Como Criar uma Lista no SharePoint para Rastreamento de Ativos

Você precisa de uma forma simples de rastrear ativos da empresa como laptops, monitores ou móveis. Uma lista do SharePoint pode armazenar detalhes dos ativos, atribuir responsáveis e registrar empréstimos sem código personalizado. Este artigo explica como criar uma lista no SharePoint para rastreamento de ativos, adicionar colunas para números de série e status, e configurar exibições para relatórios rápidos. Você aprenderá as etapas exatas para configurar uma lista funcional de rastreamento de ativos em menos de 15 minutos.

O que uma Lista de Rastreamento de Ativos no SharePoint Faz e o que Você Precisa Antes de Começar

Uma lista do SharePoint armazena dados em linhas e colunas, semelhante a uma tabela do Excel, mas com permissões internas, histórico de versões e alertas. Para rastreamento de ativos, você cria colunas para armazenar informações como nome do ativo, número de série, data de compra, usuário designado e status atual. A lista oferece suporte a classificação, filtragem e exibições personalizadas para que você possa ver os ativos por departamento ou status rapidamente.

Antes de começar, confirme que você tem pelo menos permissões de Editar ou Contribuir em um site do SharePoint. Você pode usar qualquer site de equipe ou site de comunicação. Você não precisa de uma função de administrador do Microsoft 365 para criar uma lista. Se você planeja compartilhar a lista com contratados externos, verifique se o compartilhamento externo está habilitado no centro de administração do SharePoint.

A lista pode ser acessada de qualquer navegador ou pelo aplicativo móvel do SharePoint. Você também pode sincronizar a lista com o Excel para análise offline usando o recurso Exportar para Excel.

Etapas para Criar uma Lista no SharePoint para Rastreamento de Ativos

Siga estas etapas para criar uma nova lista do zero e adicionar as colunas necessárias para o rastreamento de ativos.

Método 1: Criar uma Lista em Branco e Adicionar Colunas Manualmente

1. Navegue até o site onde você deseja a lista
   Abra seu navegador e vá para o site do SharePoint. Clique em Conteúdo do Site no menu de navegação à esquerda. Se você não vir Conteúdo do Site, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Conteúdo do site.
2. Crie uma nova lista
   Na página Conteúdo do Site, clique em Novo e depois selecione Lista. Um painel é aberto à direita. Escolha Lista em branco. Digite Rastreamento de Ativos como nome. Opcionalmente, adicione uma descrição como “Rastreia hardware da empresa e usuários designados.” Clique em Criar.
3. Adicione uma coluna para nome do ativo
   Sua nova lista é aberta apenas com a coluna Título. Clique no botão + Adicionar coluna no canto superior direito da lista. Escolha Linha única de texto. Digite Nome do Ativo como nome da coluna. Marque a caixa Exigir que esta coluna contenha informações. Clique em Salvar.
4. Adicione uma coluna para número de série
   Clique em + Adicionar coluna novamente. Escolha Linha única de texto. Digite Número de Série. Não torne obrigatório, pois alguns ativos podem não ter número de série. Clique em Salvar.
5. Adicione uma coluna para status do ativo
   Clique em + Adicionar coluna. Escolha Escolha. Digite Status como nome da coluna. Na caixa Opções, digite cada opção em uma nova linha: Em Uso, Disponível, Em Reparo, Aposentado. Selecione Menu suspenso para formato de exibição. Defina o valor padrão como Disponível. Clique em Salvar.
6. Adicione uma coluna para usuário designado
   Clique em + Adicionar coluna. Escolha Pessoa ou Grupo. Digite Atribuído a como nome da coluna. Selecione Apenas pessoas e Permitir várias seleções se um ativo puder ser compartilhado. Clique em Salvar.
7. Adicione uma coluna para data de compra
   Clique em + Adicionar coluna. Escolha Data e Hora. Digite Data de Compra. Selecione Apenas data. Clique em Salvar.
8. Adicione uma coluna para departamento
   Clique em + Adicionar coluna. Escolha Escolha. Digite Departamento. Adicione opções como TI, RH, Financeiro, Operações. Clique em Salvar.
9. Adicione uma coluna para observações
   Clique em + Adicionar coluna. Escolha Várias linhas de texto. Digite Observações. Selecione Texto simples. Clique em Salvar.

Método 2: Usar a Abordagem de Exportar para Modelo do Excel

1. Crie uma lista em branco
   Siga as etapas 1 e 2 do Método 1 para criar uma lista chamada Rastreamento de Ativos.
2. Exporte a lista para o Excel
   Na barra de ferramentas da lista, clique em Exportar e selecione Exportar para Excel. Quando solicitado, clique em Abrir para baixar o arquivo .iqy. O Excel abre com a estrutura da lista vazia.
3. Adicione cabeçalhos de coluna no Excel
   Na primeira linha do Excel, digite os nomes das colunas: Nome do Ativo, Número de Série, Status, Atribuído a, Data de Compra, Departamento, Observações. Não deixe colunas em branco.
4. Insira dados dos ativos no Excel
   Preencha as linhas com as informações dos seus ativos. Para a coluna Atribuído a, digite o endereço de e-mail da pessoa ou o nome de exibição exatamente como aparece no SharePoint.
5. Importe os dados do Excel de volta para o SharePoint
   Na lista do SharePoint, clique em Importar na barra de ferramentas. Navegue até o arquivo Excel salvo. Mapeie as colunas do Excel para as colunas da lista. Clique em Importar. A lista é preenchida com seus dados.

Erros Comuns e Limitações a Evitar

Colunas Não Aparecem Após a Importação

Se você usar o método Exportar para Excel e as colunas não aparecerem após a importação, verifique se os cabeçalhos das colunas no Excel correspondem exatamente aos nomes das colunas do SharePoint. O SharePoint cria uma nova coluna se o texto do cabeçalho não corresponder a uma coluna existente. Exclua as colunas duplicadas nas configurações da lista.

Coluna Atribuído a Mostra Nomes, Mas Não E-mails

A coluna Pessoa no SharePoint armazena o nome de exibição e o e-mail. Se você digitar apenas um primeiro nome no Excel durante a importação, a pesquisa pode falhar. Sempre use o endereço de e-mail completo do usuário ao importar dados.

Coluna Status Não Aparece na Exibição de Edição Rápida

A coluna de escolha é exibida como um menu suspenso na exibição padrão. No modo Edição Rápida, o menu suspenso ainda funciona. Se você não conseguir ver a coluna, role horizontalmente na grade ou clique no botão Mostrar todas as colunas no canto superior direito da grade de Edição Rápida.

Lista Atinge 5.000 Itens e Fica Lenta

As listas do SharePoint têm um limite de exibição padrão de 5.000 itens. Se sua lista de rastreamento de ativos crescer além disso, crie colunas indexadas como Status ou Departamento. Em seguida, crie uma exibição que filtre por essa coluna. Isso mantém a lista responsiva.

Histórico de Versões Ocupa Espaço de Armazenamento

Cada vez que um item da lista é editado, o SharePoint salva uma versão. Para rastreamento de ativos, você pode não precisar de mais de 50 versões. Vá para as configurações da lista, clique em Configurações de versão e defina Manter o seguinte número de versões principais para 50 ou menos.

Lista do SharePoint vs Planilha do Excel para Rastreamento de Ativos

Item	Lista do SharePoint	Planilha do Excel
Permissões	Permissões por item e por lista	Apenas nível de arquivo ou planilha
Histórico de versões	Automático, retenção configurável	Manual via versionamento de arquivo (OneDrive)
Alertas e notificações	Alertas internos para alterações	Sem alertas nativos
Acesso móvel	Aplicativo móvel do SharePoint	Aplicativo móvel do Excel, sem sincronização em tempo real
Exibições personalizadas	Agrupar, filtrar, classificar e formatação condicional	Apenas filtrar e classificar
Validação de dados	Colunas de escolha, campos obrigatórios, colunas de pesquisa	Regras de validação de dados

Agora você tem uma lista funcional do SharePoint para rastrear ativos da empresa. Use a exibição padrão para ver todos os itens e, em seguida, crie uma exibição agrupada por Departamento para ver os ativos por equipe. Para relatórios avançados, conecte a lista ao Power BI usando o conector do SharePoint. Um próximo passo prático é adicionar um fluxo do Power Automate que envie um e-mail quando o status de um ativo mudar para Em Reparo.