Quando um funcionário sai da sua organização, você precisa proteger os arquivos do OneDrive for Business antes que a conta seja excluída. Sem uma transferência adequada, dados críticos podem ser perdidos e colaboradores externos perdem acesso imediatamente. O Microsoft 365 oferece um fluxo de offboarding dedicado através do centro de administração que move a propriedade dos arquivos para outro usuário. Este artigo explica como transferir a propriedade do OneDrive durante o offboarding, quais pré-requisitos são necessários e o que acontece com os links compartilhados e permissões após a transferência.
Principais Conclusões: Transferir Propriedade do OneDrive no Centro de Administração
- Centro de administração do Microsoft 365 > Usuários ativos > Selecionar usuário > Guia OneDrive: Inicie a transferência de propriedade para um funcionário que está saindo.
- O usuário de destino deve ter uma licença do OneDrive: A conta de destino deve estar ativa e licenciada para o OneDrive for Business.
- A transferência atribui a propriedade dos arquivos, mas mantém as permissões intactas: Links compartilhados e configurações de compartilhamento externo permanecem inalterados após a transferência.
O que Acontece com os Arquivos do OneDrive Quando um Funcionário Sai
Quando você exclui uma conta de usuário no Microsoft 365, o OneDrive dela é retido por 30 dias por padrão. O período de retenção é configurável até 365 dias, mas após esse período os arquivos são removidos permanentemente. Durante o offboarding, você deve transferir a propriedade do OneDrive para outro usuário antes que a conta seja excluída. Isso garante que os arquivos permaneçam acessíveis para a organização.
A operação de transferência move os arquivos e pastas de nível raiz do OneDrive do funcionário que está saindo para uma nova pasta no OneDrive do usuário de destino. A pasta é nomeada OneDrive – [Nome do Ex-Funcionário]. Todas as permissões de arquivo e links de compartilhamento são preservados. Usuários externos que tinham acesso a arquivos específicos continuam tendo acesso, a menos que você os revogue separadamente.
Pré-requisitos para uma Transferência Bem-sucedida
Antes de começar, verifique as seguintes condições:
- Você deve ser um administrador global do Microsoft 365 ou administrador do SharePoint.
- O OneDrive do funcionário que está saindo deve estar acessível. Se a conta já foi excluída, você tem 30 dias para restaurá-la primeiro.
- O usuário de destino deve ter uma licença ativa do OneDrive for Business e deve ter acessado o OneDrive pelo menos uma vez.
- O usuário de destino deve ter cota de armazenamento suficiente no OneDrive para aceitar os arquivos transferidos.
Passos para Transferir a Propriedade do OneDrive no Centro de Administração
Siga estas instruções para transferir a propriedade do OneDrive durante o offboarding. Todo o processo ocorre no centro de administração do Microsoft 365.
- Entre no centro de administração do Microsoft 365
Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador global ou administrador do SharePoint. - Navegue até Usuários ativos
Na navegação à esquerda, selecione Usuários e depois Usuários ativos. - Selecione o usuário que está saindo
Clique no nome de exibição do usuário para abrir o painel de detalhes. - Abra a guia OneDrive
No painel de detalhes do usuário, selecione a guia OneDrive. Se a guia não estiver visível, clique nos três pontos (Mais ações) e escolha Gerenciar OneDrive. - Clique em Transferir arquivos para outro usuário
Na guia OneDrive, localize a seção Transferir arquivos e clique em Transferir arquivos para outro usuário. - Selecione o usuário de destino
Na caixa de diálogo que abre, digite o nome ou endereço de email do usuário que receberá os arquivos. Selecione o usuário correto nos resultados da pesquisa. - Confirme a transferência
Revise o resumo mostrando os usuários de origem e destino. Clique em Transferir arquivos para iniciar a operação. Um indicador de progresso aparece. A transferência pode levar vários minutos, dependendo do tamanho total dos arquivos. - Notifique o usuário de destino
Após a conclusão da transferência, informe ao usuário de destino que uma nova pasta chamada OneDrive – [Nome do Ex-Funcionário] agora aparece no OneDrive dele. Ele deve verificar se os arquivos estão acessíveis.
O que Fazer Após a Transferência
Após a transferência de arquivos ser concluída, você ainda precisa finalizar o processo de offboarding. A conta do funcionário que está saindo deve ser bloqueada para login e eventualmente excluída. No entanto, os arquivos transferidos permanecem no OneDrive do usuário de destino. Revise as seguintes ações pós-transferência.
Bloquear Login e Excluir o Usuário
No centro de administração do Microsoft 365, vá para Usuários > Usuários ativos, selecione o usuário que está saindo e escolha Bloquear este usuário de fazer login. Defina uma data para exclusão da conta. O período de retenção do OneDrive começa a partir da data de exclusão.
Revogar Compartilhamento Externo se Necessário
A transferência preserva todos os links de compartilhamento existentes. Se você precisar revogar o acesso externo aos arquivos transferidos, o usuário de destino pode gerenciar o compartilhamento a partir do OneDrive dele. Ele pode usar o menu Compartilhar para remover pessoas específicas ou alterar as permissões dos links.
Problemas Comuns ao Transferir a Propriedade do OneDrive
A Guia OneDrive Não Aparece para o Usuário
Isso geralmente acontece quando o usuário nunca acessou o OneDrive. Peça ao usuário para entrar em onedrive.com e abrir o OneDrive pelo menos uma vez. Depois disso, a guia aparece no centro de administração em até 24 horas.
Falha na Transferência Devido à Cota de Armazenamento
Se o armazenamento do OneDrive do usuário de destino estiver cheio, a transferência falha. Verifique o armazenamento do usuário de destino no centro de administração em Usuários > Usuários ativos > [Usuário] > Guia OneDrive. Aumente o limite de armazenamento se necessário, ou peça ao usuário para liberar espaço.
Arquivos Ausentes Após a Transferência
Alguns arquivos podem não ser transferidos se estiverem check-out ou bloqueados por outro aplicativo. Peça ao usuário de destino para verificar a pasta OneDrive – [Nome do Ex-Funcionário]. Se arquivos estiverem faltando, restaure o OneDrive do funcionário que saiu pelo centro de administração e verifique o histórico de versões de arquivos individuais.
| Item | Transferência pelo Centro de Administração | Download e Upload Manuais |
|---|---|---|
| Descrição | Ferramenta administrativa integrada que move arquivos para o OneDrive de outro usuário | Usuário baixa arquivos da origem e faz upload para o destino |
| Permissões preservadas | Sim – links de compartilhamento e permissões permanecem intactos | Não – todas as permissões são perdidas e devem ser recriadas |
| Tempo necessário | Minutos a horas, dependendo do tamanho dos arquivos | Depende da velocidade de download e largura de banda de upload |
| Requer função de administrador | Sim – administrador global ou administrador do SharePoint | Não – qualquer usuário com acesso pode realizar |
| Mantém estrutura de pastas | Sim – os arquivos são colocados em uma pasta nomeada | Sim – se o usuário replicar manualmente a estrutura |
Agora você pode transferir a propriedade do OneDrive durante o offboarding usando o centro de administração do Microsoft 365. Após a transferência, bloqueie o login do funcionário que está saindo e defina uma data de exclusão para iniciar o período de retenção. O usuário de destino deve verificar se todos os arquivos aparecem na pasta OneDrive – [Nome do Ex-Funcionário]. Como dica avançada, considere usar cmdlets do PowerShell como Set-SPOUser -IsSiteCollectionAdmin para conceder ao usuário de destino acesso de administrador do conjunto de sites ao OneDrive do funcionário que está saindo para um controle mais granular antes da transferência.