Como Usar o Copilot no Outlook com Políticas de Retenção em Itens da Caixa de Entrada

Você quer usar o Copilot no Outlook para resumir, redigir ou analisar mensagens da sua caixa de entrada, mas sua organização aplica políticas de retenção que excluem ou arquivam itens automaticamente após um período. As políticas de retenção podem remover mensagens antes que o Copilot as processe, causando resultados incompletos ou erros. Este artigo explica como as políticas de retenção interagem com o Copilot no Outlook e fornece etapas para configurar ambas as ferramentas para que funcionem juntas sem perda de dados ou problemas de acesso.

Como as Políticas de Retenção Afetam o Copilot no Outlook

As políticas de retenção no Microsoft 365 são regras que excluem, arquivam ou rotulam mensagens de e-mail após um período especificado. Essas políticas são definidas pelo administrador de TI por meio da central de conformidade do Microsoft 365. Quando uma política de retenção exclui um e-mail antes que o Copilot o indexe ou processe, o Copilot não pode retornar essa mensagem em suas respostas. Isso pode resultar em resumos incompletos, anexos ausentes ou erros ao pedir ao Copilot para encontrar informações de uma conversa específica.

O Copilot no Outlook funciona examinando as mensagens atualmente em sua caixa de entrada e outras pastas selecionadas. Ele usa o índice do Microsoft Graph para localizar conteúdo. Se uma política de retenção moveu uma mensagem para a pasta Itens Excluídos ou a removeu permanentemente, o Copilot não pode acessar esses dados. O principal desafio é o tempo: as políticas de retenção são executadas em um agendamento, e as consultas do Copilot são em tempo real. Para evitar conflitos, você deve alinhar os agendamentos de retenção com o ciclo de indexação do Copilot ou arquivar mensagens antes que sejam excluídas.

Tipos de Políticas de Retenção e Seu Impacto

Existem dois tipos principais de políticas de retenção: somente exclusão e arquivar-depois-excluir. As políticas somente exclusão removem mensagens permanentemente após um número definido de dias. Essas representam o maior risco, pois uma vez que a mensagem é excluída, o Copilot não pode recuperá-la. As políticas de arquivar-depois-excluir movem mensagens para uma caixa de correio de arquivo morto antes da exclusão. O Copilot ainda pode acessar mensagens arquivadas se a caixa de correio de arquivo morto estiver incluída na licença do Exchange Online do usuário e a pasta de arquivo morto estiver indexada.

Requisitos de Acesso a Dados do Copilot

O Copilot exige que as mensagens estejam presentes na caixa de correio do usuário ou no arquivo morto no momento da consulta. O índice do Microsoft Graph é atualizado a cada poucos minutos, mas as exclusões das políticas de retenção ocorrem em um agendamento em lote que pode levar horas ou dias. Para garantir que o Copilot veja todas as mensagens relevantes, você deve estender o período de retenção ou usar um fluxo do Power Automate para copiar mensagens para uma pasta separada antes que a política de retenção as exclua.

Etapas para Configurar Políticas de Retenção para Compatibilidade com o Copilot

Siga estas etapas para ajustar as políticas de retenção para que o Copilot possa acessar seus itens da caixa de entrada sem perda de dados.

1. Abra a central de conformidade do Microsoft 365
   Acesse https://compliance.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha permissões de Administrador de Conformidade ou Administrador do Exchange Online.
2. Navegue até políticas de retenção
   No painel de navegação esquerdo, selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Microsoft 365 > Políticas de retenção. Uma lista de políticas existentes aparece.
3. Selecione a política aplicada à sua caixa de entrada
   Clique no nome da política que rege sua pasta Caixa de Entrada. Se você não tiver certeza de qual política se aplica, verifique com seu administrador de TI.
4. Modifique o período de retenção
   Em Configurações de retenção, altere o Período de retenção para um valor que dê ao Copilot tempo suficiente para indexar mensagens. Por exemplo, defina para 90 dias em vez de 30 dias. Clique em Salvar.
5. Crie um escopo adaptável para excluir pastas processadas pelo Copilot
   Role até Escopos e clique em Adicionar escopo. Escolha Adaptável. Nomeie o escopo como Excluir Pastas do Copilot. Em Consulta, insira: NOT (FolderName eq 'CopilotProcessed'). Isso impede que a política de retenção exclua mensagens em uma pasta que você designar para consultas do Copilot.
6. Aplique o escopo à sua política
   Nas configurações da política, em Locais, selecione E-mail do Exchange e depois escolha Incluído. No menu suspenso, escolha o escopo adaptável que você acabou de criar. Clique em Salvar.
7. Verifique a atualização da política
   Aguarde 24 horas para a política se propagar. Em seguida, envie um e-mail de teste e verifique se ele permanece em sua Caixa de Entrada após o período de retenção original que o teria excluído.

Etapas para Configurar um Fluxo do Power Automate para Arquivar Antes da Exclusão pela Retenção

Se você não puder alterar o período de retenção, use o Power Automate para copiar mensagens para uma pasta separada antes da exclusão.

1. Abra o Power Automate
   Acesse https://make.powerautomate.com e faça login com sua conta corporativa ou de estudante do Microsoft 365.
2. Crie um novo fluxo de nuvem automatizado
   Clique em Criar e depois selecione Fluxo de nuvem automatizado. Nomeie o fluxo como Arquivar Caixa de Entrada Antes da Retenção.
3. Escolha o gatilho
   Pesquise por Quando um novo e-mail chega do conector do Outlook. Selecione-o e clique em Criar.
4. Configure o gatilho
   Defina Pasta como Caixa de Entrada. Opcionalmente, adicione um filtro para arquivar apenas mensagens mais antigas que um certo número de dias.
5. Adicione uma ação para mover o e-mail
   Clique em Nova etapa. Pesquise por Mover e-mail do conector do Outlook. Em Id da mensagem, selecione Id da mensagem na lista de conteúdo dinâmico. Em Pasta de destino, insira Arquivo Morto ou o nome de uma pasta que não esteja sujeita à política de retenção.
6. Salve e teste o fluxo
   Clique em Salvar. Envie um e-mail de teste para sua caixa de entrada e verifique se ele é movido para a pasta de arquivo morto em alguns minutos.

Problemas Comuns ao Usar o Copilot com Políticas de Retenção

O Copilot não retorna resultados para mensagens recentes

Isso ocorre quando a política de retenção exclui mensagens antes que o Copilot as indexe. Para corrigir, certifique-se de que o período de retenção seja maior que o ciclo de indexação do Copilot, que normalmente é de 15 minutos. Defina o período de retenção para pelo menos 24 horas para todos os itens da caixa de entrada.

O Copilot mostra mensagens do arquivo morto, mas não da caixa de entrada

Isso acontece quando a política de retenção já moveu mensagens para o arquivo morto. O Copilot pode ler mensagens arquivadas apenas se a caixa de correio de arquivo morto estiver habilitada e indexada. Verifique se sua licença do Exchange Online inclui uma caixa de correio de arquivo morto. No Outlook na web, vá para Painel do Copilot > Configurações > Fontes de dados e certifique-se de que Caixa de correio de arquivo morto esteja marcada.

A política de retenção ainda exclui mensagens após criar um escopo adaptável

O escopo adaptável pode não se aplicar a todas as pastas. Verifique novamente a sintaxe da consulta do escopo. Use NOT (FolderName eq 'CopilotProcessed') exatamente. Verifique também se a política está aplicada ao local correto. Na central de conformidade, abra a política de retenção e confirme se E-mail do Exchange está listado em Locais e se o escopo adaptável está selecionado.

Item	Política de Reter e Excluir	Política de Arquivar e Excluir
Descrição	Exclui mensagens permanentemente após um período definido	Move mensagens para a caixa de correio de arquivo morto e depois exclui após um segundo período
Acesso do Copilot após exclusão	Sem acesso	Acesso por meio da caixa de correio de arquivo morto se indexada
Período de retenção recomendado	90 dias ou mais	30 dias de arquivamento, 60 dias de exclusão
Melhor para	Ambientes com forte conformidade e regras rígidas de exclusão	Ambientes onde o Copilot precisa de dados históricos

Agora você pode configurar políticas de retenção na central de conformidade do Microsoft 365 para evitar a exclusão de mensagens antes que o Copilot as indexe. Use escopos adaptáveis para excluir pastas específicas da exclusão. Se não puder alterar os períodos de retenção, configure um fluxo do Power Automate para arquivar mensagens automaticamente. Para controle avançado, combine escopos adaptáveis com um fluxo do Power Automate que move mensagens para uma pasta excluída da exclusão. Isso garante que o Copilot possa sempre acessar todo o histórico da sua caixa de entrada.