Pesquisar no Outlook muitas vezes retorna muitos e-mails, dificultando encontrar a mensagem específica. Você pode usar categorias e sinalizações de acompanhamento para organizar sua caixa de entrada e filtrar os resultados. Este artigo explica como aplicar esses filtros em suas pesquisas no Outlook para Windows.
Principais Conclusões: Filtrar Pesquisa no Outlook
- Pesquisa > Refinar > Categorizado: Filtra a visualização atual para mostrar apenas itens com uma categoria de cor atribuída.
- Pesquisa > Refinar > Sinalizado ou Não Sinalizado: Isola mensagens marcadas para acompanhamento ou as exclui dos resultados.
- Clique com o botão direito em uma cor de categoria na lista: Encontre rapidamente todos os itens com essa categoria específica sem digitar um termo de pesquisa.
Usando Categorias e Sinalizações como Filtros de Pesquisa
As ferramentas de pesquisa do Outlook incluem filtros integrados para marcadores visuais, como categorias de cor e sinalizações de acompanhamento. Esses filtros funcionam com o texto digitado na caixa de pesquisa. Eles fazem parte da guia contextual Ferramentas de Pesquisa que aparece quando você clica no campo de pesquisa. Usar esses filtros ajuda a passar de uma pesquisa de texto ampla para um conjunto de resultados preciso e organizado visualmente.
Antes de filtrar por categoria, você deve atribuir uma ou mais categorias de cor aos seus e-mails, itens de calendário ou contatos. As sinalizações são adicionadas clicando na coluna de sinalização na lista de mensagens ou usando o menu Acompanhamento. Os filtros de pesquisa permitem incluir ou excluir esses itens marcados, transformando seu sistema organizacional em uma ferramenta de localização poderosa.
Passos para Filtrar Resultados de Pesquisa por Categoria ou Sinalização
O método principal usa o grupo Refinar na guia Pesquisa. Para uma abordagem mais rápida, você pode usar atalhos de clique com o botão direito em itens já na sua visualização.
Método 1: Usando a Faixa de Opções de Ferramentas de Pesquisa
- Clique na Caixa de Pesquisa
Navegue até sua pasta de E-mail, Calendário ou Tarefas. Clique dentro da caixa de pesquisa no topo do painel de conteúdo. A guia Pesquisa aparecerá na faixa de opções. - Digite seus Termos de Pesquisa
Digite palavras-chave para os e-mails ou itens que deseja encontrar. Isso cria seu conjunto inicial de resultados. - Aplique um Filtro de Categoria
Vá para a guia Pesquisa e procure pelo grupo Refinar. Clique no botão Categorizado. Um menu suspenso mostra todas as suas categorias de cor. Selecione uma, como Categoria Vermelha ou Categoria Azul, para filtrar os resultados apenas para itens com essa marca. - Aplique um Filtro de Status de Sinalização
No mesmo grupo Refinar, clique no botão Sinalizado. Escolha Sinalizado para ver apenas itens marcados para acompanhamento. Escolha Não Sinalizado para ver itens sem sinalização. Você pode combinar isso com um filtro de categoria. - Limpe a Pesquisa
Quando terminar, clique no X na caixa de pesquisa ou pressione Escape para retornar à visualização normal da pasta.
Método 2: Usando Atalhos de Clique com o Botão Direito
- Encontre um Item com a Marca Desejada
Localize qualquer e-mail, reunião ou contato que tenha a categoria de cor pela qual deseja pesquisar. - Clique com o Botão Direito na Cor da Categoria
Na sua lista de mensagens, clique com o botão direito diretamente no quadrado ou barra de categoria colorida ao lado do item. No menu de contexto, selecione Localizar Tudo > Itens Categorizados. Isso abre uma nova janela de Pesquisa Avançada com resultados filtrados para essa categoria. - Refine os Resultados da Pesquisa Avançada
Na janela de Pesquisa Avançada, você pode adicionar termos de pesquisa adicionais no campo Procurar para restringir ainda mais os resultados categorizados.
Erros Comuns e Limitações
Esses filtros são poderosos, mas têm comportamentos específicos que você deve conhecer para evitar confusão.
A Pesquisa Não Retorna Itens Após Aplicar um Filtro
Isso geralmente significa que nenhum item no escopo atual da pesquisa corresponde tanto às suas palavras-chave quanto à categoria ou sinalização selecionada. Primeiro, limpe a pesquisa de texto e aplique apenas o filtro de categoria para ver se existem itens marcados na pasta. Além disso, verifique se você está pesquisando na pasta correta, pois o padrão é geralmente apenas a pasta atual.
Não é Possível Filtrar por Várias Categorias Específicas ao Mesmo Tempo
O botão Categorizado na faixa de opções normalmente permite filtrar por uma categoria de cor por vez. Para pesquisar itens com qualquer uma de várias categorias, você precisa usar a Pesquisa Avançada. Pressione Ctrl+Shift+F para abri-la. Vá para a guia Avançado, clique em Campo, aponte para Todos os Campos de E-mail e selecione Categorias. Na caixa Condição, escolha contém e na caixa Valor, digite o nome de uma categoria. Adicione isso à lista. Em seguida, adicione uma segunda linha com Ou selecionado e especifique outro nome de categoria.
O Filtro de Status de Sinalização Mostra Tarefas Concluídas
O filtro Sinalizado no grupo Refinar mostra todos os itens com qualquer status de sinalização, incluindo atrasados, hoje, amanhã e concluídos. Se você quiser apenas sinalizações ativas, use a consulta de pesquisa flag:followup. Para encontrar itens concluídos, use flag:complete na caixa de pesquisa em vez do botão da faixa de opções.
Pesquisa por Categoria vs. Pesquisa por Sinalização: Principais Diferenças
| Item | Pesquisa por Categoria | Pesquisa por Status de Sinalização |
|---|---|---|
| Uso Principal | Agrupar itens por projeto, cliente ou tópico | Acompanhar itens de ação e prazos |
| Localização do Botão de Filtro | Pesquisa > Refinar > Categorizado | Pesquisa > Refinar > Sinalizado |
| Seleção Múltipla | Requer Pesquisa Avançada para várias categorias | Filtro da faixa de opções é binário: Sinalizado ou Não Sinalizado |
| Sintaxe de Pesquisa | category:”Nome da Categoria” na caixa de pesquisa | flag:followup ou flag:complete na caixa de pesquisa |
| Indicador Visual | Barra ou quadrado colorido na visualização da lista | Ícone de sinalização na coluna da lista de mensagens |
Agora você pode usar categorias e sinalizações de acompanhamento para filtrar suas pesquisas no Outlook com precisão. Tente combinar uma pesquisa de texto com o filtro Categorizado para localizar rapidamente e-mails relacionados a projetos. Para um fluxo de trabalho mais rápido, atribua o atalho de teclado Ctrl+Shift+F para abrir a Pesquisa Avançada, onde você pode construir pesquisas complexas com várias categorias.