Explique o Comportamento da Retenção para Proprietários de Sites: Lista de Verificação de Governança

Proprietários de sites frequentemente veem documentos permanecerem em um site do SharePoint mesmo após excluí-los. Isso acontece porque uma retenção de políticas de conformidade do Microsoft 365 impede a exclusão permanente. Proprietários de sites precisam entender como essas retenções funcionam, o que podem e não podem fazer, e como gerenciar conteúdo sob retenção. Este artigo explica o comportamento das retenções em sites do SharePoint e fornece uma lista de verificação de governança para proprietários de sites.

O Que é uma Retenção no SharePoint

Uma retenção é um recurso de conformidade no Microsoft 365 que preserva o conteúdo por um período especificado. Quando uma política ou rótulo de retenção se aplica a um site do SharePoint, o conteúdo não pode ser excluído permanentemente até que a retenção expire. Isso inclui documentos, itens de lista e versões. A retenção substitui as ações de exclusão do usuário. Proprietários de sites não podem contornar a retenção por meio de ações padrão de gerenciamento do site.

As retenções são definidas por administradores de conformidade, não por proprietários de sites. As políticas podem se aplicar a todos os sites, sites específicos ou conteúdo com um rótulo específico. A duração da retenção é definida em dias ou anos. Durante o período de retenção, os usuários ainda podem editar e mover conteúdo, a menos que a política também bloqueie edições. A retenção apenas impede a exclusão permanente.

Como as Retenções Diferem das Retenções de Descoberta Eletrônica

Uma retenção de descoberta eletrônica é colocada em conteúdo relevante para um caso legal. Ela preserva todas as versões e impede a edição. Uma retenção preserva o conteúdo por um tempo definido, mas geralmente permite edição. Proprietários de sites podem encontrar ambos os tipos. A lista de verificação de governança deve considerar ambos os cenários.

Onde as Retenções se Aplicam

As retenções se aplicam no nível do site ou no nível do conteúdo. Uma retenção no nível do site preserva todo o conteúdo do site. Uma retenção no nível do conteúdo preserva apenas itens com um rótulo de retenção específico. Proprietários de sites podem ver qual conteúdo está sob retenção verificando as informações de conformidade na biblioteca de documentos.

Etapas para Proprietários de Sites Verificarem e Gerenciarem Retenções

1. Verifique quais políticas de retenção se aplicam ao seu site
   Acesse o portal de conformidade do Microsoft 365. Selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados e depois Políticas de retenção. Procure por políticas que incluam sites do SharePoint. Anote o nome da política, duração e se permite edição ou exclusão após a retenção.
2. Identifique conteúdo sob retenção
   Abra o site do SharePoint. Navegue até Conteúdo do site. Em uma biblioteca de documentos, selecione um documento. No painel de detalhes, procure pelo ícone ou rótulo de Retenção. Se uma retenção estiver ativa, o ícone aparece ao lado do nome do documento. Você também pode usar a coluna Detalhes de conformidade na visualização da biblioteca.
3. Entenda quais ações são bloqueadas
   Sob uma retenção, os usuários não podem excluir conteúdo permanentemente. Se um usuário excluir um documento, ele vai para a lixeira do site. De lá, vai para a lixeira de segundo estágio. O documento permanece lá até que a retenção expire. Os usuários ainda podem editar, renomear, mover e copiar o documento, a menos que a política bloqueie edições especificamente.
4. Revise os rótulos de retenção aplicados ao conteúdo
   Na central de administração do SharePoint, vá para Sites ativos e selecione seu site. Em Políticas, veja Rótulos de retenção. Isso mostra os rótulos publicados no site. Qualquer conteúdo com esses rótulos está sujeito às regras de retenção do rótulo.
5. Comunique-se com os usuários sobre o comportamento da retenção
   Envie um aviso aos usuários do site explicando que documentos excluídos podem reaparecer ou permanecer na lixeira. Oriente-os a não tentar excluir permanentemente conteúdo sob retenção. Forneça uma lista de rótulos de retenção usados no site para que os usuários saibam qual conteúdo está protegido.
6. Solicite alterações na política, se necessário
   Se uma política de retenção estiver causando problemas operacionais, entre em contato com o administrador de conformidade. Proprietários de sites não podem modificar políticas de retenção. Forneça uma justificativa de negócios para a alteração. O administrador pode ajustar o escopo ou a duração da política.

Lista de Verificação de Governança para Proprietários de Sites

Proprietários de sites devem usar a seguinte lista de verificação para garantir a governança adequada das retenções. Esta lista cobre configuração inicial, monitoramento contínuo e comunicação com o usuário.

Configuração Inicial

• Confirme com o administrador de conformidade quais políticas de retenção se aplicam ao seu site.
• Documente o nome da política, duração e ações permitidas (editar, excluir, mover).
• Ative a coluna Detalhes de conformidade em todas as bibliotecas de documentos que contenham conteúdo sensível.
• Adicione um aviso ou página no site explicando a política de retenção para todos os usuários.

Monitoramento Contínuo

• Mensalmente: Revise o portal de conformidade para alterações nas políticas de retenção que afetam seu site.
• Mensalmente: Verifique a lixeira do site para itens que não podem ser excluídos permanentemente devido à retenção.
• Trimestralmente: Audite o conteúdo com rótulos de retenção para garantir que estejam aplicados corretamente.
• Trimestralmente: Revise as permissões dos usuários para confirmar que ninguém contorna as retenções por meio de direitos de administrador do conjunto de sites.

Comunicação com o Usuário

• Forneça um documento de FAQ que responda a perguntas comuns sobre retenções.
• Treine os usuários do site sobre como identificar conteúdo sob retenção usando a coluna de detalhes de conformidade.
• Estabeleça um processo para os usuários solicitarem a liberação do conteúdo após o término do período de retenção.

Se o Conteúdo Ainda Não se Comportar como Esperado

Documentos Excluídos Continuam Reaparecendo na Biblioteca

Isso ocorre quando uma política de retenção preserva o documento. O documento não é excluído permanentemente. Em vez disso, é restaurado da lixeira pelo sistema. Para confirmar, verifique os detalhes de conformidade do documento. Se o ícone de retenção aparecer, o documento está sob retenção. A única solução é aguardar até que a retenção expire ou pedir ao administrador de conformidade para remover a retenção para esse item específico.

Usuários Não Conseguem Excluir Nenhum Conteúdo Mesmo Após a Expiração da Retenção

Após a expiração de uma retenção, o sistema leva até sete dias para liberar a retenção. Durante esse período, o conteúdo ainda pode aparecer como retido. Aguarde sete dias e tente a exclusão novamente. Se o problema persistir, verifique se outra política de retenção ou retenção de descoberta eletrônica se aplica. Proprietários de sites podem visualizar retenções ativas no portal de conformidade em Gerenciamento do ciclo de vida dos dados e depois Políticas de retenção.

Rótulos de Retenção Não Aparecem na Biblioteca

Os rótulos de retenção devem ser publicados no site antes de aparecerem. No portal de conformidade, vá para Gerenciamento do ciclo de vida dos dados e depois Rótulos de retenção. Verifique se o rótulo está publicado no seu site. Se não estiver, peça ao administrador de conformidade para publicá-lo. Certifique-se também de que os usuários tenham as permissões corretas para ver a coluna de rótulo.

Item	Política de Retenção	Rótulo de Retenção
Escopo	Aplica-se a todo o conteúdo de um site ou organização	Aplica-se a itens ou pastas específicos
Definido por	Administrador de conformidade	Administrador de conformidade ou usuário com direitos de edição
Duração	Definida em dias ou anos	Definida em dias, anos ou indefinidamente
Edições permitidas	Sim, a menos que a política bloqueie edições	Sim, a menos que o rótulo bloqueie edições
Exclusão bloqueada	Sim	Sim
Visibilidade do usuário	Mostrada nos detalhes de conformidade	Mostrada em coluna na biblioteca

Proprietários de sites agora podem identificar retenções em seu site e gerenciar o conteúdo adequadamente. Use a lista de verificação de governança para configurar monitoramento e comunicação com o usuário. Para gerenciamento avançado, crie um fluxo do Power Automate que o alerte quando um documento sob retenção for excluído. Isso ajuda a rastrear ações de conformidade sem verificações manuais.