Um arquivo OST muito grande pode fazer o Outlook ficar lento, travar ou não sincronizar com o servidor Exchange. Este arquivo de dados offline cresce conforme você recebe e-mails e anexos, armazenando uma cópia local da sua caixa de correio. Este guia fornece etapas claras para reduzir o tamanho do arquivo OST e restaurar o desempenho do Outlook.
Principais conclusões: Reduzindo o tamanho do arquivo OST
- Ferramenta de Limpeza da Caixa de Correio: Arquivar itens antigos e excluí-los permanentemente da sua caixa de correio para reduzir o arquivo OST local.
- Configurações do Controle Deslizante de Sincronização: Limita a quantidade de e-mails baixados para o computador, evitando que o OST cresça demais.
- Compactação do Arquivo OST: Recupera espaço não utilizado no arquivo após a exclusão de itens, exigindo uma configuração específica do Outlook.
Por que seu arquivo OST do Outlook cresce descontroladamente
O arquivo OST é o cache local da sua caixa de correio do Microsoft Exchange ou Microsoft 365. Ele permite trabalhar offline e sincronizar as alterações posteriormente. Seu tamanho aumenta a cada e-mail, item de calendário e anexo salvo na sua caixa de correio. Sem gerenciamento, pode chegar a dezenas de gigabytes.
Arquivos grandes tornam o Outlook mais lento porque o programa precisa ler e gravar mais dados no disco rígido. Problemas de desempenho como lentidão, travamentos ou erros de sincronização geralmente começam quando o arquivo OST excede um tamanho saudável. É necessária manutenção regular para mantê-lo gerenciável.
Como o Modo Cache do Exchange afeta o tamanho
O Modo Cache do Exchange é o principal recurso que usa o arquivo OST. O controle deslizante de sincronização nas configurações da sua conta determina o período de cache local. Uma configuração de “Tudo” baixa todo o histórico da sua caixa de correio, o que pode criar um arquivo OST muito grande rapidamente.
Etapas para reduzir o tamanho do arquivo OST do Outlook
Siga estes métodos em ordem para reduzir efetivamente o tamanho do seu OST e melhorar a velocidade do Outlook.
Método 1: Usar a Ferramenta de Limpeza da Caixa de Correio
- Abrir a Ferramenta de Limpeza
No Outlook, vá em Arquivo > Ferramentas > Limpeza da Caixa de Correio. Isso abre uma caixa de diálogo com várias opções de gerenciamento de tamanho. - Visualizar o Tamanho da Caixa de Correio
Clique no botão ‘Exibir Tamanho da Caixa de Correio’. Revise o tamanho de cada pasta, como Caixa de Entrada e Itens Enviados, para identificar as maiores. - Encontrar Itens Antigos ou Grandes
Use as ferramentas ‘Localizar itens mais antigos que’ ou ‘Localizar itens maiores que’. Selecione uma data ou tamanho e clique em Localizar para ver as mensagens correspondentes. - Excluir ou Arquivar Itens
Selecione os itens encontrados e exclua-os. Para armazenamento de longo prazo, mova-os para um arquivo de dados do Outlook local clicando em Arquivar na guia Arquivo. - Esvaziar a Pasta Itens Excluídos
Clique com o botão direito na pasta Itens Excluídos e selecione ‘Esvaziar Pasta’. Isso remove permanentemente os itens e permite que o espaço seja recuperado.
Método 2: Ajustar as Configurações de Sincronização
- Abrir Configurações da Conta
Vá em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta. Selecione sua conta do Exchange ou Microsoft 365 e clique em Alterar. - Alterar o E-mail para Manter Offline
Clique em ‘Mais Configurações’ e vá para a guia Avançado. Encontre o controle deslizante ‘E-mail para manter offline’. - Selecionar um Período Mais Curto
Mova o controle deslizante de ‘Tudo’ para um período mais curto, como 12 meses ou 3 meses. Clique em OK, depois em Avançar e Concluir. - Reiniciar o Outlook
Feche e reabra o Outlook. Ele começará a remover dados mais antigos do arquivo OST local com base na nova configuração.
Método 3: Compactar o Arquivo OST
- Ativar a Compactação Automática
Vá em Arquivo > Opções > Avançado. Em Inicialização e saída do Outlook, marque a caixa ‘Compactar todos os arquivos de dados do Outlook ao fechar o Outlook’. Clique em OK. - Fechar o Outlook para Acionar a Compactação
Saia completamente do Outlook. O processo de compactação é executado em segundo plano e pode levar vários minutos para um arquivo grande. - Verificar o Novo Tamanho do Arquivo
Reabra o Outlook. Para verificar o novo tamanho, vá em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta, selecione a guia Arquivos de Dados e observe o tamanho listado para o seu arquivo OST.
Se o arquivo OST permanecer grande após a limpeza
Outlook ainda mostra arquivo OST grande após exclusão
Itens excluídos são apenas marcados para remoção até que você compacte o arquivo. Certifique-se de que a configuração de compactação automática esteja ativada e que você feche completamente o Outlook. Você também pode localizar e excluir manualmente o arquivo OST enquanto o Outlook está fechado, mas o Outlook baixará um novo na inicialização.
Controle deslizante de sincronização desativado ou indisponível
Isso geralmente significa que o administrador do Exchange definiu uma política. Entre em contato com o departamento de TI para solicitar uma alteração nas configurações de cache da sua caixa de correio ou para aumentar sua cota de caixa de correio no servidor.
Outlook trava ao acessar pastas grandes
Pastas individuais muito grandes podem causar instabilidade. Use a Ferramenta de Limpeza da Caixa de Correio para encontrar itens grandes e movê-los para um arquivo PST local. Isso reduz a carga no cache OST.
Gerenciamento do arquivo OST: abordagens proativa vs. reativa
| Item | Gerenciamento Proativo | Correção Reativa |
|---|---|---|
| Objetivo Principal | Evitar que o OST cresça demais | Reduzir um arquivo já muito grande |
| Ação Principal | Definir o Controle Deslizante de Sincronização para 12 meses ou menos | Executar a Limpeza da Caixa de Correio e compactar o arquivo |
| Esforço do Usuário | Baixo, configuração única | Alto, limpeza e verificação manuais |
| Tempo de Inatividade do Outlook | Nenhum | Possível durante a compactação |
| Melhor Para | Novas contas ou prevenção de problemas futuros | Restaurar o desempenho em uma caixa de correio lenta |
Agora você pode controlar o tamanho do arquivo OST do Outlook usando as ferramentas internas de limpeza e sincronização. Definir o controle deslizante de sincronização para um período mais curto é o método de prevenção de longo prazo mais eficaz. Para gerenciamento avançado, use o recurso AutoArquivar do Outlook para mover automaticamente itens antigos para um arquivo PST separado em uma programação.