Reservar uma sala de reunião que comporte seu grupo no Outlook pode ser demorado. Você abre o localizador de salas, percorre listas e verifica a capacidade manualmente. O Copilot no Outlook pode automatizar essa tarefa. Ele lê sua solicitação de reunião e encontra salas disponíveis que correspondam ao número de participantes que você especificar. Este artigo explica como usar o Copilot para reservar salas por capacidade no Outlook.
Principais Pontos: Reservar Salas por Capacidade com o Copilot
- Caixa de composição do Copilot no Outlook: Digite um prompt em linguagem natural como “Encontre uma sala para 12 pessoas na próxima terça às 14h” para iniciar a busca.
- Metadados de capacidade da sala: O administrador deve configurar o campo de capacidade em cada sala no centro de administração do Exchange para que o Copilot filtre pelo tamanho.
- Painel do Copilot > Configurações > Localizador de salas: Ative a integração do localizador de salas para que o Copilot sugira salas com base na capacidade e disponibilidade.
Como o Copilot no Outlook Lida com a Capacidade das Salas
O Copilot no Outlook usa os metadados das salas armazenados no Microsoft Exchange Online. Cada sala tem uma propriedade chamada Capacity. Esse campo armazena o número máximo de pessoas que a sala comporta. Quando você pede ao Copilot para encontrar uma sala para um número específico de participantes, ele consulta a disponibilidade do calendário do Exchange e filtra os resultados onde o valor de Capacity é igual ou maior que sua solicitação.
Esse recurso exige que o administrador do Microsoft 365 tenha configurado o campo Capacity para todas as salas. Sem esses metadados, o Copilot não consegue distinguir uma pequena sala de reunião de um grande auditório. O localizador de salas no Copilot também respeita reservas existentes. Ele só sugerirá salas que estejam livres no horário especificado.
Pré-requisitos para Usar o Copilot com Salas
Você precisa de uma assinatura do Microsoft 365 que inclua o Copilot para Microsoft 365. Sua organização deve ter salas criadas no Exchange Online. O administrador deve definir a propriedade Capacity em cada sala. Você também precisa do aplicativo de desktop do Outlook ou do Outlook na web com o painel do Copilot ativado.
Passos para Reservar uma Sala por Capacidade Usando o Copilot
Siga estes passos para deixar o Copilot encontrar e reservar uma sala que comporte seu grupo.
- Abra uma nova solicitação de reunião no Outlook
Clique em Novo Evento na visualização de calendário ou pressione Ctrl+Shift+Q no Windows. Um formulário de reunião em branco será aberto. - Adicione participantes e defina o horário
Digite os participantes obrigatórios no campo Para. Defina a hora de início e a duração. O Copilot usa essas informações para verificar disponibilidade e capacidade. - Abra a caixa de composição do Copilot
No formulário de reunião, localize o ícone do Copilot na barra de ferramentas. Clique nele para abrir a caixa de composição do Copilot. Você também pode pressionar Alt+I para abrir o painel do Copilot. - Digite uma solicitação de sala com capacidade
Insira um prompt como “Encontre uma sala para 15 pessoas na quinta às 15h por 1 hora.” Seja específico sobre o número de participantes. O Copilot interpreta o número e busca salas com Capacity igual ou maior que 15. - Revise as salas sugeridas
O Copilot exibe uma lista de salas disponíveis que atendem ao requisito de capacidade. Cada sugestão inclui o nome da sala, localização e capacidade. Clique no nome da sala para visualizar sua agenda. - Adicione a sala à reunião
Clique em Adicionar Sala ao lado da sugestão escolhida. O Copilot insere a sala no campo Local e envia uma solicitação de reserva. A sala aparece como um recurso no convite da reunião. - Envie o convite da reunião
Clique em Enviar. O Outlook envia o convite para todos os participantes e para a sala. A sala agora está reservada para sua reunião.
Usando o Painel do Copilot para Buscas Avançadas de Salas
Se a caixa de composição não aparecer, você pode usar o painel do Copilot. Clique no ícone do Copilot na faixa de opções superior e selecione Abrir Copilot. No painel, digite um prompt como “Liste todas as salas disponíveis que comportam 10 pessoas amanhã de manhã.” O Copilot retorna os resultados no painel. Clique no nome de uma sala para abrir sua agenda e adicioná-la a uma reunião nova ou existente.
Problemas Comuns ao Reservar Salas por Capacidade com o Copilot
O Copilot Não Sugere Nenhuma Sala
Se o Copilot não retornar resultados, as salas podem não ter a propriedade Capacity configurada. Entre em contato com o administrador do Microsoft 365 para verificar se cada sala possui um valor numérico em Capacity. Confirme também se as salas estão habilitadas para reserva automática no centro de administração do Exchange.
O Copilot Sugere Salas Muito Pequenas
Isso acontece quando o campo Capacity está definido como zero ou está ausente. O Copilot mostra todas as salas disponíveis quando os dados de capacidade estão ausentes. O administrador deve editar cada sala e inserir a capacidade correta. No centro de administração do Exchange, vá em Destinatários > Recursos, selecione uma sala e defina o campo Capacity na guia Geral.
O Copilot Ignora o Número de Participantes
O Copilot usa o número que você especifica no prompt, não a contagem total de participantes no campo Para. Se você escrever “Encontre uma sala para a reunião” sem um número, o Copilot mostra todas as salas disponíveis. Sempre inclua um número específico no prompt, como “para 8 pessoas.”
Conflito de Reserva com Outra Reunião
O Copilot verifica a disponibilidade antes de sugerir salas. Se uma sala aparecer, mas você receber um conflito após enviar, outra reserva pode ter sido feita entre a busca do Copilot e sua ação de Enviar. Use o Assistente de Agendamento no Outlook para verificar a disponibilidade novamente antes de enviar.
| Item | Caixa de Composição do Copilot | Painel do Copilot |
|---|---|---|
| Método de acesso | Ícone na barra de ferramentas do formulário de reunião | Ícone na faixa de opções da janela principal do Outlook |
| Filtro de capacidade | Interpreta o número do prompt em linguagem natural | Interpreta o número do prompt em linguagem natural |
| Exibição das sugestões | Lista inline com botão Adicionar Sala | Lista no painel lateral com nomes de sala clicáveis |
| Melhor para | Reserva rápida durante a criação da reunião | Navegar pelas salas antes de criar uma reunião |
Agora você pode usar o Copilot no Outlook para reservar salas por capacidade. Isso economiza tempo em comparação com a busca manual em listas de salas. Comece confirmando que suas salas têm a propriedade Capacity configurada. Em seguida, use a caixa de composição com um número específico de participantes. Para melhores resultados, sempre inclua o número exato de pessoas no seu prompt.