A Microsoft introduziu rótulos de sensibilidade para eventos de calendário no novo Outlook para Windows. Esses rótulos permitem classificar convites de reunião e compromissos como Público, Interno, Confidencial ou rótulos personalizados definidos pela sua organização. Para usuários do Outlook clássico, os rótulos aparecem como informação somente leitura em eventos criados no novo Outlook. Este artigo explica como os rótulos de sensibilidade em eventos funcionam no novo Outlook e o que os usuários do Outlook clássico veem ao abrir esses eventos rotulados.
Se você usa o Outlook clássico e colabora com colegas que usam o novo Outlook, pode encontrar eventos marcados com uma faixa colorida ou uma etiqueta de sensibilidade. Entender como esses rótulos se comportam nas duas versões ajuda a evitar confusão e interpretar corretamente as restrições da reunião. Este guia aborda a visão geral do recurso, as etapas exatas para aplicar rótulos no novo Outlook e o que o Outlook clássico exibe.
Principais Conclusões: Rótulos de Sensibilidade em Eventos de Calendário no Novo e no Outlook Clássico
- Novo Outlook para Windows: Usuários podem aplicar rótulos de sensibilidade diretamente a eventos de calendário pelo formulário do evento ou pelo botão Sensibilidade na faixa de opções.
- Outlook Clássico: Os rótulos aparecem como uma faixa colorida e um nome de rótulo somente leitura no inspetor de eventos; usuários do clássico não podem alterar o rótulo.
- Rótulos predefinidos: Rótulos como Interno, Confidencial e Público são definidos pelo administrador de TI por meio de políticas de conformidade do Microsoft 365.
Como os Rótulos de Sensibilidade Funcionam em Eventos de Calendário
Os rótulos de sensibilidade são um recurso de conformidade do Microsoft 365 que aplica classificação e proteção ao conteúdo. Originalmente disponíveis apenas para e-mails e documentos, o recurso agora se estende a eventos de calendário no novo Outlook para Windows. Quando você aplica um rótulo a um evento, ele define o nível de sensibilidade do evento e pode impor restrições como impedir o encaminhamento ou limitar quem pode ver os detalhes do evento.
Os rótulos são definidos pelo administrador de TI da sua organização no portal de conformidade do Microsoft 365 Purview. Rótulos comuns incluem Público, Interno, Confidencial e Altamente Confidencial. Cada rótulo pode ter marcações associadas, como cabeçalho, rodapé ou marca d’água, que aparecem na descrição do evento quando visualizado no Outlook clássico.
No novo Outlook, o rótulo fica visível no formulário do evento como uma barra colorida na parte superior da janela de convite de reunião ou compromisso. O nome e a cor do rótulo são determinados pela política de rótulos. Ao enviar um convite de reunião com um rótulo de sensibilidade, o rótulo acompanha o evento e é armazenado no item de calendário do Exchange.
Pré-requisitos para Usar Rótulos de Sensibilidade em Eventos
Antes de usar rótulos de sensibilidade em eventos de calendário, sua organização deve ter licenças Microsoft 365 E3 ou E5 que incluam o Microsoft Purview Information Protection. O administrador de TI deve publicar rótulos de sensibilidade habilitados para itens de calendário. No novo Outlook para Windows, o recurso está disponível na versão 1.2024.1.1000 ou posterior. O Outlook clássico não oferece suporte à aplicação de rótulos em eventos, mas pode exibir rótulos aplicados pelo novo Outlook.
Passos para Aplicar um Rótulo de Sensibilidade a um Evento no Novo Outlook
Siga estas etapas para rotular um evento de calendário no novo Outlook para Windows. Você pode aplicar o rótulo ao criar um novo evento ou editar um evento existente.
- Abra o novo Outlook e vá para Calendário
Clique no ícone de Calendário no painel de navegação esquerdo. Se estiver na visualização de e-mail, mude para Calendário pressionando Ctrl+2. - Crie ou abra um evento
Clique duas vezes em um horário para criar um novo compromisso ou clique em Novo Evento na faixa de opções. Para rotular um evento existente, clique duas vezes nele para abrir a janela do evento. - Localize o botão Sensibilidade
Na faixa de opções do formulário do evento, procure o botão Sensibilidade. Ele pode aparecer como um ícone de escudo ou uma barra colorida com o nome do rótulo atual. Se não encontrar o botão, clique nos três pontos (Mais comandos) no lado direito da faixa de opções e selecione Sensibilidade. - Selecione um rótulo no menu suspenso
Clique no botão Sensibilidade. Um menu suspenso mostra todos os rótulos disponíveis para você. Clique em um rótulo como Interno ou Confidencial. O formulário do evento exibe imediatamente a cor e o nome do rótulo na parte superior da janela. - Salve ou envie o evento
Clique em Salvar para um compromisso ou em Enviar para um convite de reunião. O rótulo agora está anexado ao evento. Os destinatários que usam o novo Outlook veem o rótulo em seus calendários. Os destinatários que usam o Outlook clássico veem uma faixa de rótulo somente leitura.
O que os Usuários do Outlook Clássico Veem ao Abrir um Evento Rotulado
Quando um usuário do Outlook clássico abre um evento de calendário criado com um rótulo de sensibilidade no novo Outlook, o rótulo aparece como uma faixa colorida na parte superior da janela do inspetor de eventos. A faixa exibe o nome do rótulo, como Interno ou Confidencial, e a cor do rótulo. A faixa é somente leitura; usuários do Outlook clássico não podem alterar ou remover o rótulo.
No corpo do evento, quaisquer marcações definidas pela política de rótulos, como cabeçalho ou rodapé, são inseridas automaticamente. Por exemplo, um rótulo Confidencial pode adicionar o texto “Confidencial – Não Encaminhar” no topo da descrição do evento. Usuários do Outlook clássico veem essas marcações como texto simples no corpo do evento.
O Outlook clássico não exibe o botão Sensibilidade nem controles de edição de rótulo. As informações do rótulo são armazenadas nas propriedades internas do item de calendário, e o Outlook clássico as lê apenas para exibição. Se um usuário do Outlook clássico editar o evento e salvá-lo, o rótulo permanece intacto, desde que o usuário não remova o rótulo por outros meios.
Usuário do Outlook Clássico Edita um Evento Rotulado
Se um usuário do Outlook clássico abrir um evento rotulado e fizer alterações no assunto, local ou corpo, o rótulo é preservado ao salvar o evento. O rótulo faz parte dos metadados do item e não é afetado por edições típicas. No entanto, se o usuário do Outlook clássico usar as funções “Remover” ou “Limpar” que excluem propriedades do item, o rótulo pode ser perdido. Na prática, edições padrão não removem o rótulo.
Problemas Comuns e Limitações ao Usar Rótulos de Sensibilidade entre Versões do Outlook
Rótulo Não Aparece no Outlook Clássico
Se um usuário do Outlook clássico não vir a faixa colorida ou o nome do rótulo, o evento pode ter sido criado sem rótulo, ou a política de rótulos pode não estar aplicada a itens de calendário. Verifique se o evento foi criado no novo Outlook com um rótulo. Confirme também se o usuário do Outlook clássico tem as atualizações mais recentes instaladas. O Outlook clássico versão 2019 ou posterior exibe a faixa. Versões mais antigas podem não oferecer suporte a esse recurso.
Cor do Rótulo Ausente no Outlook Clássico
A faixa colorida no Outlook clássico depende da configuração de cor do rótulo no portal de conformidade. Se o rótulo estiver configurado sem cor, o Outlook clássico exibe o nome do rótulo em uma faixa cinza padrão. Para corrigir, um administrador pode atribuir uma cor ao rótulo no portal Microsoft 365 Purview, em Configurações de rótulo.
Encaminhamento de Reunião Bloqueado, mas Outlook Clássico Permite
Alguns rótulos de sensibilidade incluem configurações de proteção que bloqueiam o encaminhamento de convites de reunião. No novo Outlook, o botão Encaminhar fica desabilitado quando esse rótulo é aplicado. No Outlook clássico, o botão Encaminhar permanece habilitado, mas o encaminhamento pode falhar ou o rótulo pode ser removido. O Outlook clássico não aplica a ação de proteção. Os usuários devem confiar na exibição do rótulo como um indicador de política, e não como uma imposição técnica no Outlook clássico.
Rótulos de Sensibilidade no Novo Outlook vs. Exibição no Outlook Clássico: Principais Diferenças
| Item | Novo Outlook para Windows | Outlook Clássico |
|---|---|---|
| Aplicar rótulo ao evento | Suportado via botão Sensibilidade na faixa de opções | Não suportado; sem botão Sensibilidade |
| Exibir faixa do rótulo | Barra colorida com nome do rótulo no topo do formulário do evento | Faixa colorida no inspetor de eventos, somente leitura |
| Editar rótulo | Usuário pode alterar o rótulo a qualquer momento | Usuário não pode alterar o rótulo; exibição somente leitura |
| Imposição de proteção | Aplica ações como bloquear encaminhamento | Não impõe proteção; rótulo é informativo |
| Marcações do rótulo no corpo | Inseridas automaticamente com base na política | Inseridas automaticamente; visíveis como texto |
Usuários do Outlook clássico que colaboram frequentemente com usuários do novo Outlook devem estar cientes de que os rótulos de sensibilidade em eventos são principalmente um recurso do novo Outlook. Os rótulos fornecem visibilidade sobre a classificação do evento, mas não oferecem o mesmo nível de controle ou imposição no Outlook clássico.
Para ver o rótulo em um evento no Outlook clássico, certifique-se de ter as atualizações mais recentes do Office. Você pode verificar atualizações em Arquivo > Conta da Office > Opções de Atualização > Atualizar Agora. Se precisar aplicar um rótulo de sensibilidade a um evento, use o novo Outlook para Windows ou o Outlook na web. Usuários do Outlook clássico podem solicitar ao organizador do evento que altere o rótulo, se necessário.