Como Preparar Arquivos do OneDrive para uma Revisão de Conformidade no OneDrive for Business

Quando sua organização enfrenta uma revisão de conformidade, você precisa produzir arquivos específicos do OneDrive for Business de forma rápida e precisa. Revisões de conformidade podem envolver descoberta legal, solicitações de auditoria ou investigações internas. O desafio é que o OneDrive armazena arquivos pessoais e compartilhados na biblioteca do usuário, que as ferramentas de pesquisa padrão podem não cobrir. Este artigo explica como localizar, preservar e exportar arquivos do OneDrive usando os recursos de conformidade do Microsoft 365, incluindo eDiscovery e políticas de retenção.

O Que É uma Revisão de Conformidade para Arquivos do OneDrive?

Uma revisão de conformidade é um processo formal no qual uma organização deve demonstrar que o tratamento de seus dados atende a requisitos regulatórios, legais ou de políticas internas. Para o OneDrive, isso significa produzir arquivos específicos armazenados nas bibliotecas dos usuários, como e-mails, documentos ou planilhas, relevantes para uma auditoria ou litígio. Diferente dos sites de equipe compartilhados, os arquivos do OneDrive são pessoais e não são indexados por padrão na pesquisa do SharePoint, a menos que sejam explicitamente incluídos.

Para preparar arquivos do OneDrive, você precisa usar o portal de conformidade do Microsoft Purview, que oferece ferramentas como eDiscovery (Standard) ou eDiscovery (Premium). Essas ferramentas permitem pesquisar em sites do OneDrive, colocar arquivos em retenção legal para evitar exclusão ou modificação e exportá-los para revisão. Os pré-requisitos incluem ter a função de Gerente de eDiscovery atribuída no portal de conformidade do Microsoft Purview e ter acesso à URL do OneDrive do usuário.

O processo envolve três etapas principais: localizar o site do OneDrive do usuário, criar um caso de eDiscovery e exportar os resultados. Você também pode aplicar políticas de retenção para preservar automaticamente os arquivos antes do início de uma revisão. Este artigo foca no método manual de preparação para uma solicitação de revisão específica.

Etapas para Preparar Arquivos do OneDrive para uma Revisão de Conformidade

Etapa 1: Obter a URL do OneDrive do Usuário

1. Abra o centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha privilégios de Administrador Global ou Administrador do SharePoint.
2. Navegue até o perfil do usuário
   Selecione Usuários > Usuários ativos e clique no usuário cujos arquivos do OneDrive você precisa. No painel de detalhes do usuário, clique na guia OneDrive.
3. Copie a URL do OneDrive
   Em “Configurações do OneDrive”, você verá um link como https://tenant-my.sharepoint.com/personal/usuario_dominio_com. Copie esta URL. Se o link estiver ausente, o usuário pode não ter um site do OneDrive criado ainda, ou sua licença não inclui o OneDrive.

Etapa 2: Criar um Caso de eDiscovery

1. Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
   Acesse compliance.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha a função de Gerente de eDiscovery.
2. Crie um novo caso
   Selecione eDiscovery > Casos e clique em Criar um caso. Dê um nome ao caso, como “Auditoria Q3 – Arquivos do OneDrive do Usuário”, e adicione uma descrição opcional. Clique em Salvar.
3. Abra o caso
   Após a criação, clique no nome do caso para abri-lo. Você verá guias para Retenções, Pesquisas e Exportações.

Etapa 3: Criar uma Pesquisa para Encontrar Arquivos do OneDrive

1. Inicie uma nova pesquisa
   Dentro do seu caso de eDiscovery, clique na guia Pesquisas e depois em Nova pesquisa.
2. Nomeie a pesquisa
   Insira um nome como “OneDrive do Usuário – Todos os Arquivos” e clique em Avançar.
3. Especifique os locais
   Na página “Locais”, alterne Caixas de correio do Exchange e Sites do SharePoint para Ativado. Em “Sites do SharePoint”, clique em Escolher sites, cole a URL do OneDrive do usuário copiada anteriormente. Clique em Adicionar e depois em Concluído.
4. Defina condições de pesquisa (opcional)
   Na página “Condições”, você pode filtrar por palavras-chave, intervalo de datas ou tipo de arquivo. Por exemplo, para encontrar todos os documentos modificados nos últimos 90 dias, adicione uma condição: Data (última modificação) – Nos últimos 90 dias. Clique em Avançar.
5. Revise e envie
   Revise as configurações da pesquisa e clique em Enviar. A pesquisa será executada e exibirá os resultados na guia Pesquisas.

Etapa 4: Colocar uma Retenção Legal nos Arquivos

1. Vá para a guia Retenções
   No seu caso de eDiscovery, clique na guia Retenções e depois em Criar.
2. Nomeie a retenção
   Insira um nome como “OneDrive do Usuário – Retenção Legal” e clique em Avançar.
3. Selecione os mesmos locais
   Na página “Locais”, alterne Caixas de correio do Exchange e Sites do SharePoint para Ativado. Em “Sites do SharePoint”, clique em Escolher sites, cole a URL do OneDrive do usuário e clique em Adicionar. Clique em Concluído.
4. Defina a duração da retenção
   Na página “Condições”, você pode opcionalmente definir um intervalo de datas. Se quiser reter todo o conteúdo por tempo indeterminado, deixe os campos de data em branco. Clique em Avançar e depois em Enviar. A retenção impede que os arquivos sejam excluídos ou modificados até que a retenção seja liberada.

Etapa 5: Exportar os Arquivos do OneDrive

1. Abra os resultados da pesquisa
   Na guia Pesquisas, clique na pesquisa que você criou. No painel de detalhes da pesquisa, clique em Exportar.
2. Escolha as configurações de exportação
   Selecione o formato de exportação. Para revisões de conformidade, escolha Todos os itens em uma pasta não compactada para obter formatos de arquivo nativos (ex.: .docx, .xlsx). Clique em Avançar.
3. Inicie a exportação
   Clique em Exportar. O sistema preparará os arquivos. Isso pode levar vários minutos, dependendo da quantidade e do tamanho dos arquivos.
4. Baixe a exportação
   Quando a exportação estiver pronta, clique em Baixar resultados. Um arquivo .zip contendo uma estrutura de pastas com os arquivos e um manifesto results.csv será baixado. Extraia os arquivos para um local seguro para revisão.

Problemas Comuns ao Preparar Arquivos do OneDrive para Revisão de Conformidade

A URL do OneDrive não aparece no centro de administração

Isso pode acontecer se o usuário nunca fez login no OneDrive ou se a licença não inclui o OneDrive. Para corrigir, peça ao usuário para acessar portal.office.com e clicar no ícone do aplicativo OneDrive. Se o usuário tiver licença, o site será provisionado em alguns minutos. Depois disso, a URL aparecerá no centro de administração.

A pesquisa do eDiscovery retorna zero resultados

Verifique se a URL do OneDrive inserida está correta. O formato da URL diferencia maiúsculas de minúsculas. Verifique também se o usuário tem arquivos armazenados em seu OneDrive, e não apenas arquivos compartilhados de outros sites. Se o usuário não tiver enviado nenhum arquivo, a pesquisa retornará zero resultados. Use uma consulta de pesquisa mais ampla, sem condições, para confirmar se o site está acessível.

A retenção legal falha ao ser aplicada

A função de Gerente de eDiscovery deve estar atribuída a você. Além disso, o site do OneDrive do usuário deve estar indexado. Se a indexação estiver incompleta, a retenção pode não se aplicar a todos os arquivos. Aguarde 24 horas após o primeiro login do usuário no OneDrive para que a indexação seja concluída. Você também pode verificar o status de rastreamento do site no centro de administração do SharePoint em Mais recursos > Pesquisa > Log de rastreamento.

Métodos de Preparação de Arquivos do OneDrive: Manual vs Automatizado

Item	Caso de eDiscovery Manual	Política de Retenção Automatizada
Esforço de configuração	Requer criar um caso, pesquisa e retenção por usuário	Criação única de política para todos os usuários
Escopo	Usuários e intervalos de datas específicos	Todos os sites do OneDrive no locatário
Flexibilidade	Alta – pode segmentar arquivos exatos	Baixa – aplica-se a todo o conteúdo
Formato de exportação	Arquivos nativos com metadados	Não se aplica – a retenção apenas preserva
Melhor para	Descoberta legal ad-hoc ou auditorias	Conformidade contínua para evitar exclusão

Agora você pode preparar arquivos do OneDrive para uma revisão de conformidade usando casos de eDiscovery, retenções e exportações. Comece verificando a URL do OneDrive do usuário e criando uma pesquisa direcionada. Para conformidade contínua, considere configurar uma política de retenção no portal de conformidade do Microsoft Purview em Políticas > Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção para preservar automaticamente todos os arquivos do OneDrive. Uma dica prática: use o botão Copiar para área de transferência nos resultados da pesquisa do eDiscovery para compartilhar rapidamente uma lista de caminhos de arquivos com a equipe de revisão.