Proprietários de sites do SharePoint frequentemente precisam conectar dados entre duas listas sem copiar informações manualmente. Uma coluna de pesquisa permite exibir um valor de uma lista em outra, mantendo os dados consistentes e reduzindo erros. Este artigo explica como criar uma coluna de pesquisa entre duas listas e fornece um checklist prático para evitar erros comuns. Você aprenderá os pré-requisitos, a configuração passo a passo e o que fazer quando a pesquisa não funcionar como esperado.
Principais Conclusões: Checklist para Configuração de Coluna de Pesquisa
- A lista de origem deve existir antes de criar a pesquisa: A lista que fornece o valor da pesquisa já deve ter pelo menos uma coluna definida.
- O tipo de coluna na lista de destino deve ser Pesquisa: Na lista de destino, escolha o tipo de coluna Pesquisa e selecione a lista de origem e o campo a ser exibido.
- Indexe a coluna de pesquisa para melhor desempenho: Após a criação, vá para as configurações da lista e crie um índice na coluna de pesquisa para acelerar as consultas.
O Que É uma Coluna de Pesquisa e Quando Usá-la
Uma coluna de pesquisa no SharePoint é um tipo especial de coluna que obtém um valor de outra lista no mesmo site. Por exemplo, você pode ter uma lista de Projetos e uma lista de Tarefas. A lista de Tarefas pode incluir uma coluna de pesquisa que mostra o Nome do Projeto da lista de Projetos. Isso garante que cada tarefa esteja vinculada a um projeto válido e que o nome do projeto seja sempre escrito da mesma forma.
A coluna de pesquisa pode exibir qualquer coluna de texto de linha única da lista de origem. Ela também pode mostrar vários valores se você habilitar essa opção. Você não pode usar uma coluna de pesquisa para obter dados de uma coluna que seja ela própria uma pesquisa, de uma coluna calculada ou de uma coluna que suporte várias linhas de texto. A lista de origem deve estar no mesmo site que a lista de destino. Pesquisas entre sites não são suportadas no SharePoint sem desenvolvimento personalizado.
Use uma coluna de pesquisa quando precisar garantir consistência dos dados, reduzir a entrada manual ou criar um relacionamento entre duas listas. Não use uma coluna de pesquisa se a lista de origem mudar com frequência de forma a quebrar referências existentes, ou se você precisar armazenar um instantâneo dos dados em um ponto específico no tempo. Para instantâneos, copie o valor manualmente ou use um fluxo de trabalho.
Pré-requisitos para Criar uma Coluna de Pesquisa
Antes de criar uma coluna de pesquisa, verifique se as seguintes condições são atendidas:
- Você tem pelo menos o nível de permissão Editar na lista de origem e na lista de destino.
- Ambas as listas existem no mesmo site do SharePoint. Você não pode criar uma coluna de pesquisa que referencie uma lista em um site diferente.
- A lista de origem tem pelo menos uma coluna de texto de linha única que servirá como valor da pesquisa. A coluna não pode ser uma coluna calculada, uma coluna de pesquisa em si ou uma coluna de várias linhas de texto.
- Você sabe o nome exato da lista de origem e da coluna que deseja exibir.
Passos para Criar uma Coluna de Pesquisa entre Duas Listas
Siga estes passos para adicionar uma coluna de pesquisa a uma lista de destino. O processo usa a experiência moderna do SharePoint.
- Navegue até a lista de destino
Abra o site do SharePoint que contém ambas as listas. Clique na lista de destino na navegação à esquerda ou vá em Conteúdo do Site e clique no nome da lista. - Abra o menu Adicionar Coluna
No topo da lista, clique no sinal de mais + Adicionar coluna. Se você não vir este botão, clique na área do cabeçalho da lista e selecione Adicionar coluna no menu suspenso. - Escolha o tipo de coluna Pesquisa
No menu de tipo de coluna, selecione Pesquisa. Um novo painel é aberto no lado direito da tela. - Insira um nome para a coluna
No campo Nome, digite um nome descritivo como NomeProjeto ou Departamento. - Selecione a lista de origem
Na seção Obter informações de, clique no menu suspenso e escolha a lista que contém os dados que você deseja exibir. Apenas listas no site atual aparecem nesta lista. - Escolha a coluna a ser exibida
No menu suspenso Nesta coluna, selecione a coluna de texto de linha única da lista de origem que você deseja mostrar na lista de destino. Por exemplo, se a lista de origem for Projetos e você quiser mostrar o Nome do Projeto, selecione essa coluna. - Defina opções adicionais (opcional)
Marque Permitir vários valores se você quiser que os usuários selecionem mais de um item da lista de origem. Deixe desmarcado para uma pesquisa de valor único. Você também pode adicionar uma descrição e exigir que a coluna contenha um valor. - Salve a coluna
Clique em Salvar. A coluna de pesquisa agora aparece na lista de destino. Quando os usuários adicionarem ou editarem um item, verão uma lista suspensa preenchida com valores da lista de origem.
Erros Comuns e Limitações ao Usar Colunas de Pesquisa
Coluna de pesquisa não mostra valores na lista suspensa
Se a lista suspensa estiver vazia, a lista de origem pode não ter itens, ou a coluna selecionada pode estar vazia em todos os itens existentes. Adicione pelo menos um item à lista de origem com um valor na coluna referenciada. Verifique também se a coluna da lista de origem é de texto de linha única e não é outra pesquisa ou coluna calculada.
Coluna de pesquisa para de funcionar após renomear a lista ou coluna de origem
Renomear a lista de origem ou a coluna usada na pesquisa fará com que a coluna de pesquisa pare de funcionar. O SharePoint não atualiza a referência automaticamente. Para corrigir, exclua a coluna de pesquisa da lista de destino e recrie-a com o nome correto da lista de origem ou da coluna.
Coluna de pesquisa não pode ser usada entre sites
As colunas de pesquisa do SharePoint funcionam apenas dentro do mesmo site. Se você precisar referenciar dados de outro site, considere usar o Power Apps para criar um formulário personalizado com uma fonte de dados do site externo, ou usar web parts de pesquisa do SharePoint para exibir dados entre sites.
Desempenho degrada com listas de origem grandes
Se a lista de origem contiver mais de 5000 itens, a coluna de pesquisa pode carregar lentamente ou exceder o tempo limite. Para melhorar o desempenho, crie um índice na coluna de pesquisa na lista de destino. Vá para as configurações da lista de destino, clique em Colunas indexadas e adicione a coluna de pesquisa ao índice. Considere também filtrar a exibição da lista de origem para reduzir o número de itens mostrados na lista suspensa.
Coluna de Pesquisa vs Coluna de Escolha: Principais Diferenças
| Item | Coluna de Pesquisa | Coluna de Escolha |
|---|---|---|
| Fonte de dados | Os valores vêm de uma coluna em outra lista | Os valores são inseridos manualmente nas configurações da coluna |
| Consistência dos dados | Sempre reflete os dados atuais da lista de origem | Estático a menos que atualizado manualmente |
| Suporte entre sites | Apenas dentro do mesmo site | Funciona em qualquer lugar, os valores são independentes |
| Seleção múltipla | Suportada com a opção Permitir vários valores | Suportada com a opção Caixas de seleção |
| Impacto no desempenho | Mais lento com listas de origem grandes | Nenhum impacto no desempenho de outras listas |
Use uma coluna de pesquisa quando precisar manter os dados sincronizados com uma lista mestre. Use uma coluna de escolha quando tiver um conjunto pequeno e estático de opções que não mudam com frequência.
Agora você pode criar colunas de pesquisa entre duas listas no SharePoint com confiança. Comece verificando os pré-requisitos e siga a configuração passo a passo. Após criar a coluna, teste-a adicionando um item à lista de destino e selecionando um valor na lista suspensa. Se encontrar listas suspensas vazias ou carregamento lento, revise o tamanho da lista de origem e considere adicionar um índice à coluna de pesquisa. Para cenários avançados, explore o uso do Power Apps para criar pesquisas entre sites com formulários personalizados.