Você vê um aviso de limite de biblioteca do SharePoint mesmo com a contagem de itens bem abaixo de 5000. Esse aviso na barra de status indica que a lista ou biblioteca está se aproximando do limite de 5000 itens. O aviso aparece porque o SharePoint verifica vários pontos de dados além da contagem de itens, incluindo aninhamento de pastas, complexidade de metadados e status de índice. Este artigo explica por que o aviso é acionado precocemente e o que os proprietários do site devem verificar para resolver o alerta falso.
Principais Conclusões: Aviso de Limite Abaixo de 5000 Itens
- Central de administração do SharePoint > Sites ativos > Coleções de sites: Verifique a contagem real de itens e a estrutura de pastas da biblioteca.
- Configurações da biblioteca > Colunas indexadas: Confirme que pelo menos uma coluna está indexada e usada nas exibições padrão.
- Coleção de sites > Métricas de armazenamento: Revise o tamanho dos metadados e o histórico de versões que podem inflar a pegada de dados.
Por que o Aviso de Limite é Acionado Abaixo de 5000 Itens
O SharePoint Server e o SharePoint Online usam um limite de exibição de lista de 5000 itens. Esse limite não é baseado apenas no número de itens. O aviso aparece quando a consulta que gera a exibição padrão toca mais de 5000 itens, mesmo que a biblioteca em si contenha menos itens. Vários fatores podem causar essa incompatibilidade.
Estrutura de Pastas e Subpastas Aninhadas
Se sua biblioteca usa aninhamento profundo de pastas, uma única consulta pode escanear várias subpastas. O SharePoint conta todos os itens nas pastas escaneadas, não apenas na raiz. Uma biblioteca com 2000 itens distribuídos em 10 pastas aninhadas pode acionar o aviso se a exibição padrão consultar a pasta pai e todas as filhas.
Índices Ausentes ou Incorretos
O SharePoint exige colunas indexadas para qualquer exibição que filtre ou classifique grandes conjuntos de dados. Sem uma coluna indexada, a consulta precisa escanear todos os itens da biblioteca. Uma biblioteca com 4000 itens e nenhuma coluna indexada acionará o aviso de limite porque a consulta escaneia o conjunto completo de dados.
Complexidade de Metadados e Colunas
Bibliotecas com muitas colunas de pesquisa, colunas calculadas ou colunas de metadados gerenciados aumentam a complexidade da consulta. Cada coluna adicional adiciona sobrecarga de processamento. O SharePoint pode estimar que a consulta excederá o limite mesmo com uma contagem baixa de itens.
Histórico de Versões e Tamanho do Arquivo
O SharePoint conta o número de versões por item ao avaliar o limite. Uma biblioteca com 2000 itens, cada um com 10 versões, tem efetivamente 20000 linhas no banco de dados de conteúdo. O aviso pode aparecer porque o total de linhas versionadas excede 5000, mesmo que a contagem visível de itens seja menor.
Passos para Identificar e Corrigir o Aviso Falso de Limite
- Verifique a contagem real de itens na biblioteca
Vá para a biblioteca e selecione o ícone de engrenagem, depois Configurações da biblioteca. Clique em Configurações avançadas e procure a Contagem de itens no topo da página. Se a contagem estiver abaixo de 5000, prossiga para verificar outros fatores. - Revise a exibição padrão
Abra a biblioteca e clique no nome da exibição atual na barra de ferramentas. Selecione Editar exibição atual. Verifique as seções Classificar e Filtrar. Se a exibição classificar por uma coluna que não está indexada, a consulta escaneará todos os itens. Altere a classificação para uma coluna indexada, como ID ou Criado. - Crie uma coluna indexada
Em Configurações da biblioteca, clique em Colunas indexadas e depois em Criar um novo índice. Selecione uma coluna comumente usada em exibições, como Título, Criado ou Modificado. Certifique-se de que a exibição padrão filtre ou classifique por essa coluna indexada. - Limite a varredura de pastas
Se a biblioteca usa pastas, altere a exibição padrão para mostrar apenas itens na pasta atual. Em Editar exibição atual, defina Mostrar itens em pastas como Mostrar apenas itens na pasta atual. Isso impede que a consulta escaneie subpastas. - Reduza o histórico de versões
Vá para Configurações da biblioteca e clique em Configurações de versão. Defina Manter o seguinte número de versões principais para um número menor, como 5. Isso reduz o total de linhas no banco de dados de conteúdo. - Revise os tipos de coluna
Remova ou substitua colunas de pesquisa e colunas calculadas que não são necessárias. Em Configurações da biblioteca, clique no nome da coluna e altere o tipo de coluna, se possível. Use colunas de texto simples ou de escolha. - Verifique as métricas de armazenamento da coleção de sites
Vá para Configurações do site e clique em Métricas de armazenamento. Procure bibliotecas com altas contagens de versão ou tamanhos grandes de metadados. Limpe versões não utilizadas ou arquive itens antigos.
Se o Aviso Persistir Após os Ajustes
SharePoint Online Ainda Mostra o Aviso
No SharePoint Online, o aviso de limite pode ser acionado por uma varredura temporária do sistema. Aguarde 24 horas para o aviso desaparecer. Se persistir, abra um tíquete de suporte com a Microsoft e inclua a URL da biblioteca e a contagem de itens.
SharePoint Server On-Premises Mostra o Aviso
Ambientes on-premises com tarefas de timer personalizadas ou complementos de terceiros podem causar avisos falsos de limite. Verifique os logs ULS em busca de avisos de desempenho de consulta. Desative quaisquer receptores de eventos personalizados que sejam executados em atualizações de itens de lista.
Aviso Aparece Apenas para Certos Usuários
Se o aviso aparecer para alguns usuários, mas não para outros, verifique as permissões de exibição do usuário. Usuários com permissões limitadas podem ver uma exibição padrão diferente que não possui colunas indexadas. Certifique-se de que todos os usuários tenham acesso a uma exibição que use uma coluna indexada.
Tamanho da Biblioteca vs. Aviso de Limite: Fatores Chave
| Fator | Impacto no Limite | Correção Comum |
|---|---|---|
| Contagem de itens | Acionamento direto se acima de 5000 | Arquivar ou dividir a biblioteca |
| Aninhamento de pastas | Escaneia todas as subpastas | Definir exibição padrão para apenas a pasta atual |
| Colunas indexadas | Impede varredura completa | Adicionar índice nas colunas de classificação/filtro |
| Histórico de versões | Aumenta linhas escaneadas | Reduzir limite de versões para 5 ou menos |
| Colunas de pesquisa | Adiciona complexidade à consulta | Substituir por colunas de escolha ou texto |
Os proprietários do site agora podem verificar a estrutura de pastas da biblioteca, colunas indexadas e histórico de versões para resolver um aviso de limite abaixo de 5000 itens. Comece verificando a contagem de itens e editando a exibição padrão para usar uma coluna indexada. Para avisos persistentes, reduza o histórico de versões e simplifique os tipos de coluna. Um bom próximo passo é habilitar a configuração de Lista grande no SharePoint Server on-premises para aumentar o limite para 20000 itens, se necessário.