Ao implantar o SharePoint em um departamento, você precisa de um plano de nomenclatura claro. Sem ele, os usuários criam sites com nomes inconsistentes e difíceis de encontrar. Nomes duplicados e abreviações confusas se tornam problemas comuns. Este artigo oferece um checklist prático para planejar a nomenclatura dos sites antes da implantação. Você aprenderá as regras de nomenclatura, como aplicá-las e o que evitar.
Principais Conclusões: Checklist de Nomenclatura de Sites para Implantações Departamentais no SharePoint
- Central de administração do SharePoint > Sites ativos > Políticas: Use políticas de nomenclatura para bloquear palavras-chave e aplicar prefixos ou sufixos automaticamente.
- Central de administração do SharePoint > Configurações > Criação de site: Restrinja quem pode criar sites para evitar nomes não aprovados.
- Modelo de convenção de nomenclatura de sites: Defina um formato padrão como Departamento-NomeDoProjeto para manter os nomes consistentes em todo o locatário.
Por que a Nomenclatura de Sites é Importante para uma Implantação Departamental
Os sites do SharePoint são o ponto de partida para equipes, projetos e departamentos. Ao implantar o SharePoint em um departamento, os sites criados se tornam a principal forma de os usuários encontrarem conteúdo. Nomes inconsistentes tornam os resultados de pesquisa não confiáveis. Os usuários perdem tempo tentando adivinhar nomes de sites ou navegando por listas de sites.
O SharePoint não aplica regras de nomenclatura por padrão. Qualquer proprietário de site pode criar um site com qualquer nome. Essa liberdade leva a nomes duplicados, erros de ortografia e abreviações não padronizadas. Por exemplo, uma equipe pode criar um site chamado “Benefícios RH” enquanto outra cria “Recursos Humanos Benefícios 2024”. Ambos se referem ao mesmo departamento, mas parecem diferentes na pesquisa.
Uma política de nomenclatura na central de administração do SharePoint ajuda a garantir consistência. Você pode bloquear palavras específicas como “teste” ou “temp” e exigir um prefixo como “Dept-” para todos os sites. Combinado com restrições de criação de sites, um plano de nomenclatura reduz a confusão e facilita o gerenciamento de sites para administradores.
Pré-requisitos para Planejar a Nomenclatura de Sites
Antes de criar regras de nomenclatura, revise estes pré-requisitos em seu ambiente Microsoft 365:
- Função de administrador global ou administrador do SharePoint: Apenas essas funções podem acessar a central de administração do SharePoint para definir políticas de nomenclatura.
- Política de nomenclatura de grupos do Microsoft 365: Os sites de equipe do SharePoint usam grupos do Microsoft 365. Se seu locatário já possui uma política de nomenclatura de grupos, ela se aplica aos sites de equipe. Verifique essa política primeiro.
- Modelo de site de comunicação: Os sites de comunicação não usam grupos do Microsoft 365. Eles têm configurações de nomenclatura separadas na central de administração do SharePoint.
- Permissões de criação de sites: Decida quem pode criar sites. Restringir a criação a grupos de segurança específicos reduz a chance de nomes não padronizados.
Checklist Prático para Nomenclatura de Sites Antes de uma Implantação Departamental
Use este checklist para planejar e aplicar a nomenclatura de sites antes que os usuários comecem a criar sites. Siga cada etapa em ordem.
- Defina o formato da sua convenção de nomenclatura
Decida um formato padrão para os nomes dos sites. Um formato comum é Departamento-NomeDoProjeto. Por exemplo, “Financeiro-Orcamento2024” ou “RH-Onboarding”. Use hífens ou sublinhados como separadores. Evite espaços, pois podem causar problemas em URLs. Escreva o formato e compartilhe com todos os proprietários de sites. - Bloqueie palavras proibidas na central de administração do SharePoint
Acesse a central de administração do SharePoint. Selecione Políticas e depois Política de nomenclatura. Em Palavras bloqueadas, adicione termos que nunca devem aparecer nos nomes dos sites. Exemplos incluem “teste”, “temp”, “sandbox” e “pessoal”. Clique em Salvar. - Exija um prefixo ou sufixo para todos os sites
Na mesma página de Política de nomenclatura, role até Prefixo ou sufixo. Escolha Prefixo e insira um código curto como “Dept-“. Esse prefixo aparecerá no início de cada nome de site. Alternativamente, use um sufixo como “-Site”. Clique em Salvar. - Restrinja a criação de sites a grupos aprovados
Na central de administração do SharePoint, selecione Configurações e depois Criação de site. Em Pessoas que podem criar sites, selecione Apenas pessoas em grupos de segurança especificados. Adicione o grupo de segurança que contém seus criadores de sites aprovados. Isso impede que usuários não autorizados criem sites com nomes aleatórios. - Crie um guia de nomenclatura de sites para seu departamento
Escreva um guia de uma página que explique sua convenção de nomenclatura. Inclua exemplos de nomes bons e ruins. Liste as palavras bloqueadas. Mostre como solicitar um novo site. Publique este guia em um local central, como sua intranet ou um site do SharePoint. - Revise os sites existentes antes da implantação
Antes do lançamento, verifique todos os sites existentes no locatário. Use a central de administração do SharePoint para exportar uma lista de sites. Procure por nomes que violem sua nova política. Renomeie ou exclua esses sites. Essa limpeza evita confusão quando a nova política entrar em vigor. - Teste a política de nomenclatura com um grupo piloto
Crie um pequeno grupo piloto de proprietários de sites. Peça que criem sites usando a nova convenção de nomenclatura. Verifique se a política bloqueia palavras proibidas e aplica o prefixo. Corrija quaisquer problemas antes de implantar para o departamento inteiro. - Monitore a criação de sites durante o primeiro mês
Após a implantação, verifique novos sites semanalmente. Use a central de administração do SharePoint para revisar os nomes dos sites. Se encontrar violações, entre em contato com o proprietário do site e renomeie o site. Ajuste seu guia ou política se necessário.
Erros Comuns e Coisas a Evitar na Nomenclatura de Sites
Mesmo com um plano sólido, a nomenclatura de sites pode dar errado. Evite estes erros comuns.
Usar espaços ou caracteres especiais nos nomes dos sites
Espaços em um nome de site criam uma URL com caracteres %20. Por exemplo, “Benefícios RH” se torna “https://tenant.sharepoint.com/sites/Benef%C3%ADcios%20RH”. Essa URL é difícil de ler e compartilhar. Caracteres especiais como &, % e # podem quebrar links. Use hífens ou sublinhados.
Permitir que usuários criem sites sem aprovação
Quando qualquer um pode criar um site, a consistência da nomenclatura se perde. Os usuários escolhem nomes que fazem sentido para eles, mas não para o departamento. Restrinja a criação de sites a um pequeno grupo de proprietários treinados. Use um formulário de solicitação de site para gerenciar novos sites.
Ignorar a política de nomenclatura de grupos do Microsoft 365
Os sites de equipe do SharePoint usam grupos do Microsoft 365. Se seu locatário tem uma política de nomenclatura de grupos no Azure AD, ela substitui sua política de nomenclatura do SharePoint. Verifique ambas as políticas para evitar conflitos. Você pode encontrar a política de grupos na central de administração do Azure AD em Grupos e depois Política de nomenclatura.
Não planejar as URLs dos sites
Nomes de sites e URLs são separados, mas relacionados. Ao renomear um site, a URL não muda automaticamente. Você deve alterar manualmente a URL na central de administração do SharePoint. Planeje a URL no momento da criação para corresponder à sua convenção. Por exemplo, se o nome do site for “Financeiro-Orcamento2024”, defina a URL como “FinanceiroOrcamento2024”.
Esquecer de comunicar a política de nomenclatura
Uma política de nomenclatura só funciona se as pessoas souberem que ela existe. Publique seu guia de nomenclatura antes da implantação. Envie um e-mail para todos os membros do departamento. Inclua um link para o guia em sua intranet. Repita a mensagem durante o primeiro mês.
Site de Equipe vs Site de Comunicação: Diferenças de Nomenclatura
| Item | Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|---|
| Associação a grupo | Usa grupos do Microsoft 365 | Sem associação a grupo |
| Fonte da política de nomenclatura | Política de grupos do Azure AD e política de nomenclatura do SharePoint | Apenas política de nomenclatura do SharePoint |
| Formato da URL | /sites/ seguido pelo nome do site | /sites/ seguido pelo nome do site |
| Melhor caso de uso | Colaboração departamental com e-mail e calendário de grupo | Divulgar informações para um grande público |
| Flexibilidade de nomenclatura | Limitada pela política do Azure AD | Controlada apenas pela política do SharePoint |
Ao planejar a nomenclatura para uma implantação departamental, decida qual tipo de site você usará. Sites de equipe funcionam melhor para colaboração interna. Sites de comunicação funcionam para anúncios e notícias. Aplique regras de nomenclatura separadas para cada tipo, se necessário.
Agora você pode implementar um plano de nomenclatura de sites que mantenha seu ambiente SharePoint organizado. Comece definindo o formato da sua convenção de nomenclatura. Em seguida, bloqueie palavras proibidas e restrinja a criação de sites na central de administração do SharePoint. Publique um guia de nomenclatura e monitore novos sites durante o primeiro mês. Para controle avançado, crie uma política de nomenclatura no Azure AD para grupos do Microsoft 365, aplicando regras em todos os serviços conectados a grupos.