Você recebe um convite de reunião, mas sua agenda já está lotada. Precisa recusar, mas ainda quer participar. O Outlook oferece um recurso nativo para sugerir um horário alternativo diretamente da solicitação de reunião. Este artigo explica como usar a função Propor Novo Horário a partir do calendário e da notificação por e-mail.
Principais Conclusões: Propor um Novo Horário de Reunião
- Botão Propor Novo Horário: Envia uma contraproposta formal ao organizador enquanto recusa provisoriamente o convite original.
- Provisório > Propor Novo Horário: Use este método na visualização do calendário para ver sua disponibilidade ao selecionar um novo horário.
- Ctrl+Q (Passos Rápidos): Crie um Passo Rápido personalizado para propor um novo horário e enviar a resposta com um clique.
Entendendo o Recurso Propor Novo Horário
A função Propor Novo Horário faz parte das opções de resposta a reuniões do Outlook. Ao usá-la, o Outlook envia automaticamente uma recusa para o horário original da reunião. Simultaneamente, envia uma nova solicitação de reunião com o horário proposto ao organizador. O organizador recebe ambas as mensagens e pode aceitar o novo horário, o que atualiza automaticamente a reunião para todos os participantes.
Este recurso requer uma conta Microsoft Exchange ou Microsoft 365 para funcionar. Não funciona com contas POP3 ou IMAP. Você também precisa ter a reunião em seu calendário, não apenas na caixa de entrada, para propor um horário pela visualização do calendário. O recurso mostra seus dados de disponibilidade local para ajudar a escolher um horário livre.
Passos para Propor um Novo Horário a Partir de uma Solicitação de Reunião
O método mais direto é a partir do e-mail de convite de reunião na sua caixa de entrada.
- Abra a solicitação de reunião
Clique duas vezes no convite de reunião na caixa de entrada para abri-lo em sua própria janela. - Clique no botão Propor Novo Horário
Na faixa de opções da janela de reunião, localize o grupo Responder. Clique no menu suspenso Propor Novo Horário e selecione Propor Novo Horário. - Selecione um novo horário
Uma janela do assistente de agendamento é aberta. Arraste o bloco da reunião na linha do tempo para o novo horário de início e término desejado. Como alternativa, use os campos de horário na parte inferior para digitar uma nova data e horário. - Envie a proposta
Clique no botão Propor Horário. Um e-mail de resposta é aberto com uma mensagem pré-escrita. Você pode adicionar um comentário e depois clicar em Enviar para despachar sua proposta ao organizador da reunião.
Propondo um Horário Diretamente do Seu Calendário
Se você já aceitou a reunião provisoriamente, pode propor uma alteração pela visualização do calendário.
- Vá para a visualização do Calendário
No Outlook, clique no ícone do Calendário no painel de navegação inferior esquerdo. - Localize a reunião
Encontre e clique uma vez no compromisso da reunião na grade do calendário para selecioná-lo. - Abra o menu Propor Novo Horário
Na guia Calendário da faixa de opções, vá para o grupo Responder. Clique em Provisório e selecione Propor Novo Horário no menu suspenso que aparece. - Escolha e envie o novo horário
Siga os mesmos passos no assistente de agendamento para escolher um novo horário e enviar a proposta.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Botão Propor Novo Horário Desabilitado
Se o botão Propor Novo Horário estiver indisponível, sua conta provavelmente não está usando Microsoft Exchange ou Microsoft 365. Este recurso requer uma caixa de correio baseada em Exchange. Verifique o tipo de conta em Arquivo > Configurações de Conta. Para contas que não são Exchange, você deve recusar a reunião e enviar um novo e-mail ao organizador sugerindo um horário.
Organizador Não Vê Seu Horário Proposto
A proposta é enviada como uma mensagem especial de solicitação de reunião. Se o cliente de e-mail do organizador não for Outlook ou não suportar o recurso, ele pode ver apenas uma descrição em texto. Sempre adicione um comentário claro no corpo do e-mail informando a data e o horário propostos. O organizador pode precisar atualizar manualmente a reunião com base no seu texto.
Propondo Horário para uma Reunião do Teams
Ao propor um novo horário para uma reunião do Microsoft Teams, o link da reunião do Teams permanece anexado ao item do calendário. No entanto, se o organizador aceitar seu novo horário, ele deve verificar se os detalhes da reunião do Teams foram transferidos corretamente para o novo horário. Ocasionalmente, o link pode precisar ser recriado.
Ações de Resposta: Propor Novo Horário vs. Outras Opções
| Ação | Propor Novo Horário | Provisório | Recusar |
|---|---|---|---|
| Status no Calendário | Mostra como recusado, novo horário proposto | Mostra como provisório | Mostra como livre |
| Notificação ao Organizador | Recebe recusa mais uma nova solicitação de reunião | Recebe resposta provisória | Recebe resposta de recusa |
| Melhor Para | Não pode comparecer, mas quer reagendar | Inseguro, aguardando confirmação | Não pode e não vai comparecer |
| Acompanhamento Necessário | Organizador deve aceitar a nova proposta | Você deve depois aceitar ou recusar | Nenhuma ação adicional |
Após propor um novo horário, seu calendário refletirá a reunião original recusada. Agora você pode acompanhar a resposta do organizador na sua caixa de entrada. Para respostas mais rápidas, configure uma regra do Outlook para sinalizar e-mails onde você é o único participante. Considere usar o recurso Enquete de Agendamento no Outlook para reuniões futuras e encontrar o melhor horário para todos antes de enviar o convite inicial.