Coluna de Pesquisa do SharePoint Exibe Itens Excluídos: O que os Proprietários do Site Devem Verificar

Quando uma coluna de pesquisa do SharePoint exibe itens que você excluiu da lista de origem, os proprietários do site geralmente acham esse comportamento confuso. A causa raiz é que uma coluna de pesquisa armazena a ID do item de origem, não o item em si. Se o item de origem for excluído, a coluna de pesquisa ainda mantém a ID, que pode aparecer como um espaço em branco ou uma referência quebrada. Este artigo explica por que itens excluídos aparecem em colunas de pesquisa e quais configurações os proprietários do site podem verificar para corrigir ou evitar esse problema.

Por que as Colunas de Pesquisa do SharePoint Referenciam Itens Excluídos

Uma coluna de pesquisa no SharePoint funciona armazenando a ID de um item de uma lista de origem. Quando você exclui o item de origem, o SharePoint não remove automaticamente a referência na coluna de pesquisa. A coluna de pesquisa mantém a ID, que aparece como em branco, um link quebrado ou o texto original, dependendo de como a coluna está configurada.

Esse comportamento é proposital. O SharePoint preserva a integridade da coluna de pesquisa para evitar perda de dados. Por exemplo, se uma lista de projetos referencia um nome de cliente de uma lista de clientes e o cliente é excluído, a lista de projetos ainda mostra o nome do cliente até que você o atualize manualmente.

Os proprietários do site frequentemente confundem isso com um bug. No entanto, é um efeito colateral de como o SharePoint armazena dados relacionais. A coluna de pesquisa não impõe integridade referencial como uma chave estrangeira de banco de dados. Não há exclusão em cascata automática.

Etapas para Verificar e Corrigir Colunas de Pesquisa Exibindo Itens Excluídos

Siga estas etapas para identificar por que uma coluna de pesquisa mostra itens excluídos e resolver o problema.

1. Verifique se o item da lista de origem foi realmente excluído
   Abra a lista de origem que alimenta a coluna de pesquisa. Verifique se o item está na lista ou apenas oculto por uma exibição. Vá para as configurações da lista e revise a exibição atual. Se o item estiver ausente da lista, prossiga para a próxima etapa.
2. Verifique a lixeira do conjunto de sites
   Itens excluídos vão primeiro para a lixeira do site. Vá para o conteúdo do site e clique em Lixeira. Se o item estiver lá, selecione-o e clique em Restaurar. Após a restauração, a coluna de pesquisa exibirá o item novamente.
3. Verifique a lixeira de segundo estágio
   Se o item não estiver na lixeira do site, verifique a lixeira de segundo estágio. Apenas administradores do conjunto de sites podem acessá-la. Vá para a lixeira do site e clique em Lixeira de segundo estágio na parte inferior. Restaure o item se encontrado.
4. Atualize a coluna de pesquisa manualmente
   Se o item não puder ser restaurado, edite cada item da lista que contém a referência de pesquisa quebrada. Abra o item, limpe o campo de pesquisa e selecione um item válido da lista de origem. Salve o item.
5. Use uma coluna calculada para exibir um valor alternativo
   Se você quiser evitar valores em branco, adicione uma coluna calculada à lista. Use uma fórmula como =SE(ÉERROS([CampoPesquisa]); "Item excluído"; [CampoPesquisa]). Isso exibe um texto substituto em vez de um espaço em branco.
6. Considere usar colunas de metadados gerenciados
   Colunas de metadados gerenciados armazenam termos do repositório de termos. Excluir um termo do repositório não o remove dos itens que o utilizam. No entanto, metadados gerenciados são mais estáveis do que colunas de pesquisa porque os termos não estão vinculados a IDs de itens de lista.

Se as Colunas de Pesquisa Ainda Exibirem Itens Excluídos Após a Correção Principal

Coluna de pesquisa exibe dados antigos após restaurar o item de origem

Quando você restaura um item excluído da lixeira, a coluna de pesquisa pode não ser atualizada imediatamente. Atualize a página ou feche e reabra o navegador. Se o problema persistir, limpe o cache do conjunto de sites acessando Configurações do Site > Administração do Conjunto de Sites > Cache do Conjunto de Sites. Clique em Redefinir.

Coluna de pesquisa exibe um número em vez de texto

Se a coluna de pesquisa exibir um número, ela está mostrando a ID do item de origem. Isso acontece quando o item de origem é excluído e a coluna está configurada para mostrar a ID. Para corrigir, restaure o item de origem ou altere a coluna de pesquisa para exibir um campo diferente da lista de origem.

Várias colunas de pesquisa referenciam o mesmo item excluído

Se várias listas usam a mesma lista de origem, excluir um item afeta todas elas. A correção mais rápida é restaurar o item de origem da lixeira. Se a restauração não for possível, atualize cada lista manualmente ou use um script do PowerShell para atualizar em massa os campos de pesquisa.

Coluna de Pesquisa vs Coluna de Metadados Gerenciados: Principais Diferenças

Item	Coluna de Pesquisa	Coluna de Metadados Gerenciados
Fonte de dados	Referencia a ID de um item de lista	Referencia um termo do repositório de termos
Comportamento quando a origem é excluída	Exibe espaço em branco ou referência quebrada	O termo permanece visível até a limpeza do repositório
Recuperação após exclusão	Restaure o item da lixeira	Restaure o termo da lixeira do repositório de termos
Desempenho em listas grandes	Mais lento devido à pesquisa entre listas	Mais rápido porque os termos são armazenados localmente
Administração	Gerenciada pelos proprietários da lista	Gerenciada pelos administradores do repositório de termos

Os proprietários do site agora podem identificar por que uma coluna de pesquisa exibe itens excluídos e aplicar a correção adequada. Comece verificando a lixeira para o item de origem. Se o item foi excluído permanentemente, atualize a coluna de pesquisa manualmente ou use uma coluna calculada para exibir um valor alternativo. Para listas futuras, considere usar colunas de metadados gerenciados para reduzir o risco de referências quebradas.