Você precisa gerenciar os limites de tamanho da caixa postal dos usuários do Microsoft 365. A caixa postal principal pode encher rapidamente com e-mails antigos. Os Arquivos de Expansão Automática oferecem uma solução escalável para retenção de dados de longo prazo. Este artigo explica como habilitar uma caixa postal de arquivo e configurá-la para expansão automática no centro de administração do Microsoft 365. Você aprenderá as etapas para atribuir as licenças necessárias e aplicar a política de retenção correta.
Principais Conclusões: Configuração de Arquivos de Expansão Automática
- Centro de administração do Microsoft 365 > Usuários > Usuários ativos: Selecione um usuário para habilitar sua caixa postal de arquivo online, que é a base para a expansão automática.
- Portal de conformidade do Microsoft Purview > Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Microsoft 365 > Políticas de retenção: Crie uma política que mova itens para o arquivo, acionando o recurso de expansão automática quando os 100 GB iniciais estiverem cheios.
- Aplicativo de desktop do Outlook > Exibição de lista de pastas: Acesse a caixa postal de arquivo online rotulada como “Arquivo Online – [Nome do Usuário]” para verificar a configuração e visualizar os itens arquivados.
Entendendo os Arquivos de Expansão Automática no Microsoft 365
Um Arquivo de Expansão Automática é uma caixa postal de arquivo online especializada no Microsoft 365. Ela começa com 100 GB de armazenamento. Quando esse espaço está quase cheio, o sistema adiciona automaticamente mais armazenamento em incrementos. Esse processo continua conforme necessário para fins de conformidade e retenção.
Este recurso foi projetado para organizações que precisam reter grandes volumes de dados de e-mail. É frequentemente usado para atender a requisitos legais ou regulatórios. O arquivo é acessível aos usuários através do Outlook na web e do aplicativo de desktop do Outlook. Os itens são movidos para o arquivo com base nas políticas de retenção que você criar.
Pré-requisitos para Habilitar o Recurso
Você precisa de licenças e permissões de administrador específicas. Cada usuário deve ter uma assinatura Microsoft 365 E3, E5 ou similar que inclua Arquivamento. A pessoa que configura isso deve ter permissões de administrador global ou administrador de conformidade no centro de administração do Microsoft 365. Uma caixa postal de arquivo online padrão deve estar habilitada para o usuário antes que a expansão automática possa ocorrer.
Etapas para Habilitar e Configurar Arquivos de Expansão Automática
A configuração é um processo de duas partes. Primeiro, você habilita a caixa postal de arquivo do usuário. Segundo, você cria e aplica uma política de retenção que usa o arquivo.
Parte 1: Habilitar a Caixa Postal de Arquivo Online
- Acesse o centro de administração do Microsoft 365
Faça login com uma conta de administrador global. Navegue até Usuários e selecione Usuários ativos. - Selecione o usuário alvo
Clique no nome do usuário para o qual você precisa habilitar o arquivo. - Abra a guia Correio
No painel de detalhes do usuário, selecione a guia Correio. Na seção Aplicativos de email, encontre a opção Permissões de caixa postal. - Gerenciar arquivamento de email
Clique no link rotulado Gerenciar arquivamento de email. Um novo painel lateral aparecerá à direita. - Habilite o arquivo
Ative o botão para Expandir arquivamento automaticamente para a posição Ligado. Clique em Salvar para aplicar a alteração. O sistema agora habilitará a caixa postal de arquivo base.
Parte 2: Criar uma Política de Retenção para o Arquivo
- Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
No centro de administração do Microsoft 365, vá ao menu Centros de administração e selecione Conformidade. Isso abre o portal do Purview. - Navegue até políticas de retenção
No painel de navegação esquerdo, selecione Soluções. Em seguida, escolha Gerenciamento do ciclo de vida dos dados e clique em Microsoft 365. Selecione a guia Políticas de retenção. - Crie uma nova política
Clique no botão rotulado Criar uma política de retenção. Dê à política um nome descritivo, como “Mover para Arquivo em 5 Anos”. - Escolha os locais
Na tela Escolher locais, selecione Exchange email. Você pode aplicá-la a todas as caixas postais ou a usuários específicos. Clique em Avançar para continuar. - Defina as configurações de retenção
Selecione a opção Reter itens por um período específico. Escolha a idade, por exemplo, 5 anos. Em seguida, selecione a ação Mover itens para a caixa postal de arquivo. Clique em Avançar, revise as configurações e envie a política.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
“A Opção de Expansão Automática Está Desabilitada no Centro de Administração”
Isso geralmente significa que o usuário não tem a licença correta. Verifique se o usuário possui uma licença Microsoft 365 E3 ou E5. Confirme também se o complemento de Arquivamento está ativo. Se a licença estiver correta, aguarde até 24 horas para que o sistema provisione totalmente o serviço.
“E-mails Antigos Não Estão Sendo Movidos para o Arquivo”
A política de retenção precisa de tempo para processar. Pode levar até 7 dias para a política ser aplicada em todas as caixas postais. Certifique-se de que a política está corretamente definida para incluir a caixa postal do usuário. Verifique o status da política no portal de conformidade do Purview nos detalhes da política.
“O Outlook Mostra o Arquivo, Mas Está Vazio”
A caixa postal de arquivo está habilitada, mas nenhum item atingiu o limite de idade da política ainda. O arquivo será preenchido à medida que os e-mails atingirem a idade definida na sua política de retenção. Os usuários também podem arrastar manualmente itens para a pasta de arquivo no Outlook.
Arquivo de Expansão Automática vs. Arquivo Online Padrão
| Item | Arquivo de Expansão Automática | Arquivo Online Padrão |
|---|---|---|
| Limite de Armazenamento | Começa com 100 GB, expande automaticamente | Fixado em no máximo 100 GB |
| Caso de Uso Principal | Conformidade regulatória de longo prazo | Limpeza básica da caixa postal e gerenciamento de armazenamento |
| Configuração Administrativa | Requer habilitar a expansão automática e uma política de retenção | Requer apenas habilitar a caixa postal de arquivo |
| Requisito de Licença | Microsoft 365 E3/E5 ou complemento de Arquivamento | Incluído em muitos planos do Exchange Online |
| Acesso do Usuário | Via Outlook e Outlook na web como “Arquivo Online” | Mesmo método de acesso que a expansão automática |
Agora você pode configurar Arquivos de Expansão Automática para lidar com retenção ilimitada de e-mails. Use o portal de conformidade do Microsoft Purview para auditar quais caixas postais têm o recurso ativo. Para gerenciamento avançado, crie um script do PowerShell para habilitar arquivos em massa para vários usuários. Isso economiza tempo ao integrar um departamento inteiro. Lembre-se de que os itens devem ser movidos por uma política de retenção para acionar a expansão do armazenamento.