Criar uma Coluna de Pesquisa entre Duas Listas: Erros a Evitar

Ao criar uma coluna de pesquisa no SharePoint, você puxa dados de uma lista para outra. Isso permite conectar informações relacionadas sem copiá-las. Mas muitos usuários configuram a coluna de pesquisa incorretamente e acabam com referências quebradas ou dados ausentes. Este artigo explica os erros mais comuns ao criar uma coluna de pesquisa entre duas listas e como evitá-los.

O que é uma Coluna de Pesquisa no SharePoint?

Uma coluna de pesquisa no SharePoint permite exibir dados de outra lista no mesmo site. Por exemplo, você tem uma lista de Projetos e uma lista de Tarefas. Você pode adicionar uma coluna de pesquisa à lista de Tarefas que mostra o Nome do Projeto da lista de Projetos. Isso cria um relacionamento entre as duas listas.

Para criar uma coluna de pesquisa, vá para a lista de destino, adicione uma nova coluna e escolha o tipo Pesquisa. Em seguida, selecione a lista de origem e o campo que deseja exibir. A coluna de pesquisa armazena a ID do item de origem e mostra o valor do campo selecionado.

Colunas de pesquisa são poderosas, mas têm regras rígidas. A lista de origem deve estar no mesmo site do SharePoint. Você não pode criar uma coluna de pesquisa que referencie uma lista em um site ou subsite diferente. Além disso, você só pode puxar dados de um campo por coluna de pesquisa, embora possa adicionar campos adicionais da mesma lista de origem.

Erros Comuns ao Criar uma Coluna de Pesquisa

Erro 1: Usar uma Coluna de Pesquisa como Campo de Origem

O SharePoint não permite que uma coluna de pesquisa referencie outra coluna de pesquisa. Se sua lista de origem tiver uma coluna que é ela própria uma pesquisa, você não pode usá-la como campo de origem para uma nova coluna de pesquisa. Em vez disso, crie uma coluna separada na lista de origem que armazene o valor de texto real necessário.

Por exemplo, se você deseja mostrar o nome do Gerente de Projeto na lista de Tarefas, e o Gerente de Projeto é uma pesquisa de uma lista de Usuários, crie uma coluna de texto na lista de Projetos que copie o nome do Gerente. Em seguida, use essa coluna de texto como origem da pesquisa.

Erro 2: Alterar a Lista de Origem Após Criar a Pesquisa

Se você excluir ou renomear a lista de origem, a coluna de pesquisa quebra. A coluna exibirá um erro ou nenhum valor. Para evitar isso, nunca exclua a lista de origem enquanto a coluna de pesquisa existir. Se precisar renomear a lista, atualize as configurações da coluna de pesquisa para apontar para o novo nome da lista.

Além disso, se você excluir uma coluna usada como campo de origem da pesquisa, a coluna de pesquisa para de funcionar. Sempre verifique quais colunas são referenciadas antes de excluir qualquer coluna na lista de origem.

Erro 3: Não Configurar Indexação para Desempenho

Quando uma lista de origem tem milhares de itens, uma coluna de pesquisa pode tornar a lista de destino lenta. O SharePoint cria um índice na coluna de pesquisa, mas apenas se a lista de origem tiver um índice no campo referenciado. Se o campo de origem não estiver indexado, a coluna de pesquisa terá desempenho ruim.

Vá para as configurações da lista de origem, selecione a coluna usada na pesquisa e ative a indexação. Isso melhora o desempenho quando a coluna de pesquisa carrega dados.

Erro 4: Usar uma Coluna de Pesquisa em uma Coluna Calculada

Colunas calculadas não podem referenciar colunas de pesquisa diretamente. Se você tentar escrever uma fórmula que usa o valor de uma coluna de pesquisa, o SharePoint retorna um erro. Para contornar isso, crie uma coluna de texto na lista de origem que contenha o valor necessário e, em seguida, use essa coluna de texto na coluna calculada.

Erro 5: Não Permitir Vários Valores Quando Necessário

Por padrão, uma coluna de pesquisa permite apenas um valor. Se você precisar selecionar vários itens da lista de origem, deve ativar a opção Permitir vários valores ao criar a coluna. Isso transforma a coluna de pesquisa em uma lista de seleção múltipla com caixas de seleção.

Esteja ciente de que colunas de pesquisa com vários valores não podem ser usadas em exibições, filtros ou colunas calculadas. Elas também não podem ser exportadas facilmente para o Excel.

Passos para Criar uma Coluna de Pesquisa Corretamente

Siga estes passos para configurar uma coluna de pesquisa sem erros.

1. Abra as configurações da lista de destino
   Vá para a lista onde deseja a coluna de pesquisa. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da lista. Se estiver em uma lista moderna, clique na engrenagem de configurações e escolha Configurações da lista no menu.
2. Adicione uma nova coluna
   Role até a seção Colunas e clique em Criar coluna. Digite um nome para a coluna, como Nome do Projeto.
3. Selecione o tipo de coluna Pesquisa
   Em O tipo de informação nesta coluna é, escolha Pesquisa. Isso revela as opções de lista de origem e campo.
4. Escolha a lista de origem
   No menu suspenso Obter informações de, selecione a lista que contém os dados que você deseja referenciar. A lista deve estar no mesmo site.
5. Selecione o campo de origem
   No menu suspenso Nesta coluna, escolha o campo que contém o valor que deseja exibir. Evite selecionar uma coluna de pesquisa ou uma coluna calculada.
6. Adicione campos adicionais se necessário
   Marque a caixa Adicionar uma coluna para mostrar cada um desses campos adicionais para trazer colunas extras da lista de origem. Cada campo adicional se torna uma coluna separada na lista de destino.
7. Defina as opções da coluna
   Escolha se a coluna exige um valor, permite vários valores e se deve impor o comportamento de relacionamento. Na maioria dos casos, mantenha as configurações padrão.
8. Salve a coluna
   Clique em OK na parte inferior da página. A coluna de pesquisa aparece na lista de destino.

Se a Coluna de Pesquisa Ainda Tiver Problemas

Coluna de Pesquisa Não Mostra Dados

Se a coluna de pesquisa exibir valores vazios, a lista de origem pode estar vazia ou o campo de origem pode ter sido excluído. Verifique se a lista de origem contém itens e se a coluna referenciada ainda existe. Verifique também se a coluna de pesquisa não está apontando para uma lista excluída.

Coluna de Pesquisa Mostra uma Mensagem de Erro

Um erro comum é “A coluna de pesquisa não pode ser criada porque a lista de origem não existe.” Isso acontece quando a lista de origem foi movida ou excluída. Restaure a lista de origem da lixeira ou recrie a coluna de pesquisa com a origem correta.

Coluna de Pesquisa Está Lenta

Se a coluna de pesquisa demorar muito para carregar, verifique se o campo de origem está indexado. Reduza também o número de itens na lista de origem arquivando dados antigos ou criando exibições que filtrem a lista de origem.

Coluna de Pesquisa vs Coluna de Escolha: Principais Diferenças

Item	Coluna de Pesquisa	Coluna de Escolha
Fonte de dados	Itens de outra lista no mesmo site	Lista fixa de valores digitados manualmente
Atualizações	Valores são atualizados automaticamente quando a lista de origem muda	Valores permanecem estáticos a menos que você edite a coluna
Seleção múltipla	Suportada com compromissos de desempenho	Suportada com caixas de seleção
Dependência	Requer que a lista de origem exista e esteja acessível	Nenhuma dependência externa

Agora você pode criar uma coluna de pesquisa entre duas listas sem as armadilhas comuns. Sempre verifique se a lista de origem está no mesmo site e se o campo referenciado não é uma coluna de pesquisa. Para cenários avançados, considere usar o Power Apps para criar relacionamentos mais flexíveis entre listas em diferentes sites.