Quando você exclui um usuário do Microsoft 365, os arquivos do OneDrive não desaparecem imediatamente. A Microsoft mantém os arquivos por um período de retenção padrão para que você possa recuperá-los ou transferir a propriedade para outro usuário. Sem a configuração adequada, você pode perder o acesso a dados críticos de negócios após o fechamento da janela de retenção. Este artigo explica como definir o período de retenção do OneDrive para usuários excluídos, o que acontece com os arquivos durante esse período e como estender ou encurtar o prazo conforme necessário.
Principais Conclusões: Retenção do OneDrive para Usuários Excluídos
- Centro de administração do Microsoft 365 > Configuração > Configurações da organização > OneDrive > Retenção: Controla o número de dias que os arquivos do OneDrive de um usuário excluído permanecem acessíveis aos administradores.
- Centro de administração do SharePoint > Sites ativos > site do OneDrive do usuário > Acesso: Permite restaurar ou transferir arquivos antes que o período de retenção expire.
- Centro de administração do Microsoft 365 > Usuários > Usuários excluídos > Restaurar: Restaurar um usuário excluído em até 30 dias também restaura os dados do OneDrive imediatamente.
Entendendo a Retenção do OneDrive para Usuários Excluídos
Quando um usuário é excluído do Microsoft 365, os arquivos do OneDrive entram em um período de retenção. Por padrão, esse período é de 30 dias. Durante esses 30 dias, os arquivos ainda são armazenados no site original do OneDrive, mas ficam ocultos para usuários não administradores. Administradores globais e administradores do SharePoint podem acessar o site, baixar arquivos ou transferir a propriedade para um usuário ativo.
Após o período de retenção expirar, o site do OneDrive é movido para a lixeira por mais 93 dias. Depois disso, os dados são excluídos permanentemente. O tempo total que você tem para recuperar arquivos é de 30 dias mais 93 dias, ou 123 dias, a menos que você altere a configuração de retenção.
O período de retenção se aplica apenas ao OneDrive do usuário, não aos sites do SharePoint que ele possa ter acessado. A configuração é para todo o locatário, afetando todos os usuários excluídos da sua organização. Você não pode definir períodos de retenção diferentes para usuários diferentes.
O que Acontece com os Arquivos Compartilhados
Se o usuário excluído compartilhou arquivos com outras pessoas, esses links de compartilhamento param de funcionar imediatamente após a exclusão do usuário. No entanto, se outro usuário já tiver sincronizado os arquivos em seu dispositivo local, ele mantém cópias locais. Para evitar perda de dados, transfira a propriedade dos arquivos compartilhados para outro usuário antes de excluir a conta original.
Passos para Configurar o Período de Retenção do OneDrive
- Entre no centro de administração do Microsoft 365
Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador global ou administrador do SharePoint. - Navegue até Configurações da organização
No menu à esquerda, selecione Configuração > Configurações da organização. - Abra a página de configurações do OneDrive
Na página de Configurações da organização, role para baixo e selecione OneDrive. Se não encontrar, use a caixa de pesquisa no topo da página. - Localize a configuração de retenção
No painel de configurações do OneDrive, selecione Retenção na lista à esquerda. O período de retenção atual é exibido em dias. - Defina o período de retenção
Insira um número entre 1 e 365 no campo Dias para reter arquivos após a exclusão da conta de usuário. O padrão é 30. - Salve a alteração
Clique em Salvar na parte inferior do painel. O novo período de retenção se aplica imediatamente a todos os futuros usuários excluídos. Usuários já excluídos mantêm o período de retenção original.
A alteração não afeta usuários que já foram excluídos antes da mudança. O período de retenção deles permanece o que estava definido no momento da exclusão.
Como Acessar o OneDrive de um Usuário Excluído Antes da Expiração da Retenção
- Vá para o centro de administração do SharePoint
Abra admin.microsoft.com, selecione Centros de administração > SharePoint. - Encontre o site do usuário excluído
No centro de administração do SharePoint, selecione Sites > Sites ativos. Clique em Filtrar e escolha Sites conectados a grupos ou digite o nome do usuário na caixa de pesquisa. A URL do site conterá o prefixo do email do usuário, por exemplohttps://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/usuario_dominio_com. - Adicione-se como administrador do site
Selecione o site, clique em Acesso na barra de ferramentas e depois em Adicionar pessoas. Insira seu próprio endereço de email e atribua o nível de permissão Controle total. - Navegue pelos arquivos
Clique na URL do site para abrir o site do OneDrive. Agora você pode baixar arquivos ou transferi-los para outro usuário movendo-os para uma biblioteca diferente do OneDrive ou do SharePoint.
Se não encontrar o site em Sites ativos, verifique Sites excluídos no centro de administração do SharePoint. Os sites permanecem lá por 93 dias após a expiração do período de retenção.
Problemas e Limitações Comuns
OneDrive do Usuário Excluído Não Aparece em Sites Ativos
Se o usuário foi excluído há mais de 30 dias, o site pode ter sido movido para a lista de Sites excluídos. Vá para Sites > Sites excluídos no centro de administração do SharePoint. Se o site estiver lá, você pode restaurá-lo dentro de 93 dias a partir da data de exclusão. Após esse prazo, os dados são perdidos permanentemente.
Configuração de Retenção Não se Aplica a um Usuário Específico
A configuração de retenção é para todo o locatário. Você não pode definir um período de retenção diferente para usuários individuais. Se precisar de uma retenção mais longa para um usuário específico, considere aplicar um rótulo de retenção ou política do Microsoft 365 ao OneDrive dele antes de excluir a conta. Rótulos de retenção substituem a configuração padrão de retenção do OneDrive.
Transferindo Arquivos para Outro Usuário
Para transferir arquivos do OneDrive de um usuário excluído, você deve acessar o site como administrador e baixar ou copiar os arquivos manualmente. Não há ferramenta de transferência integrada para sites do OneDrive de usuários excluídos. Para usuários ativos, você pode usar o recurso Adicionar pessoas para conceder acesso e depois mover arquivos usando a interface web ou o cliente de sincronização.
Retenção do OneDrive para Usuários Excluídos vs Rótulos de Retenção
| Item | Configuração de Retenção do OneDrive | Rótulo de Retenção do Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Escopo | Todo o locatário para todos os usuários excluídos | Aplicado a arquivos ou pastas específicos |
| Duração máxima | 365 dias | Ilimitada (retenção indefinida) |
| Aplica-se a | OneDrive inteiro de um usuário excluído | Conteúdo selecionado dentro de um site do OneDrive ou SharePoint |
| Local de configuração | Centro de administração do Microsoft 365 > Configurações da organização > OneDrive | Centro de conformidade do Microsoft 365 > Governança de informações > Rótulos |
| Requer licença | Nenhuma além da função de administrador | Licença Microsoft 365 E3 ou E5 para o usuário |
Use a configuração de retenção do locatário como linha de base para todos os usuários excluídos. Aplique rótulos de retenção para arquivos específicos que precisam ser mantidos por mais tempo do que a configuração do locatário permite. Os rótulos são aplicados antes da exclusão do usuário, então planeje com antecedência para dados críticos.
Agora você pode configurar o período de retenção do OneDrive para usuários excluídos de acordo com a política de retenção de dados da sua organização. O padrão de 30 dias funciona para a maioria das empresas, mas você pode estendê-lo até 365 dias. Para evitar a perda de arquivos, defina um lembrete para verificar o centro de administração do SharePoint em busca de sites excluídos antes que o período de retenção expire. Para dados confidenciais, aplique um rótulo de retenção do Microsoft 365 a arquivos individuais antes de excluir a conta do usuário.