OneDrive for Business: Acesso Negado ao OneDrive de Ex-Funcionário para Transferência ao RH – Guia de Correção

Quando um ex-funcionário sai da organização, o OneDrive for Business deve ficar acessível ao RH ou TI para uma transferência adequada. Em vez disso, você vê um erro de acesso negado ao tentar abrir o site do OneDrive do ex-funcionário. Isso acontece porque as políticas de retenção, permissões de site e funções de administrador não concedem acesso automaticamente aos dados após a conta do usuário ser desabilitada ou excluída. Este artigo explica por que o erro de acesso negado ocorre e fornece um guia passo a passo para recuperar os arquivos do OneDrive do ex-funcionário para que o RH possa concluir a transferência.

Por que o OneDrive do Ex-Funcionário Mostra Acesso Negado

O OneDrive for Business é um conjunto de sites pessoal vinculado à conta do usuário no Microsoft 365. Quando um usuário sai da organização, a equipe de TI normalmente desabilita ou exclui a conta do usuário. Desabilitar a conta remove a licença do usuário e bloqueia o login, mas o site do OneDrive permanece por um período de retenção. Excluir a conta remove o objeto do usuário do Azure Active Directory, o que quebra a herança de permissões para qualquer pessoa que não tenha recebido acesso explicitamente.

Por padrão, apenas o proprietário do site (o ex-funcionário) tem controle total sobre o OneDrive. Administradores globais e administradores do SharePoint não têm acesso automático ao OneDrive de todos os usuários. Sem a delegação explícita de administrador do conjunto de sites, qualquer tentativa de abrir a URL do site exibirá uma mensagem de acesso negado.

O Microsoft 365 oferece um período de carência de 30 dias após a exclusão da conta do usuário durante o qual um administrador global pode restaurar o acesso. Após 93 dias da exclusão da conta, o site do OneDrive é excluído permanentemente. Para transferências do RH, você deve agir dentro dessas janelas de retenção.

Etapas para Conceder Acesso ao RH ao OneDrive de um Ex-Funcionário

Siga estas etapas em ordem. Se o primeiro método falhar, prossiga para o próximo.

Método 1: Usar a Ferramenta Acessar o OneDrive do Ex-Funcionário no Centro de Administração

1. Faça login no centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador global.
2. Navegue até Configuração > Migração de dados
   No menu de navegação à esquerda, selecione Configuração, depois role até Migração de dados e clique em Exibir.
3. Clique em Acessar o OneDrive do ex-funcionário
   Encontre o link chamado Acessar documentos do OneDrive de ex-funcionário e clique nele. Isso abre um painel que lista os ex-funcionários.
4. Digite o nome ou e-mail do ex-funcionário
   Digite o nome ou endereço de e-mail do ex-funcionário. Selecione o usuário correto nos resultados da pesquisa.
5. Escolha um usuário para conceder acesso
   Digite o endereço de e-mail do representante do RH ou do funcionário de TI que precisa de acesso. Essa pessoa se tornará um administrador do conjunto de sites no OneDrive.
6. Clique em Conceder acesso
   O sistema envia uma notificação por e-mail ao usuário designado com um link para o OneDrive. O acesso dura 30 dias.

Método 2: Definir um Novo Administrador do Conjunto de Sites pelo Centro de Administração do SharePoint

Use este método se a ferramenta do centro de administração não estiver disponível ou se a conta do ex-funcionário foi excluída há mais de 30 dias, mas dentro de 93 dias.

1. Faça login no centro de administração do SharePoint
   Acesse admin.microsoft.com/SharePoint e faça login com uma conta de administrador global ou administrador do SharePoint.
2. Abra Mais recursos > Perfis de usuário
   No menu de navegação à esquerda, clique em Mais recursos. Em Perfis de usuário, clique em Abrir.
3. Clique em Gerenciar perfis de usuário
   Na página Perfis de usuário, clique em Gerenciar perfis de usuário na seção Pessoas.
4. Encontre o perfil do ex-funcionário
   Na caixa de pesquisa, digite o nome ou e-mail do ex-funcionário. Clique em Localizar.
5. Abra o perfil e defina um novo administrador do conjunto de sites
   Clique no nome do usuário. Na página do perfil, clique em Configurações e depois em Definir administrador do conjunto de sites. Digite o e-mail do usuário do RH e clique em OK.
6. Notifique o usuário do RH
   Envie ao usuário do RH a URL direta do OneDrive do ex-funcionário. O formato da URL é https://-my.sharepoint.com/personal/__com. O usuário do RH agora terá acesso de administrador do conjunto de sites.

Método 3: Restaurar um Site do OneDrive Excluído

Se o site do OneDrive foi excluído nos últimos 93 dias, você pode restaurá-lo pelo centro de administração do SharePoint.

1. Acesse Centro de administração do SharePoint > Sites > Sites excluídos
   Clique em Sites no menu de navegação à esquerda e depois selecione a guia Sites excluídos.
2. Encontre o site do OneDrive do ex-funcionário
   Procure um site com o título OneDrive e o nome do ex-funcionário. A URL contém -my.sharepoint.com.
3. Clique em Restaurar
   Selecione o site e clique em Restaurar. O site se torna ativo novamente em minutos.
4. Conceda acesso usando o Método 1 ou 2
   Após a restauração, use a ferramenta Acessar o OneDrive do ex-funcionário ou defina um novo administrador do conjunto de sites para dar acesso ao RH.

Se o OneDrive Ainda Mostrar Acesso Negado Após a Correção Principal

A Conta do Ex-Funcionário Foi Excluída Permanentemente

Se a conta do usuário foi excluída há mais de 93 dias, o site do OneDrive foi excluído permanentemente. Nenhum método de recuperação funciona. Para evitar isso no futuro, defina uma política de retenção no centro de conformidade do Microsoft 365 que mantenha os dados do OneDrive por um período maior. Acesse Centro de conformidade > Governança de informações > Políticas de retenção e crie uma política para conteúdo do OneDrive.

O Usuário do RH Ainda Recebe Acesso Negado Após Ser Adicionado como Administrador do Conjunto de Sites

O usuário do RH deve sair de todos os serviços do Microsoft 365 e fazer login novamente. O cache do navegador pode causar permissões desatualizadas. Limpe o cache do navegador ou use uma janela InPrivate ou anônima. Se o problema persistir, verifique se a conta do usuário do RH tem uma licença do SharePoint atribuída. Sem uma licença, o usuário não pode acessar nenhum site do SharePoint ou OneDrive.

A URL do OneDrive Retorna Erro 404 ou Site Não Encontrado

O site do OneDrive do ex-funcionário pode ter sido renomeado ou movido. Verifique a URL exata acessando Centro de administração do Microsoft 365 > Usuários > Usuários ativos, selecionando o ex-funcionário e procurando na guia OneDrive. A URL correta está listada lá. Se a conta do usuário foi excluída, use o centro de administração do SharePoint > Sites > Sites ativos e pesquise pelo nome do usuário.

Item	Ferramenta Acessar Ex-Funcionário	Administrador Manual do Conjunto de Sites
Função de administrador necessária	Administrador global	Administrador global ou administrador do SharePoint
Funciona com contas excluídas	Sim, dentro de 30 dias da exclusão	Sim, dentro de 93 dias da exclusão
Duração do acesso	30 dias, revogado automaticamente	Permanente até ser removido
Interface do usuário	Assistente guiado no centro de administração	Perfis de usuário no centro de administração do SharePoint
Notificação por e-mail ao RH	Automática	Manual

Agora você pode conceder acesso ao RH ao OneDrive de um ex-funcionário usando a ferramenta Acessar o OneDrive do ex-funcionário ou definindo manualmente um administrador do conjunto de sites. Em seguida, verifique se sua organização tem uma política de retenção para dados do OneDrive configurada para pelo menos 93 dias. Como dica avançada, use o PowerShell com o módulo SharePoint PnP para conceder acesso de administrador do conjunto de sites em massa a vários sites do OneDrive de ex-funcionários de uma só vez, executando o comando Set-PnPTenantSite -Url -Owner .