Rótulo de Retenção Impede Exclusão de Arquivo: Como Resolver

Ao tentar excluir um arquivo no SharePoint ou OneDrive, você pode ver um erro informando que o arquivo não pode ser excluído porque possui um rótulo de retenção aplicado. Isso acontece porque o rótulo de retenção impõe uma política que impede a exclusão permanente durante o período de retenção. O rótulo está vinculado a uma política de retenção no portal de conformidade do Microsoft Purview, que substitui as permissões padrão de exclusão. Este artigo explica por que os rótulos de retenção bloqueiam a exclusão e fornece as etapas exatas para remover o rótulo ou ajustar a política para que você possa excluir o arquivo.

Por que um Rótulo de Retenção Impede a Exclusão de Arquivos

Um rótulo de retenção é uma marca aplicada a um arquivo ou e-mail que informa ao SharePoint ou OneDrive por quanto tempo manter o item e qual ação tomar ao final desse período. Quando um rótulo é configurado para manter o arquivo permanentemente ou por uma duração específica, o sistema bloqueia qualquer ação do usuário que excluiria permanentemente o conteúdo. Isso inclui excluir o arquivo de uma biblioteca de documentos, esvaziar a lixeira ou usar um fluxo de trabalho do SharePoint Designer que remova o item.

A causa raiz é que o rótulo de retenção impõe um bloqueio de preservação ou uma regra de retenção definida no Microsoft Purview. Mesmo que você tenha permissões de Controle Total no site, a política do rótulo tem precedência. O arquivo permanece em um estado protegido até que uma das seguintes condições seja atendida:

• Um administrador de conformidade remove o rótulo de retenção do arquivo.
• O período de retenção expira e a ação de descarte do rótulo é acionada.
• O rótulo faz parte de uma política que permite a exclusão após uma revisão (adaptativa ou estática).

É importante entender que os rótulos de retenção não são iguais aos rótulos de sensibilidade. Os rótulos de sensibilidade controlam o acesso e a criptografia, mas não bloqueiam a exclusão. Os rótulos de retenção são projetados especificamente para governança de informações e conformidade legal.

Etapas para Remover o Rótulo de Retenção e Excluir o Arquivo

Siga estas etapas para remover o rótulo de retenção do arquivo. Você precisa de pelo menos permissões de Edição no arquivo e acesso ao portal de conformidade do Microsoft Purview. Se você não for um administrador de conformidade, solicite ajuda da equipe de conformidade da sua organização.

1. Identifique o rótulo de retenção aplicado ao arquivo
   Abra a biblioteca de documentos do SharePoint ou a pasta do OneDrive onde o arquivo está armazenado. Selecione o arquivo e observe o Painel de detalhes à direita. Em Rótulo de retenção, anote o nome do rótulo. Se o Painel de detalhes não estiver visível, clique no ícone i no canto superior direito da biblioteca.
2. Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse compliance.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha a função de Administrador de Conformidade ou Gerenciamento de Registros. Se você não tiver essas funções, peça ao administrador global para atribuí-las.
3. Navegue até a página de gerenciamento de rótulos
   No menu de navegação à esquerda, selecione Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados > Rótulos. Uma lista de todos os rótulos de retenção no seu locatário aparece. Encontre o rótulo que você anotou na etapa 1. Você pode usar a caixa de pesquisa na parte superior para filtrar pelo nome.
4. Verifique as configurações da política do rótulo
   Clique no nome do rótulo para abrir seus detalhes. Em Configurações do rótulo, procure por Período de retenção e Revisão de disposição. Se o rótulo estiver configurado para Manter itens permanentemente, ele bloqueará a exclusão indefinidamente. Se tiver um período fixo, anote a data de término. Verifique também se o rótulo está bloqueado. Um rótulo bloqueado não pode ser removido ou alterado por ninguém, exceto um administrador de conformidade com privilégios elevados.
5. Remova o rótulo do arquivo usando a Pesquisa de Conteúdo
   No portal do Purview, vá para Pesquisa de Conteúdo > Pesquisar. Crie uma nova pesquisa com o nome do arquivo ou URL. Após a conclusão da pesquisa, selecione o arquivo e clique em Exportar resultados para verificar se o arquivo está indexado. Em seguida, vá para Gerenciamento de Registros > Plano de arquivo > Ações de rótulo. Escolha Remover rótulo e siga o assistente para direcionar o arquivo específico. Essa ação remove o rótulo de retenção sem afetar o conteúdo do arquivo.
6. Exclua o arquivo do SharePoint
   Volte à biblioteca do SharePoint. Selecione o arquivo e clique em Excluir na barra de ferramentas. Se o rótulo foi removido com sucesso, o arquivo vai para a lixeira. Para excluí-lo permanentemente, vá para a Lixeira e exclua-o novamente. Se a exclusão ainda estiver bloqueada, o rótulo pode ter sido reaplicado por uma política. Verifique as propriedades do arquivo novamente.

Se o SharePoint Ainda Bloquear a Exclusão Após Remover o Rótulo

“O arquivo ainda está protegido por uma política de retenção”

Esse erro aparece quando o rótulo de retenção faz parte de uma política de rótulo padrão que aplica automaticamente o rótulo a todos os arquivos em uma biblioteca ou site. Mesmo que você remova o rótulo de um arquivo, a política o reaplica em alguns minutos. Para corrigir isso, você deve:

• Alterar a política de rótulo padrão para excluir a biblioteca ou site específico. Vá para Purview > Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados > Políticas, edite a política e modifique o escopo.
• Aguardar a expiração do período de retenção se o rótulo estiver bloqueado.

“Você não tem permissão para remover este rótulo”

Esse erro significa que sua conta não possui a função de Gerenciamento de Registros ou Administrador de Conformidade. Apenas usuários com essas funções podem remover rótulos de retenção por meio da Pesquisa de Conteúdo. Entre em contato com sua equipe de conformidade e peça que executem a etapa 5 acima. Como alternativa, peça que concedam a você a função de Gerenciamento de Registros temporariamente.

“O rótulo de retenção está bloqueado e não pode ser removido”

Um rótulo de retenção bloqueado é usado para requisitos regulatórios ou legais. Ele não pode ser removido, alterado ou excluído por ninguém, incluindo administradores globais. A única maneira de excluir o arquivo é aguardar até que o período de retenção expire. Se o rótulo estiver configurado para manter itens permanentemente, o arquivo nunca poderá ser excluído. Nesse caso, consulte seu departamento jurídico ou de conformidade para verificar se existe um processo de exceção.

Rótulo de Retenção que Bloqueia Exclusão vs Rótulo de Sensibilidade: Principais Diferenças

Item	Rótulo de Retenção	Rótulo de Sensibilidade
Objetivo principal	Impedir exclusão ou modificação por um período determinado	Criptografar e restringir o acesso a arquivos
Bloqueia exclusão de arquivo	Sim, durante o período de retenção	Não, apenas bloqueia o acesso sem descriptografia
Aplicado automaticamente	Via política de rótulo padrão ou regras de rotulagem automática	Via política de sensibilidade ou manualmente pelo usuário
Pode ser removido pelo usuário	Apenas por administradores de conformidade via Pesquisa de Conteúdo	Pelo proprietário do arquivo ou usuário com direitos suficientes
Opção bloqueada disponível	Sim, para conformidade regulatória	Não

Agora você pode identificar por que um rótulo de retenção bloqueia a exclusão e seguir as etapas para removê-lo ou contornar a política. Verifique o status de bloqueio do rótulo antes de tentar removê-lo. Se o rótulo estiver bloqueado, planeje a expiração do período de retenção. Para arquivos que precisam ser excluídos imediatamente, entre em contato com seu administrador de conformidade para verificar se uma isenção ou substituição manual é possível de acordo com as regras de governança de dados da sua organização.