Você recebe muitos e-mails e precisa organizá-los automaticamente com base em palavras ou frases específicas no texto da mensagem. As regras do Outlook podem gerenciar sua caixa de entrada, mas criar uma que examine o corpo do e-mail não é uma opção padrão. Este artigo explica como criar uma regra personalizada que verifica o conteúdo do corpo de um e-mail e executa ações como mover ou sinalizar a mensagem.
Principais Conclusões: Criando Regras de Texto do Corpo no Outlook
- Assistente de Regras > Opções Avançadas > Condição: Use a condição “com palavras específicas no corpo” para acionar uma regra baseada no conteúdo do e-mail.
- Executar Regras Agora: Aplique uma nova regra a mensagens existentes na pasta atual para organizar e-mails antigos instantaneamente.
- Gerenciar Regras e Alertas > Alterar Regra: Edite ou desative uma regra de texto do corpo a partir da guia Arquivo depois de criada.
Entendendo as Regras do Outlook para Texto do Corpo do E-mail
As regras do Outlook são ferramentas automatizadas que executam ações em mensagens recebidas ou existentes com base em condições definidas. Enquanto regras comuns usam o remetente, assunto ou destinatário, uma regra baseada no conteúdo do corpo requer uma condição específica no Assistente de Regras. Esse recurso está disponível nas versões desktop do Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 e Outlook 2019. A regra funciona examinando o texto principal de um e-mail em busca de palavras ou frases que você definir.
Você deve usar o aplicativo desktop no Windows ou Mac. O aplicativo web do Outlook e os aplicativos móveis não suportam a criação de regras com condições de texto do corpo. A regra processará apenas e-mails recebidos após sua criação, a menos que você a execute manualmente na sua caixa de correio existente. Esse tipo de regra é útil para filtrar newsletters, classificar tickets de suporte ou priorizar mensagens que contenham códigos de projeto ou palavras-chave específicas.
Passos para Criar uma Regra a Partir de uma Mensagem Específica
O método mais fácil é começar a partir de um e-mail que já contenha o texto do corpo que você deseja segmentar. Isso garante que a regra seja configurada corretamente.
- Selecione o e-mail de exemplo
Na sua caixa de correio do Outlook, clique uma vez na mensagem que tem o conteúdo do corpo que você deseja usar para a regra. - Abra o menu Regras
Vá para a guia Início na faixa de opções. No grupo Mover, clique em Regras e depois em Criar Regra. - Abra as Opções Avançadas
Na caixa de diálogo Criar Regra, clique no botão Opções Avançadas. Isso inicia o Assistente de Regras completo. - Defina a condição de texto do corpo
Na janela do Assistente de Regras, role a lista de condições. Marque a caixa ao lado de “com palavras específicas no corpo”. - Defina as palavras específicas
No painel inferior, clique na frase sublinhada “palavras específicas”. Uma nova caixa de diálogo é aberta. Digite a palavra ou frase exata que você deseja que a regra encontre. Clique em Adicionar e depois em OK. - Escolha uma ação
Role no Assistente de Regras até a lista de ações. Marque a ação desejada, como “mover para a pasta especificada” ou “sinalizar para acompanhamento”. Clique em qualquer valor sublinhado para especificar a pasta ou o tipo de sinalização. - Finalize a regra
Clique em Avançar. Adicione exceções se necessário. Na tela final, dê um nome claro à regra, marque “Executar esta regra agora nas mensagens já na pasta atual” e clique em Concluir.
Passos para Criar uma Regra do Zero
Você também pode criar uma regra de texto do corpo sem selecionar uma mensagem primeiro. Use este método para planejar uma regra para e-mails futuros.
- Inicie o Assistente de Regras
Vá para a guia Arquivo e selecione Gerenciar Regras e Alertas. Na caixa de diálogo, clique em Nova Regra na guia Regras de E-mail. - Comece de uma regra em branco
Em Iniciar de uma regra em branco, selecione “Aplicar regra nas mensagens que recebo”. Clique em Avançar. - Selecione a condição
Role a lista de condições. Marque a caixa para “com palavras específicas no corpo”. Clique em “palavras específicas” sublinhado no painel inferior. - Adicione suas palavras-chave
Na caixa de diálogo Pesquisar Texto, digite a palavra ou frase. Clique em Adicionar. Você pode adicionar vários termos. Clique em OK quando terminar e depois em Avançar. - Defina a ação da regra
Escolha o que acontece quando a regra é acionada. Selecione uma ação como “mover uma cópia para a pasta especificada”. Clique em “especificada” sublinhado para escolher uma pasta. Clique em Avançar. - Adicione exceções e finalize
Defina exceções na próxima tela. Clique em Avançar. Nomeie sua regra, verifique as configurações e clique em Concluir. Clique em Aplicar e OK para salvar.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
A regra não é executada em e-mails existentes
Por padrão, novas regras se aplicam apenas a mensagens que chegam após a criação. Para processar e-mails antigos, você deve executar a regra manualmente. Vá para Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. Selecione sua regra e clique em Executar Regras Agora. Escolha a pasta para aplicar e clique em Executar Agora.
A regra de texto do corpo não funciona em mensagens criptografadas
O Outlook não pode examinar o corpo de e-mails criptografados com S/MIME ou Microsoft Purview para condições de regra. A regra ignorará essas mensagens. Considere usar uma condição diferente, como o endereço do remetente, para e-mails criptografados.
A regra perde texto em assinaturas ou avisos legais
A regra examina todo o corpo da mensagem, incluindo assinaturas. Se sua palavra-chave aparecer em um aviso legal padrão da empresa, a regra pode ser acionada inesperadamente. Revise a lista de “palavras específicas” e torne suas frases mais exclusivas para o conteúdo real da mensagem.
O desempenho diminui com muitas regras complexas
Ter muitas regras que verificam o texto do corpo pode tornar o Outlook mais lento, especialmente em caixas de correio grandes. Mantenha suas listas de palavras-chave precisas. Desative regras que você não precisa através de Gerenciar Regras e Alertas, desmarcando a caixa ao lado do nome da regra.
Comparação: Regras de Texto do Corpo vs Outros Tipos Comuns de Regras
| Item | Regra Baseada no Conteúdo do Corpo | Regra Baseada no Remetente ou Assunto |
|---|---|---|
| Escopo da Condição | Examina todo o texto do corpo da mensagem | Examina apenas os campos De, Para, Cc ou Assunto |
| Complexidade de Configuração | Requer o uso das opções avançadas do Assistente de Regras | Pode ser criada rapidamente a partir de um menu de clique com o botão direito |
| Funciona em E-mails Criptografados | Não | Sim, pois os dados do envelope são visíveis |
| Velocidade de Processamento | Mais lenta, pois verifica mais conteúdo | Mais rápida, pois verifica apenas campos de cabeçalho |
| Melhor Caso de Uso | Filtrar por códigos de projeto, palavras-chave ou frases dentro do texto do e-mail | Organizar e-mails de pessoas específicas ou com determinadas linhas de assunto |
Agora você pode classificar e-mails automaticamente pesquisando texto específico em seu conteúdo. Use o Assistente de Regras para definir a condição e escolha uma ação clara, como mover mensagens para uma pasta de projeto. Para mais controle, tente combinar uma regra de texto do corpo com uma condição de linha de assunto usando as Opções Avançadas. Uma dica avançada útil é usar o caractere curinga asterisco em suas palavras específicas, como “projeto*relatorio”, para corresponder a variações como “projeto_status_relatorio” ou “projeto-relatorio-final”.