Como proprietário de um site do SharePoint, você é responsável por manter seu site organizado, seguro e fácil de usar. Sem um plano claro, novos sites rapidamente ficam desorganizados com conteúdo desatualizado, permissões quebradas e arquivos perdidos. Uma lista de verificação de governança oferece um conjunto repetível de regras e tarefas para aplicar sempre que criar um site. Este artigo fornece uma lista prática que você pode copiar e usar hoje para qualquer novo site do SharePoint.
Governança no SharePoint significa definir quem pode fazer o quê, como o conteúdo é estruturado e o que acontece quando as coisas mudam. Uma lista de verificação transforma essas regras em etapas acionáveis para que você não perca configurações críticas. Você aprenderá as principais áreas a revisar: propósito do site, permissões, navegação, tipos de conteúdo, políticas de retenção e tarefas de manutenção regulares. Siga esta lista para manter cada novo site sob controle desde o primeiro dia.
Principais Conclusões: Lista de Verificação de Governança para Novos Sites
- Propósito do site e designação de proprietários: Documente o objetivo do site, o proprietário principal e o proprietário secundário antes de criar o site.
- Grupos de permissão e compartilhamento externo: Use grupos do SharePoint em vez de usuários individuais e defina o compartilhamento externo como apenas convidados existentes.
- Tipos de conteúdo e metadados: Aplique tipos de conteúdo consistentes e modelos de coluna para que os arquivos sejam marcados e localizáveis.
- Rótulos de retenção e políticas de exclusão: Atribua rótulos de retenção padrão no nível da biblioteca para evitar perda acidental de dados.
- Ciclo de revisão trimestral: Agende uma tarefa recorrente para verificar permissões, arquivar documentos antigos e remover sites não utilizados.
O Que É uma Lista de Verificação de Governança do SharePoint e Por Que Você Precisa de Uma
Uma lista de verificação de governança é um conjunto de etapas predefinidas que orientam o proprietário do site nas tarefas de configuração e manutenção. Sem ela, os proprietários frequentemente pulam configurações importantes, como limites de compartilhamento externo ou associação de tipos de conteúdo. A lista garante consistência em todos os sites do seu locatário, reduzindo riscos de segurança e proliferação de conteúdo.
A lista abrange cinco áreas principais: planejamento do site, permissões, gerenciamento de conteúdo, conformidade e manutenção contínua. Cada área contém ações específicas que o proprietário deve concluir. Você pode adaptar a lista para corresponder à política da sua organização, mas a estrutura permanece a mesma. O objetivo é tornar a governança repetível e mensurável.
Pré-requisitos para Usar a Lista de Verificação
Antes de aplicar a lista, confirme se você tem as permissões corretas. Você precisa de pelo menos direitos de Proprietário do Site ou Administrador de Coleção de Sites. Se planeja definir rótulos de retenção, também precisa da função de Administrador de Conformidade ou equivalente. A lista funciona tanto para sites de equipe quanto para sites de comunicação no SharePoint Online.
Lista de Verificação Passo a Passo para Novos Sites do SharePoint
Siga esta lista em ordem. Cada etapa se baseia na anterior. Se pular uma etapa, volte e complete-a antes de prosseguir.
- Defina o propósito do site e designe proprietários
Escreva uma frase descrevendo o objetivo do site. Exemplo: “Este site armazena relatórios de vendas trimestrais para a equipe da América do Norte.” Atribua um proprietário principal e um proprietário secundário nas permissões do site. O proprietário secundário pode agir se o principal estiver indisponível. Armazene essas informações na descrição do site ou em um documento de governança vinculado. - Configure permissões do site e compartilhamento externo
No centro de administração do SharePoint, vá para Sites ativos, selecione o site e clique em Compartilhamento. Defina o compartilhamento externo como “Convidados existentes”, a menos que o site exija acesso anônimo. Crie três grupos do SharePoint: Membros do Site, Visitantes do Site e Proprietários do Site. Adicione usuários aos grupos em vez de atribuir permissões diretas. Nunca dê Controle Total a um usuário individual. - Configure a navegação e a estrutura do site
Ative o menu de navegação esquerdo se estiver oculto. Vá para Configurações do Site > Navegação. Adicione links para as cinco principais bibliotecas ou páginas. Crie uma estrutura de pastas padrão em cada biblioteca de documentos. Exemplo: /Documentos/Atuais, /Documentos/Arquivo, /Documentos/Modelos. Evite pastas aninhadas com mais de três níveis. - Aplique tipos de conteúdo e colunas de metadados
Crie ou reutilize tipos de conteúdo para cada categoria de documento. Por exemplo, crie um tipo de conteúdo “Relatório de Vendas” com colunas para Região, Trimestre e Status. Adicione esses tipos de conteúdo à biblioteca de documentos. Defina valores padrão para as colunas para que novos arquivos sejam automaticamente marcados. Use colunas de metadados gerenciados quando precisar de um vocabulário controlado. - Atribua rótulos de retenção e políticas de exclusão
No portal de conformidade do Microsoft Purview, crie um rótulo de retenção chamado “Manter por 3 Anos” e aplique-o à biblioteca de documentos. Defina o rótulo para excluir automaticamente os arquivos após o período de retenção. Se o site contiver dados confidenciais, adicione um rótulo de confidencialidade que restrinja download ou edição. Publique o rótulo para que os proprietários do site possam aplicá-lo. - Crie uma página de boas-vindas e instruções de integração
Edite a página inicial do site. Adicione uma web part de links rápidos apontando para as principais bibliotecas, uma biblioteca de documentos e uma página chamada “Como Usar Este Site”. Escreva um parágrafo curto explicando o propósito do site e com quem entrar em contato para obter ajuda. Fixe a página de boas-vindas como a página de destino padrão. - Configure alertas e notificações
Vá para uma biblioteca de documentos, clique nos três pontos e depois em Alertas. Crie um alerta para o proprietário do site quando um arquivo for adicionado ou alterado. Defina a frequência do alerta como imediata. Para sites de equipe, crie um alerta para todos os membros quando um arquivo for excluído. Isso ajuda os proprietários a detectar remoções acidentais rapidamente. - Documente as regras de governança do site
Crie uma página chamada “Governança” na biblioteca de Páginas do Site. Escreva o propósito do site, nomes dos proprietários, regras de permissão, convenções de nomenclatura e cronograma de revisão. Vincule esta página a partir da navegação do site. Atualize a página sempre que uma regra mudar. - Teste o site com um usuário de exemplo
Faça login como um usuário de teste que tenha apenas permissões de Membro. Tente carregar um arquivo, editar uma página e criar uma nova pasta. Confirme que o usuário não pode excluir uma biblioteca ou alterar permissões. Se o teste falhar, ajuste os grupos de permissão e teste novamente. - Agende uma revisão trimestral
Crie um evento de calendário recorrente para o proprietário do site a cada três meses. Durante a revisão, verifique os seguintes itens: remova usuários que não precisam mais de acesso, arquive documentos com mais de um ano, atualize a página de governança e confirme se os rótulos de retenção ainda estão aplicados. Exclua o site se não for mais necessário.
Erros Comuns e Coisas a Evitar ao Usar a Lista de Verificação
Mesmo com uma lista de verificação, os proprietários de sites cometem erros que comprometem a governança. Abaixo estão os erros mais frequentes e como evitá-los.
Dar Permissões de Controle Total para Todos
Alguns proprietários adicionam usuários ao grupo Proprietários do Site para evitar erros de permissão. Isso quebra o modelo de segurança. Em vez disso, use o grupo Membros do Site para colaboradores e Visitantes do Site para acesso somente leitura. Adicione apenas administradores de TI ao grupo Proprietários do Site.
Pular a Configuração de Compartilhamento Externo
A configuração padrão de compartilhamento externo para novos sites é “Qualquer pessoa” em muitos locatários. Se você não alterá-la, qualquer pessoa com um link pode acessar o site. Sempre defina o compartilhamento externo como “Convidados existentes” ou “Pessoas específicas” imediatamente após criar o site.
Não Usar Tipos de Conteúdo
Sem tipos de conteúdo, cada usuário cria arquivos com convenções de nomenclatura diferentes e metadados ausentes. Os arquivos se tornam difíceis de pesquisar. Sempre crie pelo menos um tipo de conteúdo por biblioteca de documentos e torne-o o padrão.
Esquecer de Arquivar Conteúdo Antigo
Os sites acumulam arquivos desatualizados rapidamente. Se você não arquivar, o site fica lento e confuso. Durante cada revisão trimestral, mova arquivos com mais de um ano para uma biblioteca de arquivo ou exclua-os se a retenção permitir.
| Área da Lista | Sem Lista | Com Lista |
|---|---|---|
| Permissões | Usuários individuais com acesso direto | Grupos do SharePoint com acesso baseado em função |
| Compartilhamento externo | Qualquer pessoa com link pode visualizar | Apenas convidados existentes ou pessoas específicas |
| Organização do conteúdo | Sem tipos de conteúdo, metadados inconsistentes | Tipos de conteúdo padrão com colunas obrigatórias |
| Retenção | Sem rótulos, arquivos mantidos para sempre | Rótulos de retenção com datas de exclusão automática |
| Manutenção | Sem cronograma de revisão, site se torna abandonado | Revisão trimestral com ações documentadas |
Agora você tem uma lista de verificação de governança completa para qualquer novo site do SharePoint. Use-a sempre que criar um site para evitar lacunas de permissão, acúmulo de conteúdo e riscos de conformidade. Comece com o primeiro passo: defina o propósito do site e designe proprietários. Após concluir a lista, agende sua primeira revisão trimestral no calendário. Para governança avançada, considere usar modelos de site do SharePoint que pré-aplicam tipos de conteúdo e rótulos de retenção para que você não precise configurá-los manualmente toda vez.