Bancos de dados do Notion permitem armazenar muitas páginas, mas às vezes você quer mostrar certas páginas apenas quando um valor de propriedade específico é definido. Por exemplo, você pode querer que uma página de tarefa apareça apenas quando seu status for Ativo, ou ocultar registros arquivados de uma visualização compartilhada. O Notion não oferece uma alternância direta de visibilidade por página com base em um valor de propriedade.
Em vez disso, você obtém visibilidade condicional usando visualizações de banco de dados, filtros e bancos de dados vinculados. Cada visualização pode mostrar ou ocultar páginas dependendo do valor de uma propriedade como Status, Estágio ou Prioridade. Este artigo explica como criar visualizações que mostram páginas apenas quando uma condição de propriedade é atendida e como compartilhar essas visualizações com pessoas ou equipes específicas.
Você aprenderá a configurar visualizações baseadas em filtros, usar fórmulas para condições avançadas e combinar visualizações com permissões para controlar exatamente quem vê o quê.
Principais Conclusões: Visibilidade Condicional de Páginas no Notion
- Filtros de visualização do banco de dados: Use o menu Filtro em qualquer visualização para mostrar páginas apenas quando uma propriedade for igual, contiver ou não for igual a um valor específico.
- Banco de dados vinculado com visualização filtrada: Crie um banco de dados vinculado em outra página e aplique um filtro para exibir apenas páginas que correspondam a uma condição, sem mover as páginas originais.
- Propriedade de fórmula para condições complexas: Escreva uma fórmula que produza uma caixa de seleção ou rótulo de texto, depois filtre a visualização pelo resultado da fórmula para mostrar páginas que atendam a vários critérios de propriedade.
Como Funciona a Visibilidade Condicional de Páginas no Notion
Os bancos de dados do Notion armazenam páginas como linhas. Cada linha tem propriedades como texto, seleção, data ou caixa de seleção. Uma visualização é uma forma específica de olhar para o banco de dados: tabela, quadro, galeria, lista ou calendário. Cada visualização pode ter seu próprio conjunto de filtros.
Quando você adiciona um filtro a uma visualização, o Notion oculta qualquer página que não satisfaça a condição do filtro. A página ainda existe no banco de dados. Ela não é excluída nem movida. O filtro apenas controla se a página aparece naquela visualização específica.
Este método funciona para todos os tipos de propriedade. Para uma propriedade de Seleção, você pode filtrar por uma opção específica. Para uma Caixa de Seleção, você pode mostrar apenas páginas marcadas ou desmarcadas. Para uma Data, você pode mostrar páginas com vencimento em um intervalo. Para uma Fórmula, você pode filtrar pelo valor de saída.
Para compartilhar uma visualização filtrada com outras pessoas, você deve compartilhar a página do banco de dados ou a página pai e conceder ao visualizador acesso de pelo menos Pode Ver. O visualizador verá apenas as páginas que passam pelo filtro na visualização que você compartilhou, desde que você também defina a visualização como padrão ou compartilhe um link direto para essa visualização.
Passos para Criar uma Visualização Filtrada para Visibilidade Condicional
- Abra o banco de dados onde deseja a visibilidade condicional
Navegue até a página que contém o banco de dados. Clique em qualquer lugar dentro do banco de dados para selecioná-lo. - Adicione uma nova visualização
Clique no nome da visualização atual no canto superior esquerdo do banco de dados. Selecione Adicionar uma visualização. Dê um nome descritivo, como Tarefas Ativas ou Apenas Alta Prioridade. Escolha um tipo de visualização que corresponda aos seus dados. A visualização em tabela funciona bem para a maioria das configurações. - Abra o menu Filtro
Clique no botão Filtro no canto superior direito do banco de dados. Se você não vir um botão Filtro, clique no menu de três pontos no nome da visualização e selecione Filtro. - Defina a condição do filtro
Clique em Adicionar um filtro. No menu suspenso de propriedade, selecione a propriedade na qual basear a visibilidade. Para uma propriedade de Seleção chamada Status, escolha a condição é igual a e depois selecione Ativo. Para uma Caixa de Seleção, escolha está marcado. Para uma Data, escolha está nos próximos 7 dias. A visualização será atualizada imediatamente para mostrar apenas as páginas que correspondem à condição. - Salve a visualização
Clique fora do menu Filtro. A visualização agora está salva com o filtro aplicado. Toda vez que você ou um colaborador abrir esta visualização, apenas as páginas que atendem à condição aparecerão. - Compartilhe a visualização com outras pessoas
Clique em Compartilhar no canto superior direito da página. Adicione pessoas ou grupos e defina a permissão como Pode Ver. Para tornar esta a visualização padrão para convidados, clique no nome da visualização e selecione Definir como padrão. Os convidados verão apenas o conjunto filtrado de páginas.
Usando um Banco de Dados Vinculado para Visibilidade Condicional em uma Página Diferente
Às vezes você quer mostrar páginas filtradas em uma página completamente diferente, não dentro do banco de dados original. Um banco de dados vinculado permite incorporar uma visualização do banco de dados original em outra página e aplicar seu próprio filtro.
- Crie um banco de dados vinculado
Vá para a página de destino. Digite /visualização vinculada de banco de dados e selecione o banco de dados original na lista. - Adicione uma visualização ao banco de dados vinculado
Clique no nome da visualização no banco de dados vinculado e selecione Adicionar uma visualização. Dê um nome como Cliente. - Aplique um filtro a esta visualização vinculada
Clique em Filtro e defina a mesma condição de antes. O banco de dados vinculado agora mostra apenas páginas que atendem à condição, mas o banco de dados original permanece inalterado. - Compartilhe apenas a página de destino
Compartilhe a página de destino com as pessoas que precisam ver os dados filtrados. Elas nunca verão o banco de dados completo e não filtrado, a menos que você o compartilhe separadamente com elas.
Erros Comuns e Limitações ao Definir Visibilidade Condicional
O filtro não mostra nenhuma página
Se um filtro retornar zero páginas, verifique se o valor da propriedade que você está filtrando realmente existe em pelo menos uma página. Para uma propriedade de Seleção, confirme se o nome da opção está escrito exatamente como aparece na propriedade. Os filtros do Notion diferenciam maiúsculas de minúsculas para propriedades de Seleção e Texto. Verifique também se você selecionou a condição correta. Por exemplo, contém funciona para texto, mas não para Seleção.
Convidados veem mais páginas do que o pretendido
Se um convidado puder ver páginas que deveriam estar ocultas, é provável que o convidado tenha acesso à página do banco de dados original ou a uma página pai que contém o banco de dados completo. Para restringir a visibilidade, compartilhe apenas a página que contém o banco de dados vinculado com a visualização filtrada. Não compartilhe a página do banco de dados original com esse convidado. Certifique-se também de que a função do convidado esteja definida como Pode Ver, não Pode Editar.
A visualização filtrada não é atualizada quando uma propriedade muda
O Notion atualiza as visualizações em tempo real. Se uma página não aparecer após alterar o valor de sua propriedade, atualize a página ou feche e reabra a visualização. Se o filtro usar uma propriedade de Fórmula, verifique se a fórmula recalcula corretamente. Fórmulas que dependem de funções de data podem precisar de uma atualização de página para serem atualizadas.
Não é possível filtrar diretamente por propriedades de rolagem ou relação
Propriedades de rolagem e relação não podem ser usadas como condições de filtro no menu Filtro padrão. Para contornar isso, crie uma propriedade de Fórmula que extraia o valor da rolagem ou relação e depois filtre pela fórmula. Por exemplo, se você tem uma relação com um banco de dados de Projetos e uma rolagem que mostra o nome do Projeto, crie uma propriedade de fórmula que produza o valor da rolagem como texto e depois filtre por essa fórmula.
Métodos de Filtro para Visibilidade Condicional Comparados
| Método | Prós | Contras |
|---|---|---|
| Filtro simples em uma propriedade de Seleção ou Caixa de Seleção | Rápido de configurar, sem necessidade de fórmulas | Limitado a uma condição de propriedade por filtro |
| Múltiplos filtros na mesma visualização | Suporta lógica AND entre várias propriedades | Não é possível criar lógica OR em uma única visualização |
| Propriedade de fórmula usada como alvo de filtro | Suporta condições complexas incluindo lógica OR, cálculos de data e correspondência de texto | Requer escrever e manter uma fórmula |
| Banco de dados vinculado com visualização filtrada | Mostra dados filtrados em uma página separada sem afetar o banco de dados original | Etapa extra para criar e manter o banco de dados vinculado |
Cada método funciona para um cenário diferente. Use um filtro simples quando precisar de uma condição. Use uma fórmula quando precisar de lógica OR ou cálculos de data. Use um banco de dados vinculado quando quiser mostrar dados filtrados em uma página diferente ou para um público diferente.
Para criar um filtro OR com uma fórmula, escreva uma fórmula que retorne verdadeiro se qualquer condição for atendida. Por exemplo, se você quiser mostrar páginas onde Status é Urgente ou Prioridade é Alta, escreva: if(prop(“Status”) == “Urgente” or prop(“Prioridade”) == “Alta”, true, false). Depois filtre a visualização por esta fórmula igual a verdadeiro.
A visibilidade condicional no Notion depende inteiramente de visualizações e filtros. Não há uma alternância de visibilidade por página. Se você precisar ocultar uma única página de todos, exceto seu criador, use as permissões de nível de página restringindo o acesso a essa página individual. Para visibilidade baseada em grupo, crie visualizações separadas para cada grupo e compartilhe apenas a visualização relevante ou o banco de dados vinculado.