Como Configurar Permissões de Biblioteca de Documentos do Word

Ao trabalhar com uma biblioteca de documentos do Word no SharePoint ou OneDrive, você precisa controlar quem pode visualizar, editar ou excluir arquivos. Sem permissões adequadas, membros da equipe podem sobrescrever o trabalho uns dos outros ou acessar informações confidenciais. Este artigo explica como configurar permissões de biblioteca de documentos para arquivos Word em ambientes Microsoft 365. Você aprenderá as etapas exatas para definir níveis de acesso, gerenciar links de compartilhamento e evitar erros comuns de permissão.

Entendendo as Permissões de Biblioteca de Documentos para Arquivos Word

Uma biblioteca de documentos no SharePoint ou OneDrive armazena e organiza arquivos Word. As permissões determinam o que cada usuário pode fazer com esses arquivos. Por padrão, a biblioteca herda as permissões do site pai. Isso significa que usuários com acesso ao site também podem acessar a biblioteca, a menos que você altere as configurações.

Existem três níveis principais de permissão para uma biblioteca de documentos: Controle Total, Edição e Leitura. O Controle Total permite que os usuários gerenciem permissões, excluam arquivos e alterem as configurações da biblioteca. A Edição permite adicionar, editar e excluir arquivos Word. A Leitura permite apenas visualizar e baixar arquivos. Você também pode criar níveis de permissão personalizados se os padrões não atenderem ao seu fluxo de trabalho.

Antes de alterar as permissões, você precisa ter acesso de Controle Total à biblioteca ou ao site pai. Proprietários do site, administradores da coleção de sites e usuários com permissão de Controle Total na biblioteca podem modificar as permissões. Se você não conseguir ver as opções de permissão, entre em contato com o administrador do Microsoft 365.

Etapas para Configurar Permissões para uma Biblioteca de Documentos do Word

Siga estas etapas para configurar permissões para uma biblioteca de documentos que contém arquivos Word. O processo é o mesmo para SharePoint Online e OneDrive for work or school.

Método 1: Conceder Acesso a uma Biblioteca de Documentos Usando o Botão Compartilhar

1. Abra a biblioteca de documentos
   Navegue até o site do SharePoint ou pasta do OneDrive que contém a biblioteca de documentos do Word. Clique no nome da biblioteca no painel de navegação esquerdo.
2. Clique no botão Compartilhar
   Na barra de ferramentas superior, clique em Compartilhar. Um painel será aberto no lado direito da tela.
3. Insira nomes de usuário ou endereços de e-mail
   Digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas para quem você deseja conceder acesso. Você também pode inserir o nome de um grupo do Microsoft 365.
4. Defina o nível de permissão
   Abaixo do campo de nome, clique no menu suspenso que mostra Pode editar por padrão. Selecione Pode visualizar para acesso somente leitura ou mantenha Pode editar para acesso de edição. Clique em Adicionar.
5. Envie um convite (opcional)
   Marque a caixa Enviar convite por e-mail se quiser notificar os usuários. Clique em Compartilhar para aplicar as permissões.

Método 2: Alterar Permissões da Biblioteca por meio das Configurações da Biblioteca

1. Acesse as Configurações da Biblioteca
   Na biblioteca de documentos, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca. Se você estiver em uma página moderna do SharePoint, clique no menu suspenso Configurações na barra de ferramentas e escolha Configurações da biblioteca.
2. Clique em Permissões para esta biblioteca de documentos
   Na seção Permissões e Gerenciamento, clique em Permissões para esta biblioteca de documentos. As configurações de permissão atuais serão exibidas.
3. Interrompa a herança de permissões
   Na faixa de opções, clique em Interromper Herança de Permissões. Uma caixa de diálogo de confirmação será exibida. Clique em OK. A biblioteca agora terá permissões exclusivas.
4. Remova usuários ou grupos indesejados
   Marque as caixas de seleção ao lado dos usuários ou grupos que não devem ter acesso a esta biblioteca. Clique em Remover Permissões de Usuário e confirme.
5. Conceda permissões a usuários ou grupos específicos
   Clique em Conceder Permissões. Insira os nomes ou endereços de e-mail. Escolha um nível de permissão: Controle Total, Edição ou Leitura. Clique em Compartilhar para aplicar.

Método 3: Configurar Permissões Exclusivas para Arquivos Word Individuais

Você também pode definir permissões em um único arquivo Word dentro de uma biblioteca. Isso é útil quando um documento específico não deve ser compartilhado com todos que têm acesso à biblioteca.

1. Selecione o arquivo Word
   Na biblioteca de documentos, passe o mouse sobre o arquivo Word e clique na caixa de seleção que aparece no lado esquerdo do nome do arquivo.
2. Clique no botão Compartilhar
   Na barra de ferramentas, clique em Compartilhar. O painel de compartilhamento será aberto.
3. Escolha pessoas específicas
   Insira os nomes das pessoas para quem você deseja dar acesso. Por padrão, o tipo de link é Pessoas que você especificar. Defina o nível de permissão como Pode visualizar ou Pode editar.
4. Aplique as permissões
   Clique em Aplicar. O arquivo agora terá suas próprias configurações de permissão que substituem os padrões da biblioteca para esses usuários específicos.

Problemas Comuns de Permissão e Como Evitá-los

Usuários Não Conseguem Editar Arquivos Word Mesmo com Permissão de Edição

Se um usuário tem permissão de Edição na biblioteca, mas não consegue salvar alterações em um arquivo Word, o arquivo pode estar com check-out feito por outro usuário. Peça ao usuário que fez o check-out do arquivo para fazer o check-in. Você também pode forçar um check-in da biblioteca selecionando o arquivo e clicando nas reticências (…) e depois em Fazer Check-in. Outra causa é que o arquivo está aberto no Word Online com outra pessoa editando. O Word Online permite apenas um editor por vez para o mesmo arquivo.

Alterações de Permissão Não Entram em Vigor Imediatamente

As permissões do SharePoint podem levar até 15 minutos para serem propagadas em todos os servidores. Se você alterar as permissões e os usuários ainda virem o acesso antigo, aguarde alguns minutos e atualize a página. Limpar o cache do navegador também pode ajudar. Para alterações urgentes, peça ao administrador da coleção de sites para executar uma sincronização de permissões no centro de administração do SharePoint.

Quebrar a Herança Acidentalmente na Biblioteca Errada

Depois de interromper a herança de permissões, você não pode reverter automaticamente para as permissões do site pai. Você deve adicionar manualmente os usuários ou grupos novamente. Para evitar isso, sempre verifique o status de herança de permissões atual antes de fazer alterações. Vá para Configurações da Biblioteca > Permissões para esta biblioteca de documentos. Se a faixa de opções mostrar Interromper Herança de Permissões, a herança está ativa. Se mostrar Herança de Permissões, a biblioteca já possui permissões exclusivas.

Permissões de Biblioteca do SharePoint vs Permissões de Pasta do OneDrive

Item	Biblioteca de Documentos do SharePoint	OneDrive for Work or School
Herança	Herda do site pai por padrão	Herda da pasta raiz do OneDrive
Níveis de permissão	Controle Total, Edição, Leitura, Contribuição, Design	Pode editar, Pode visualizar
Permissões exclusivas em subpastas	Sim, pode quebrar herança em subpastas	Sim, pode definir permissões exclusivas em subpastas
Tipos de link de compartilhamento	Qualquer pessoa, Pessoas na organização, Pessoas específicas	Apenas pessoas específicas
Substituição por administrador	Administrador da coleção de sites pode substituir permissões	Administrador global ou do SharePoint pode substituir

Após configurar as permissões, teste o acesso entrando como um usuário que deve ter apenas acesso de Leitura. Abra um arquivo Word e verifique se o botão Editar está desabilitado. Em seguida, entre como um editor e confirme que você pode fazer e salvar alterações. Se precisar conceder acesso temporário a um contratante, use o botão Compartilhar com uma data de expiração. Esse recurso está disponível no SharePoint Online e no OneDrive for work or school. Vá para Compartilhar > Configurações do link > Expiração e defina uma data. O link deixará de funcionar após essa data, removendo o acesso automaticamente.