Como Usar o Copilot no Outlook para Encontrar Itens de Ação em Tópicos de E-mail

Você recebe dezenas de e-mails diariamente, e muitos contêm tarefas enterradas em longos tópicos. Escanear manualmente cada mensagem para encontrar o que precisa fazer perde tempo e arrisca perder solicitações importantes. O Copilot no Outlook pode ler um tópico de e-mail inteiro e resumir os itens de ação atribuídos a você ou a outros. Este artigo explica como usar o Copilot para extrair itens de ação de qualquer tópico de e-mail no Outlook.

Como o Copilot Identifica Itens de Ação no Outlook

O Copilot usa o Microsoft Graph para ler o conteúdo dos tópicos de e-mail que você seleciona. Ele analisa o texto em busca de linguagem que indique uma solicitação, prazo ou atribuição. Frases como “por favor, envie”, “até sexta-feira”, “você pode revisar” e “me avise” são sinalizadas como possíveis itens de ação. O Copilot então agrupa esses itens por responsável e data.

Antes de usar esse recurso, você precisa de uma licença ativa do Microsoft 365 Copilot. Seu administrador também deve habilitar o Copilot no Outlook através do centro de administração do Microsoft 365 em Configurações > Configurações da organização > Copilot. O recurso funciona no Outlook na web, no novo Outlook para Windows e no aplicativo de desktop do Outlook incluído no Microsoft 365.

Passos para Encontrar Itens de Ação em um Tópico de E-mail

Siga estes passos para extrair itens de ação de qualquer tópico de e-mail no Outlook.

1. Abra o tópico de e-mail
   Clique duas vezes no tópico de e-mail na sua caixa de entrada para abri-lo em uma janela separada. O Copilot funciona melhor em tópicos com pelo menos três mensagens. E-mails únicos podem não ter contexto suficiente para detecção de itens de ação.
2. Abra o painel do Copilot
   Na guia Início da faixa de opções, clique no ícone do Copilot. O painel do Copilot abre no lado direito da janela. Se você não vir o ícone, verifique se sua licença do Microsoft 365 Copilot está ativa.
3. Clique em Resumir
   No painel do Copilot, clique no botão Resumir. O Copilot lê o tópico e exibe um resumo. O resumo inclui uma seção chamada “Itens de ação” com marcadores para cada tarefa encontrada.
4. Revise os itens de ação
   Role o resumo. Cada item de ação mostra a descrição da tarefa, a pessoa designada e o prazo, se mencionado. Clique em qualquer item para abrir o e-mail específico onde a tarefa foi solicitada.
5. Use a caixa de composição para consultas personalizadas
   No painel do Copilot, digite “Mostrar itens de ação para mim” ou “Listar todas as tarefas deste tópico” na caixa de composição na parte inferior. Pressione Enter. O Copilot retorna uma lista refinada filtrada para sua solicitação específica.

Usando o Chat do Copilot para Encontrar Itens de Ação sem Abrir um Tópico

Você também pode usar o Chat do Copilot no Outlook para pesquisar itens de ação em vários tópicos. Esse método é mais rápido quando você precisa de uma visão consolidada de todas as tarefas pendentes.

1. Abra o Chat do Copilot
   No Outlook, clique no ícone do Copilot no canto superior direito da janela. O painel do Chat do Copilot abre.
2. Digite uma consulta com @mention
   Digite “@thread mostre itens de ação dos meus últimos 10 tópicos de e-mail” ou “@thread liste todas as tarefas atribuídas a mim esta semana”. A palavra-chave @thread instrui o Copilot a pesquisar na caixa de correio atual.
3. Revise os resultados
   O Copilot exibe uma lista de itens de ação. Cada item inclui o assunto do tópico e um link para abri-lo. Clique no link para ver o contexto original do e-mail.
4. Refine a consulta
   Se a lista for muito longa, adicione filtros. Por exemplo, digite “@thread itens de ação com prazo antes da próxima sexta-feira”. O Copilot restringe os resultados com base na data.

Erros Comuns e Limitações

O Copilot não encontra itens de ação em tópicos curtos

O Copilot precisa de pelo menos três mensagens em um tópico para detectar itens de ação de forma confiável. Para tópicos com apenas uma ou duas mensagens, use a caixa de composição e digite “Quais tarefas são mencionadas neste e-mail?” O Copilot ainda tentará encontrar itens de ação, mas os resultados podem estar incompletos.

Itens de ação não são atribuídos a ninguém

Se o tópico usar linguagem vaga como “precisamos atualizar o relatório”, o Copilot não consegue determinar quem é o responsável. Para melhorar os resultados, responda ao tópico com uma atribuição clara. Por exemplo, “João atualizará o relatório até quinta-feira.” O Copilot então atribuirá o item de ação a João.

O Copilot não retorna nenhum item de ação

Isso geralmente acontece quando o tópico não contém solicitações ou prazos explícitos. Verifique se o tópico inclui frases como “por favor, faça”, “envie-me” ou “complete isto”. Caso contrário, o Copilot não gerará itens de ação. Você ainda pode usar a função Resumir para obter um resumo geral do tópico.

O Copilot mostra itens de ação da pessoa errada

O Copilot pode interpretar mal pronomes. Uma mensagem dizendo “Ele precisa aprovar o orçamento” pode ser atribuída ao remetente em vez da pessoa mencionada. Para corrigir isso, use uma consulta mais específica como “Mostrar itens de ação atribuídos a Sarah” para substituir a atribuição automática.

Copilot no Outlook vs Pesquisa Manual: Principais Diferenças

Item	Copilot no Outlook	Pesquisa Manual
Tempo para encontrar tarefas em um tópico de 10 mensagens	5 a 10 segundos	2 a 5 minutos
Precisão para tarefas atribuídas	Alta quando linguagem clara é usada	Depende da capacidade de varredura do usuário
Capacidade de filtrar por data	Sim, com consultas em linguagem natural	Não, requer leitura manual
Funciona em vários tópicos	Sim, com consultas @thread	Não, abra cada tópico separadamente
Requer licença do Copilot	Sim	Não

O Copilot economiza tempo quando você precisa processar vários tópicos rapidamente. A pesquisa manual continua disponível para usuários sem licença do Copilot, mas não oferece a mesma velocidade ou capacidade de filtragem.

Agora você pode usar o Copilot no Outlook para extrair itens de ação de tópicos de e-mail em segundos. Comece abrindo um tópico e usando o botão Resumir. Para uma visão mais ampla, use o Chat do Copilot com consultas @thread para encontrar tarefas em toda a sua caixa de entrada. Tente combinar a função Resumir com consultas personalizadas para filtrar itens de ação por pessoa ou prazo. Essa abordagem reduz o tempo gasto gerenciando tarefas de e-mail em mais da metade.