariais, use a associação a grupos do Microsoft 365 em vez de permissões individuais. - Audite os links compartilhados em todas as bibliotecas
Para cada biblioteca de documentos, abra a página Compartilhamento. Procure links definidos como “Qualquer pessoa com o link” ou “Pessoas na Contoso”. Altere para “Pessoas específicas” ou remova o link completamente. O Copilot respeita o escopo do link de compartilhamento, portanto, links excessivamente amplos dão ao Copilot acesso a mais conteúdo do que o pretendido. - Exclua ou arquive conteúdo desatualizado
Classifique as visualizações da biblioteca por Data de modificação. Remova arquivos com mais de dois anos que não sejam mais relevantes. Para conteúdo que você precisa manter por conformidade, mova-o para um site de arquivo separado com acesso restrito. O Copilot não precisa indexar retenções legais ou arquivos de projetos concluídos. - Remova arquivos duplicados
Use o relatório de uso do site do SharePoint ou uma ferramenta de terceiros para encontrar arquivos duplicados. Mantenha apenas a versão mais recente. Arquivos duplicados confundem o Copilot e podem fazer com que ele retorne várias respostas conflitantes. Se um arquivo tiver várias versões, exclua as versões mais antigas do histórico de versões. - Aplique colunas de metadados gerenciados às bibliotecas
Em cada biblioteca de documentos, adicione uma coluna de metadados gerenciados, como Departamento, Projeto ou Tipo de Documento. Use o Repositório de Termos para criar uma taxonomia consistente. Por exemplo, crie um conjunto de termos chamado “Fase do Projeto” com termos como Planejamento, Ativo e Encerrado. Aplique esses termos a cada arquivo na biblioteca. O Copilot pode então filtrar as respostas por esses valores de metadados. - Defina tipos de conteúdo padrão para as bibliotecas
Vá para Configurações da Biblioteca > Configurações Avançadas e habilite o gerenciamento de tipos de conteúdo. Adicione o tipo de conteúdo Documento e quaisquer tipos de conteúdo personalizados necessários (por exemplo, Proposta, Relatório, Fatura). Atribua cada arquivo ao tipo de conteúdo correto. O Copilot usa tipos de conteúdo para entender a finalidade de um documento. - Habilite o controle de versão para bibliotecas importantes
Em Configurações da Biblioteca > Configurações de Controle de Versão, habilite o controle de versão principal com pelo menos 100 versões. O Copilot pode consultar versões anteriores se a versão atual não for a melhor resposta. O controle de versão também protege contra sobrescrições acidentais. - Teste o acesso do Copilot para um grupo piloto
Crie um grupo de teste de 5 a 10 usuários. Dê a eles acesso de Leitura a uma biblioteca pequena com metadados limpos. Peça que usem o Copilot no Teams ou no Word para consultar essa biblioteca. Verifique se as respostas vêm do seu conteúdo preparado e não de fontes desatualizadas ou externas.
Erros Comuns ao Preparar o SharePoint para o Copilot
Dar a Todos Controle Total em Vez de Acesso de Leitura
Alguns proprietários de site atribuem Contribuição ou Controle Total a todos os usuários para evitar erros de permissão. Isso quebra o Copilot porque ele indexa o conteúdo com base nas permissões efetivas do usuário. Um usuário com Contribuição pode modificar arquivos, e o Copilot pode tratar isso como conteúdo editável. Sempre use a permissão de Leitura para usuários que só precisam consumir as respostas do Copilot.
Deixar Arquivos Órfãos em Bibliotecas Compartilhadas
Quando um usuário sai da empresa, os arquivos do OneDrive podem permanecer acessíveis a outras pessoas por meio de links compartilhados. O Copilot ainda pode indexar esses arquivos se o link compartilhado estiver ativo. Execute o relatório de administração do OneDrive para encontrar arquivos compartilhados de ex-funcionários. Remova ou transfira a propriedade desses arquivos antes de habilitar o Copilot amplamente.
Não Usar Metadados Gerenciados para Filtragem
Se você confiar apenas em nomes de pastas e nomes de arquivos, o Copilot não poderá filtrar por propriedades personalizadas. Por exemplo, um usuário pode perguntar “Mostre-me o orçamento do Projeto X.” Sem uma coluna de Projeto, o Copilot pode retornar arquivos de orçamento de qualquer projeto. Adicionar uma coluna de metadados gerenciados para Projeto resolve isso.
Site de Equipe vs. Site de Comunicação: Prontidão de Conteúdo para o Copilot
| Item | Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|---|
| Uso principal | Colaboração com grupo do Microsoft 365 | Transmitir informações para um grande público |
| Permissões padrão | Membros do grupo têm acesso de Edição | Visitantes têm acesso de Leitura |
| Escopo de indexação do Copilot | Todos os membros do grupo veem todo o conteúdo do site | Visitantes veem apenas páginas publicadas e documentos aos quais têm acesso |
| Melhor prática de metadados | Use colunas para projeto, status e proprietário | Use colunas para departamento, público e data de publicação |
| Prioridade de limpeza de conteúdo | Remova rascunhos e arquivos duplicados | Arquive postagens de notícias e comunicados desatualizados |
O Copilot trata ambos os tipos de site de forma igual em termos de indexação de pesquisa. A diferença está em como as permissões afetam o que o Copilot pode exibir. Em um Site de Equipe, todos os membros podem ver os arquivos uns dos outros por padrão. Em um Site de Comunicação, os visitantes veem apenas os arquivos explicitamente compartilhados com eles. Planeje sua estratégia de limpeza e metadados com base no tipo de site.
Após concluir as etapas de preparação, execute um teste do Copilot com um grupo pequeno. Faça perguntas que exijam filtragem por metadados, como “Liste todas as propostas do departamento de Marketing.” Se o Copilot retornar os arquivos corretos, sua configuração está pronta. Se ele perder arquivos, verifique se os valores das colunas de metadados estão escritos de forma consistente e se os arquivos estão em locais indexados.