As bibliotecas de documentos e listas do SharePoint podem rastrear alterações ao longo do tempo salvando várias versões de um arquivo ou item de lista. Por padrão, o versionamento geralmente é configurado para criar apenas versões principais ou pode estar desativado. Muitos proprietários de sites do SharePoint precisam ativar o versionamento principal e secundário para permitir a revisão de conteúdo de rascunho e rastrear o histórico completo de edições. Este artigo explica a diferença entre versões principais e secundárias, as configurações necessárias e um checklist prático para ativá-las corretamente.
Principais Conclusões: Ativar Versões Principais e Secundárias no SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Configurações de Versionamento: Controla o limite de versões principais, versões secundárias e visibilidade de rascunhos para uma biblioteca de documentos.
- Versões principais (1.0, 2.0, 3.0): Versões publicadas visíveis para todos os usuários com permissão de leitura.
- Versões secundárias (0.1, 0.2, 1.1): Versões de rascunho visíveis apenas para autores, editores ou aprovadores, dependendo da segurança do item de rascunho.
- Aprovação de conteúdo: Deve ser ativada separadamente se você quiser que versões de rascunho exijam aprovação antes de se tornarem uma versão principal.
O Que São Versões Principais e Secundárias no SharePoint?
O versionamento do SharePoint cria um instantâneo de um arquivo ou item de lista cada vez que é editado e salvo. As versões principais são numeradas como números inteiros, como 1.0, 2.0 e 3.0. Essas versões são visíveis para todos os usuários que têm pelo menos acesso de leitura à biblioteca. As versões secundárias são numeradas como decimais, como 0.1, 0.2 e 1.1. As versões secundárias são rascunhos que apenas usuários específicos podem ver, dependendo da configuração de segurança do item de rascunho.
O versionamento secundário está disponível apenas em bibliotecas de documentos, não em listas padrão. Para usar versões secundárias, você deve primeiro ativar a aprovação de conteúdo na biblioteca. A aprovação de conteúdo não requer um fluxo de trabalho de aprovação separado, mas adiciona uma coluna de status que rastreia se uma versão é rascunho, pendente ou aprovada.
A combinação de versões principais e secundárias permite que as equipes trabalhem em rascunhos internamente e publiquem uma versão principal limpa quando o documento estiver pronto para um público mais amplo. O SharePoint retém o número especificado de versões principais e, opcionalmente, mantém uma versão secundária para cada versão principal se você ativar essa configuração.
Pré-requisitos Antes de Ativar o Versionamento
Antes de alterar as configurações de versionamento, confirme o seguinte:
- Você é proprietário do site, administrador da coleção de sites ou tem permissões de controle total na biblioteca de documentos.
- A biblioteca não está no modo somente leitura. Se a biblioteca estiver no modo somente leitura, as configurações de versionamento ficam desabilitadas.
- Você sabe o número máximo de versões principais que sua organização precisa. O SharePoint permite até 500.000 versões principais por biblioteca, mas recomendamos um limite menor, como 100 a 500, por questões de desempenho.
- Você entende o impacto no armazenamento: cada versão consome espaço de armazenamento. Ativar versões secundárias dobra o número de instantâneos armazenados para cada ciclo de rascunho.
Checklist para Ativar Versões Principais e Secundárias
Passo 1: Navegue até as Configurações da Biblioteca
- Abra a biblioteca de documentos
Acesse seu site do SharePoint e abra a biblioteca de documentos onde deseja ativar o versionamento. - Acesse as Configurações da Biblioteca
Selecione o ícone de engrenagem no canto superior direito e escolha Configurações da biblioteca. Se você não vir Configurações da biblioteca, talvez precise clicar em Conteúdo do site primeiro, selecionar o nome da biblioteca e depois clicar no ícone de engrenagem.
Passo 2: Abra as Configurações de Versionamento
- Localize o link Configurações de Versionamento
Na seção Configurações Gerais da página Configurações da Biblioteca, clique em Configurações de versionamento.
Passo 3: Configure as Versões Principais
- Ative as versões principais
Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim para Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados. Isso ativa o sistema de versão de rascunho e permite que as versões secundárias funcionem. - Defina o limite de versões principais
Em Histórico de Versões do Documento, selecione Criar versões principais. Em seguida, no campo Manter o seguinte número de versões principais, insira um número como 100 ou 500. Isso limita quantas versões publicadas são armazenadas.
Passo 4: Ative as Versões Secundárias
- Ative as versões secundárias
Ainda em Histórico de Versões do Documento, selecione Criar versões principais e secundárias (rascunho). Este botão de opção aparece somente após você ter ativado a aprovação de conteúdo. - Defina a retenção de versões secundárias
Opcionalmente, marque a caixa Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais e insira um número. Isso mantém uma versão secundária para cada uma das últimas N versões principais. Por exemplo, se você definir 3, o SharePoint mantém a versão secundária mais recente para cada uma das últimas 3 versões principais.
Passo 5: Defina a Segurança do Item de Rascunho
- Escolha quem pode ver versões de rascunho
Em Segurança do Item de Rascunho, selecione uma destas opções:- Somente usuários que podem editar itens – Apenas usuários com permissões de contribuição ou controle total veem versões de rascunho. Esta é a configuração mais restritiva.
- Somente usuários que podem aprovar itens – Usuários com permissões de aprovação, além de editores, podem ver rascunhos. Isso é útil para fluxos de trabalho de revisão.
- Qualquer usuário que pode ler itens – Todos os usuários com acesso de leitura veem rascunhos. Use isso apenas se quiser que os rascunhos sejam publicamente visíveis.
Passo 6: Salve Suas Configurações
- Clique em OK
Role até o final da página Configurações de Versionamento e clique em OK. O SharePoint aplica as configurações imediatamente.
Erros Comuns de Configuração e Como Evitá-los
Opção de Versões Secundárias Desabilitada
O botão de opção Criar versões principais e secundárias (rascunho) fica desabilitado se a aprovação de conteúdo estiver definida como Não. Volte para Configurações de Versionamento e defina Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados como Sim. Após salvar, a opção de versões secundárias ficará disponível.
Histórico de Versões Mostra Apenas Versões Principais
Se você ativou as versões secundárias, mas os arquivos existentes ainda mostram apenas versões principais, isso é esperado. Arquivos criados antes de ativar as versões secundárias não recebem retroativamente um histórico de versões secundárias. Qualquer novo arquivo ou nova edição após ativar as versões secundárias criará versões principais e secundárias. Para testar, carregue um novo arquivo ou edite um arquivo existente e salve-o como rascunho clicando em Salvar em vez de Publicar.
Versões de Rascunho Visíveis para Todos
Se versões de rascunho aparecerem para usuários que não deveriam vê-las, verifique a configuração Segurança do Item de Rascunho. O padrão é Qualquer usuário que pode ler itens, o que torna todos os rascunhos visíveis. Altere para Somente usuários que podem editar itens para restringir a visibilidade dos rascunhos a contribuidores e proprietários.
Armazenamento Crescendo Muito Rápido
Cada versão secundária consome armazenamento tanto quanto uma versão principal. Reduza o número de versões principais mantidas e desative a opção de manter rascunhos para versões principais anteriores. Considere também usar limites de armazenamento do SharePoint e configurar uma política de retenção para versões mais antigas.
Versionamento Principal vs Secundário: Configurações Principais
| Configuração | Apenas Versões Principais | Versões Principais e Secundárias |
|---|---|---|
| Aprovação de conteúdo necessária | Opcional | Sim |
| Numeração de versões | 1, 2, 3 | 0.1, 0.2, 1.0, 1.1, 2.0 |
| Segurança do item de rascunho disponível | Não | Sim |
| Visibilidade de edições não publicadas | Todos os leitores veem cada salvamento como uma nova versão principal | Apenas usuários autorizados veem rascunhos até a publicação |
| Impacto no armazenamento | Uma versão por salvamento | Duas versões por ciclo de salvamento (rascunho + publicação) |
Agora você pode configurar versões principais e secundárias em qualquer biblioteca de documentos do SharePoint usando o checklist de seis passos acima. Comece ativando a aprovação de conteúdo, depois defina os limites de versão e a segurança de rascunho que correspondem ao fluxo de trabalho da sua equipe. Para reduzir o armazenamento, defina o limite de versões principais para 100 e desative a opção de manter rascunhos para versões principais anteriores. Se precisar reforçar um processo de revisão, combine versões secundárias com um fluxo de aprovação do Power Automate que seja acionado quando um rascunho for publicado.