Ao executar uma mala direta no Word, a saída final mostra dados mesclados do seu arquivo de origem — nomes, endereços ou outros campos — combinados com o documento principal. Sem visualizar, você corre o risco de imprimir cartas com campos em branco, dados incorretos ou erros de formatação que desperdiçam papel e tempo. O Word oferece ferramentas de visualização integradas que permitem verificar cada registro mesclado antes de enviar o documento para a impressora. Este artigo explica como visualizar resultados da mala direta passo a passo, como navegar entre registros e o que fazer quando os dados visualizados parecem errados.
Principais Conclusões: Visualizar Resultados da Mala Direta Antes de Imprimir
- Correspondências > Visualizar Resultados: Ativa o modo de visualização para que você veja os dados reais em vez dos códigos de campo.
- Correspondências > Visualizar Resultados > Próximo Registro / Registro Anterior: Navegue pelos registros mesclados individualmente, um de cada vez.
- Correspondências > Visualizar Resultados > Localizar Destinatário: Pesquise um registro específico por nome ou outro valor de campo para verificar sua saída mesclada.
O Que o Recurso de Visualização da Mala Direta Faz
O recurso de visualização da mala direta substitui os códigos de campo no documento principal — como <<Nome>> e <<Endereco>> — pelos dados reais da sua fonte de dados. Isso permite que você veja exatamente como cada carta, e-mail ou envelope aparecerá quando impresso ou enviado.
Antes de visualizar, a mala direta deve estar totalmente configurada. Você precisa de um documento principal com campos de mesclagem inseridos e uma fonte de dados conectada, como uma planilha do Excel, lista de contatos do Outlook ou uma tabela do Word. A visualização não modifica sua fonte de dados nem seu documento principal. Ela apenas altera a exibição para mostrar o conteúdo mesclado ao vivo.
O Word oferece várias ferramentas de navegação e pesquisa dentro do modo de visualização. Você pode avançar ou retroceder pelos registros, pular para um número de registro específico ou usar a caixa de diálogo Localizar Destinatário para localizar um registro por um valor em qualquer campo. Essas ferramentas ajudam a verificar uma amostra de registros ou confirmar um destinatário específico antes de imprimir o lote inteiro.
Passos para Visualizar Resultados da Mala Direta
- Abra o documento principal da mala direta
Abra o documento do Word que contém seus campos de mesclagem. Este documento já deve ter uma fonte de dados anexada. Se você vir códigos de campo como<<Empresa>>em vez de nomes reais, a mesclagem está pronta para visualização. - Vá para a guia Correspondências
Clique na guia Correspondências na faixa de opções. A guia contém o grupo Visualizar Resultados, localizado perto do centro da faixa, entre o grupo Escrever e Inserir Campos e o grupo Concluir. - Clique em Visualizar Resultados
Clique no botão Visualizar Resultados no grupo Visualizar Resultados. O botão funciona como um alternador. Ao clicar, o Word substitui todos os códigos de campo de mesclagem pelos dados reais do primeiro registro da sua fonte de dados. Clique no botão novamente para retornar à visualização de códigos de campo. - Navegue entre os registros
Use os botões Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Visualizar Resultados para percorrer os registros. O número do registro atual é exibido em uma caixa de texto entre esses botões. Você pode digitar um número de registro diretamente na caixa de texto e pressionar Enter para pular para esse registro. - Pesquise um registro específico
Clique no botão Localizar Destinatário no grupo Visualizar Resultados. Na caixa de diálogo Localizar Entrada, digite um valor que deseja pesquisar — por exemplo, um sobrenome ou uma cidade. Escolha pesquisar em Todos os campos ou em um campo específico. Clique em Localizar Próximo para localizar o primeiro registro correspondente. A visualização é atualizada para mostrar esse registro. - Verifique se há campos em branco ou incorretos
Ao visualizar cada registro, procure por campos que exibam espaço em branco ou dados incorretos. Um campo em branco geralmente indica que a fonte de dados não possui um valor para aquele registro. Dados incorretos significam que o mapeamento de campo no documento principal aponta para a coluna errada na fonte de dados. - Saia do modo de visualização
Para parar a visualização, clique no botão Visualizar Resultados novamente. O documento retorna à exibição de códigos de campo. Você pode então editar o documento principal ou a fonte de dados, se necessário.
Se a Visualização Mostrar Dados em Branco ou Errados
O Word mostra campos em branco para alguns registros
Um campo em branco na visualização significa que a coluna da fonte de dados para aquele campo contém uma célula vazia para aquele registro. Abra sua fonte de dados — por exemplo, a planilha do Excel — e verifique a coluna que corresponde ao campo em branco. Preencha o valor ausente, salve a fonte de dados e retorne ao Word. Clique em Visualizar Resultados novamente para atualizar a exibição. Se o campo continuar em branco, clique em Correspondências > Editar Lista de Destinatários e verifique se a coluna correta está mapeada para o campo de mesclagem.
O Word mostra os mesmos dados para todos os registros
Se todos os registros na visualização mostrarem o mesmo nome ou endereço, a fonte de dados não está conectada corretamente. Clique em Correspondências > Selecionar Destinatários e depois em Usar Lista Existente. Navegue até o arquivo da fonte de dados e selecione-o. Certifique-se de que a planilha ou tabela correta esteja selecionada na caixa de diálogo Selecionar Tabela. Após reconectar, clique em Visualizar Resultados novamente.
O Word mostra códigos de campo em vez de dados
Se você vir <<Nome>> em vez de nomes reais, o botão Visualizar Resultados não está ativo. Clique no botão Visualizar Resultados na guia Correspondências para alternar a exibição. Se o botão já estiver destacado, mas os códigos de campo ainda aparecerem, pressione Alt+F9 no teclado. Este atalho de teclado alterna a exibição de códigos de campo em todo o documento. Pressione Alt+F9 novamente até ver os dados mesclados.
Visualização da Mala Direta vs. Impressão: Principais Diferenças
| Item | Visualizar Resultados (tela) | Visualizar Impressão (Ctrl+F2) |
|---|---|---|
| Finalidade | Verificar o conteúdo dos dados mesclados para cada registro | Verificar layout da página, margens e aparência geral antes de imprimir |
| Dados exibidos | Dados mesclados reais da fonte de dados | Dados mesclados reais da fonte de dados |
| Navegação | Próximo Registro, Registro Anterior, Localizar Destinatário, caixa de número do registro | Página para cima, página para baixo, zoom, visualização de várias páginas |
| Edição | Não é possível editar o documento no modo de visualização | Não é possível editar o documento no modo de visualização de impressão |
| Melhor usado para | Verificar a precisão dos dados em vários registros | Verificar o layout final impresso e as quebras de página |
Use Visualizar Resultados para confirmar que cada destinatário tem dados corretos. Em seguida, use Visualizar Impressão (Ctrl+F2) para verificar se o layout, cabeçalhos, rodapés e quebras de página estão corretos antes de enviar a mesclagem para a impressora.
Erros Comuns a Evitar ao Visualizar a Mala Direta
Não presuma que o primeiro registro representa todos os registros. Sempre visualize pelo menos três registros de partes diferentes da sua fonte de dados — por exemplo, o primeiro, o do meio e o último. Isso detecta lacunas de dados que aparecem apenas em linhas específicas.
Não edite o documento principal enquanto a visualização estiver ativa. O Word não permite fazer alterações no modo de visualização. Se você encontrar um problema de formatação, clique em Visualizar Resultados para sair da visualização, faça suas edições e entre novamente na visualização para verificar a correção.
Não se esqueça de atualizar a visualização após editar a fonte de dados. O Word não puxa automaticamente dados atualizados de um arquivo Excel que foi alterado enquanto o Word estava aberto. Após salvar as alterações na sua fonte de dados, clique em Correspondências > Visualizar Resultados duas vezes — desligue e ligue — para forçar uma atualização.
Ao usar as ferramentas de visualização do Word, você pode detectar erros de dados, campos em branco e problemas de formatação antes de imprimir centenas de documentos. Visualize uma amostra representativa de registros, use Localizar Destinatário para verificar pessoas específicas e sempre confirme que a fonte de dados está conectada corretamente. Esse processo economiza papel, tempo e o constrangimento de enviar uma saída de mala direta incorreta.