Você precisa de uma forma de ver quais contratos em uma biblioteca de documentos do SharePoint estão prestes a expirar. Sem uma exibição dedicada, é necessário percorrer todos os arquivos ou confiar em lembretes manuais. As exibições de lista do SharePoint permitem filtrar documentos com base em uma coluna de data, como uma data de expiração. Este artigo mostra como criar uma exibição filtrada que exibe apenas contratos com vencimento em um período específico.
Principais Conclusões: Criar uma Exibição de Contratos com Vencimento no SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Criar Exibição: Cria uma nova exibição com base em um modelo padrão ou existente.
- Filtrar pela coluna Data de Expiração: Mostra apenas documentos cuja data de expiração esteja dentro de um intervalo definido, como os próximos 30 dias.
- Formatação condicional para colunas de data: Destaca linhas onde a data de expiração está próxima ou vencida usando formatação JSON.
O que a Exibição de Contratos com Vencimento Faz e o que Você Precisa
Uma exibição de biblioteca do SharePoint é um conjunto salvo de filtros, ordens de classificação e escolhas de colunas. Ao criar uma exibição para contratos com vencimento, você configura um filtro em uma coluna de data que representa a expiração do contrato. A exibição então mostra apenas os documentos cuja data de expiração atende aos seus critérios, como nos próximos 30 dias ou no trimestre atual.
Antes de começar, sua biblioteca de documentos deve conter uma coluna de data que armazene a data de expiração. Você pode usar uma coluna interna como Data de Início ou Data de Término, ou criar uma coluna personalizada chamada Expiração do Contrato. A coluna deve ser do tipo Data e Hora. Se sua biblioteca já tiver essa coluna, prossiga. Caso contrário, adicione-a primeiro em Configurações da Biblioteca > Adicionar uma Coluna.
Você também precisa de permissões de edição na biblioteca para criar ou modificar exibições. Por padrão, membros do grupo Proprietários podem criar exibições. Os proprietários do site podem conceder permissão aos Membros para criar exibições pessoais, mas exibições públicas exigem acesso de nível de Proprietário.
Passos para Criar a Exibição de Contratos com Vencimento
Siga estes passos para criar uma exibição que filtra documentos com base em uma coluna de data de expiração. Os passos assumem que você está usando a experiência moderna do SharePoint.
- Abra a biblioteca de documentos
Navegue até o site do SharePoint que contém sua biblioteca de contratos. Clique no nome da biblioteca na navegação à esquerda ou abra-a na página de conteúdo do site. - Acesse o menu de exibição atual
No canto superior direito da biblioteca, clique no nome da exibição, geralmente exibido como “Todos os Documentos” ou a exibição padrão atual. No menu suspenso, selecione Criar nova exibição. - Escolha um tipo de exibição
Na caixa de diálogo Criar Exibição, selecione Exibição Padrão para um layout de tabela simples. Você também pode escolher Exibição de Calendário se quiser ver os contratos em um calendário, mas para filtrar por intervalo de datas, a Exibição Padrão é mais flexível. - Nomeie a exibição
Insira um nome descritivo como Vencendo nos Próximos 30 Dias ou Contratos com Vencimento neste Trimestre. Marque a caixa Tornar esta uma exibição pública se quiser que todos os usuários da biblioteca a vejam. Deixe desmarcada para uma exibição pessoal visível apenas para você. - Defina o filtro
Role até a seção Filtro. Clique em Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira. No primeiro menu suspenso, selecione sua coluna de data de expiração, por exemplo Expiração do Contrato. No segundo menu suspenso, selecione é menor ou igual a. No terceiro campo, insira uma fórmula usando o token [Hoje]. Para contratos com vencimento em até 30 dias, use [Hoje]+30. Para contratos com vencimento em até 90 dias, use [Hoje]+90. Clique no link Adicionar para adicionar outra linha de filtro, se necessário, como para mostrar também itens onde a data não está em branco. - Defina um filtro adicional para datas futuras
Para excluir contratos já vencidos, adicione uma segunda condição de filtro. Clique em Adicionar novamente. Selecione a mesma coluna de data de expiração, escolha é maior ou igual a e insira [Hoje]. Isso garante que a exibição mostre apenas contratos que expiram no futuro dentro do intervalo especificado. - Escolha as colunas a serem exibidas
Na seção Colunas, selecione quais colunas aparecem na exibição. Inclua o nome do contrato, data de expiração, responsável pelo contrato e outros campos relevantes. Use os menus suspensos Posição a partir da esquerda para reordenar as colunas. - Defina a ordem de classificação
Na seção Classificar, escolha classificar pela coluna de data de expiração em ordem crescente para que o contrato com vencimento mais próximo apareça primeiro. - Salve a exibição
Clique em Criar na parte inferior da caixa de diálogo. A biblioteca recarrega e exibe sua nova exibição filtrada.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
A fórmula do filtro usa uma data estática em vez de [Hoje]
Se você digitar uma data específica como 31/12/2025 no filtro, a exibição nunca será atualizada automaticamente. Sempre use o token [Hoje] para que o filtro seja recalculado a cada dia. Por exemplo, [Hoje]+30 sempre mostra contratos com vencimento nos próximos 30 dias a partir da data atual.
A coluna de data de expiração não está indexada
Bibliotecas grandes com milhares de documentos podem carregar lentamente se a coluna filtrada não estiver indexada. Para melhorar o desempenho, indexe a coluna de data de expiração. Vá em Configurações da Biblioteca > Colunas Indexadas > Criar um Novo Índice, selecione sua coluna de data e salve.
A exibição não mostra contratos vencidos
Se você precisar ver tanto contratos futuros quanto já vencidos, ajuste o filtro. Remova a condição que exige que a data seja maior ou igual a [Hoje]. Mantenha apenas a condição para datas menores ou iguais a [Hoje]+30. Isso mostrará todos os contratos que expiram nos próximos 30 dias, incluindo aqueles já vencidos.
Os usuários não conseguem ver a nova exibição
Se você criou uma exibição pública, mas outros usuários não conseguem vê-la, verifique se você tem permissão para criar exibições públicas. Apenas proprietários do site e membros com permissões de design podem criar exibições públicas. Se você criou uma exibição pessoal, outros usuários não podem vê-la. Para compartilhar a exibição, recrie-a como uma exibição pública ou instrua os usuários a criar sua própria exibição pessoal com o mesmo filtro.
Exibição Padrão vs Exibição de Calendário para Contratos com Vencimento
| Item | Exibição Padrão | Exibição de Calendário |
|---|---|---|
| Layout | Linhas e colunas de tabela | Grade de calendário mensal, semanal ou diário |
| Suporte a filtros | Lógica de filtro completa com múltiplas condições | Limitado a intervalo de datas, sem filtro avançado |
| Opções de classificação | Classificar por qualquer coluna, crescente ou decrescente | Classificar apenas por data |
| Exibição de colunas | Escolher exatamente quais colunas mostrar | Mostra título e data, colunas personalizadas limitadas |
| Melhor caso de uso | Lista de contratos com vencimento e detalhes | Visão geral visual das datas de expiração em um calendário |
Use a Exibição Padrão quando precisar ver nomes de contratos, responsáveis e outros metadados junto com a data de expiração. Use a Exibição de Calendário quando a necessidade principal for uma linha do tempo visual de quando os contratos expiram.
Com a exibição de contratos com vencimento em vigor, você pode monitorar renovações de contratos diretamente da biblioteca de documentos. Para estender a funcionalidade, adicione um lembrete configurando um fluxo do Power Automate que envia um e-mail quando a data de expiração estiver dentro de 30 dias. Para formatação avançada, aplique formatação condicional JSON à coluna de data de expiração para tornar a célula vermelha quando a data já tiver passado.