Quando você é proprietário de um site do SharePoint, pode precisar permitir que pessoas de fora da sua organização acessem arquivos ou pastas específicos. As configurações padrão de compartilhamento de todo o locatário podem ser muito restritivas ou muito abertas para um único site. Este artigo explica como definir o compartilhamento externo para um site do SharePoint sem alterar a política global do locatário. Você aprenderá as etapas exatas para ajustar os níveis de compartilhamento, gerenciar links de convidados e evitar erros comuns de segurança.
Principais Conclusões: Compartilhamento Externo para um Site do SharePoint
- Central de administração do SharePoint > Sites ativos > Políticas > Compartilhamento externo: Controla o nível de compartilhamento de um único site sem afetar as configurações de todo o locatário.
- Configuração de compartilhamento em nível de site “Qualquer pessoa” (links de convidado): Permite compartilhar com qualquer pessoa, inclusive pessoas de fora da sua organização, sem exigir login.
- Configuração de compartilhamento em nível de site “Convidados existentes”: Permite compartilhar apenas com pessoas que já possuem contas de convidado no seu diretório do Microsoft 365.
Entendendo o Compartilhamento Externo em Nível de Site no SharePoint
Cada site do SharePoint herda sua configuração de compartilhamento externo da política de nível de locatário. No entanto, os proprietários do site podem substituir essa configuração para um site específico. O administrador do locatário deve primeiro permitir o compartilhamento externo no nível do locatário. Se a configuração do locatário for “Apenas pessoas da sua organização”, você não poderá habilitar o compartilhamento externo para nenhum site. O locatário deve estar configurado como “Qualquer pessoa” ou “Convidados novos e existentes” para que as substituições em nível de site funcionem.
O SharePoint oferece quatro níveis de compartilhamento para um site:
- Qualquer pessoa: Os usuários podem compartilhar links que funcionam para qualquer pessoa, mesmo pessoas sem uma conta Microsoft. Nenhum login é necessário.
- Convidados novos e existentes: Os usuários podem compartilhar com pessoas de fora da sua organização. Novos convidados recebem um convite e devem fazer login com uma conta Microsoft ou um código de acesso único.
- Convidados existentes: Apenas pessoas que já possuem contas de convidado no seu diretório do Microsoft 365 podem acessar o conteúdo compartilhado.
- Apenas pessoas da sua organização: Nenhum compartilhamento externo é permitido.
Ao definir a opção de compartilhamento em nível de site, ela não pode ser mais permissiva do que a configuração do locatário. Por exemplo, se o locatário estiver configurado como “Convidados novos e existentes”, você não poderá selecionar “Qualquer pessoa” para um site. A configuração do site deve ser igual ou mais restritiva do que a configuração do locatário.
Etapas para Definir o Compartilhamento Externo para um Site do SharePoint
Siga estas etapas para alterar a configuração de compartilhamento externo de um único site. Você precisa de permissões de administrador do SharePoint ou de proprietário do site.
- Abra a central de administração do SharePoint
Faça login no Microsoft 365 com uma conta que tenha a função de administrador global ou administrador do SharePoint. Selecione o iniciador de aplicativos no canto superior esquerdo e depois selecione Admin. Na central de administração, escolha SharePoint na navegação à esquerda. - Navegue até Sites ativos
Na central de administração do SharePoint, selecione Sites ativos na seção Sites. Uma lista de todos os sites do SharePoint no seu locatário aparece. - Selecione o site desejado
Encontre o site que você deseja alterar. Clique no nome do site para abrir o painel de detalhes. - Abra a guia Políticas
No painel de detalhes do site, selecione a guia Políticas. Você verá a configuração atual de compartilhamento externo. - Altere o nível de compartilhamento externo
Em Compartilhamento externo, escolha o nível desejado no menu suspenso. As opções são: Qualquer pessoa, Convidados novos e existentes, Convidados existentes ou Apenas pessoas da sua organização. - Salve a configuração
Clique em Salvar na parte inferior do painel. O novo nível de compartilhamento é aplicado imediatamente a esse site.
O que Verificar Após Alterar o Compartilhamento de um Único Site
Depois de definir o nível de compartilhamento externo, verifique se a alteração funciona conforme o esperado. Aqui estão as principais verificações:
- Teste com um usuário externo
Compartilhe um documento usando o link “Qualquer pessoa” ou um link de convidado. Abra o link em uma janela anônima do navegador ou peça a um colega de fora da sua organização para testar o acesso. - Revise os links de compartilhamento
Vá até o site e abra qualquer biblioteca de documentos. Selecione um arquivo e escolha Compartilhar. Verifique o menu suspenso de tipo de link para ver quais opções estão disponíveis. As opções disponíveis devem corresponder à configuração do site. - Verifique a expiração de convidados
Se você configurou o site como “Convidados novos e existentes”, o acesso do convidado pode expirar após um número definido de dias. O administrador do locatário configura essa política de expiração. Revise a data de expiração na central de administração do Microsoft Entra em Identidades Externas > Configurações de colaboração externa. - Confirme que a substituição em nível de site está ativa
Na central de administração do SharePoint, abra novamente o painel de detalhes do site. Confirme se a guia Políticas mostra a configuração que você selecionou. Se a configuração reverter para o padrão do locatário, uma política do locatário pode estar bloqueando a alteração.
Erros Comuns ao Definir o Compartilhamento Externo para um Site
A opção “Qualquer pessoa” está esmaecida
Se a opção “Qualquer pessoa” não estiver disponível, a configuração de compartilhamento em nível de locatário não está definida como “Qualquer pessoa”. Vá para Central de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento e altere a configuração do locatário para “Qualquer pessoa” primeiro. Depois disso, a opção “Qualquer pessoa” em nível de site ficará disponível.
Usuários externos recebem uma mensagem “Acesso Negado”
Isso geralmente acontece quando a configuração do site está correta, mas o item compartilhado tem permissões exclusivas. Verifique as configurações de permissão do item. Se o item herdar permissões do site, certifique-se de que a configuração de compartilhamento externo se aplica a todo o site. Se o item tiver permissões exclusivas, você deve compartilhá-lo diretamente usando o botão Compartilhar.
Os convites para convidados expiram antes que o usuário aceite
O administrador do locatário define o período de expiração do convite para convidados. Por padrão, os convites expiram após 30 dias. Se seus usuários externos não aceitarem o convite rapidamente, eles podem precisar de um novo. Você pode reenviar o convite do site compartilhando o item novamente ou pedindo ao administrador para estender o período de expiração.
Usuários externos precisam fazer login repetidamente
Quando um site está configurado como “Convidados novos e existentes”, os usuários externos devem fazer login com uma conta Microsoft ou um código de acesso único. Se eles usarem um código de acesso único, podem precisar solicitar um novo código cada vez que acessarem o site. Para evitar isso, compartilhe o site usando um link “Qualquer pessoa” se as políticas de segurança permitirem.
| Configuração | Usuários Externos | Login Necessário |
|---|---|---|
| Qualquer pessoa | Qualquer pessoa com o link | Não |
| Convidados novos e existentes | Novos convidados convidados por e-mail; convidados existentes no diretório | Sim |
| Convidados existentes | Apenas convidados já no diretório | Sim |
| Apenas pessoas da organização | Nenhum usuário externo | N/A |
Agora você pode definir o compartilhamento externo para um site do SharePoint sem alterar todo o locatário. Use a configuração em nível de site para atender às suas necessidades de segurança. Após ajustar a configuração, teste com um usuário externo para confirmar se o acesso funciona. Para um controle mais avançado, considere usar políticas de compartilhamento que restrinjam domínios específicos ou exijam autenticação multifator para convidados.