Se você gerencia vários projetos no Outlook, sua caixa de entrada pode rapidamente se tornar uma bagunça de mensagens de diferentes clientes, equipes e tarefas. Classificar e-mails manualmente em pastas ou usar filtros de pesquisa é demorado e fácil de errar. O Copilot no Outlook pode ler o conteúdo das suas mensagens e agrupá-las automaticamente por uma tag de projeto definida por você. Este artigo mostra como configurar tags de projeto e usar o Copilot para organizar sua caixa de entrada por projeto.
Principais conclusões: Agrupar e-mails com o Copilot no Outlook
- Painel do Copilot > Peça ao Copilot para agrupar por tag de projeto: Use prompts em linguagem natural para classificar e-mails em categorias de projeto instantaneamente.
- Crie tags de projeto nas categorias do Outlook: Atribua categorias coloridas aos e-mails antes de agrupar, ou deixe o Copilot sugerir tags com base no conteúdo do e-mail.
- Copilot > Salvar como exibição: Salve a exibição agrupada como uma pasta personalizada ou pasta de pesquisa para acesso rápido posteriormente.
Como o Copilot Agrupa E-mails por Tag de Projeto
O Copilot no Outlook usa o Microsoft Graph e os dados da sua caixa de correio para analisar o conteúdo dos e-mails. Quando você pede ao Copilot para agrupar e-mails por tag de projeto, ele examina o assunto, o corpo e os anexos em busca de nomes de projetos, nomes de clientes ou palavras-chave que você especificar. Em seguida, ele cria uma exibição agrupada temporária na sua caixa de entrada, recolhendo mensagens relacionadas sob cada cabeçalho de projeto. Nenhuma alteração permanente é feita na sua caixa de correio, a menos que você salve a exibição.
Para usar esse recurso, você precisa de uma licença do Copilot para Microsoft 365. O recurso funciona no novo Outlook para Windows, no Outlook na web e no aplicativo móvel do Outlook. Você não precisa instalar nenhum plugin. O Copilot pode usar categorias existentes do Outlook como tags ou criar novas com base no seu prompt.
Passos para Agrupar E-mails por Tag de Projeto Usando o Copilot
- Abra o painel do Copilot no Outlook
No Outlook, clique no ícone do Copilot na faixa de opções superior ou pressione Alt+I para abrir o painel do Copilot no lado direito da tela. - Digite um prompt de agrupamento
Na caixa de texto do Copilot, digite um prompt como: “Agrupe minha caixa de entrada por tag de projeto com base nos nomes dos projetos em cada e-mail” ou “Classifique os e-mails pelas tags de projeto que atribuí.” Pressione Enter. - Revise os resultados agrupados
O Copilot exibe sua caixa de entrada dividida em seções. Cada seção tem um cabeçalho com o nome ou tag do projeto. E-mails que não correspondem a nenhum projeto aparecem em uma seção “Outros”. - Refine o agrupamento se necessário
Se o agrupamento não estiver preciso, digite um prompt de acompanhamento como: “Mescle os grupos ‘Projeto Alfa’ e ‘Alfa Projeto'” ou “Remova e-mails do grupo ‘Geral’.” O Copilot atualiza a exibição. - Salve a exibição agrupada
Clique no ícone Salvar na parte superior do painel do Copilot, ou digite “Salve esta exibição como uma pasta de pesquisa chamada ‘Caixa de entrada agrupada por projeto’.” O Copilot cria uma pasta de pesquisa no painel de pastas que mantém o agrupamento.
Usando Categorias Existentes do Outlook como Tags de Projeto
Se você já usa categorias do Outlook para marcar e-mails por projeto, pode pedir ao Copilot para agrupar por essas categorias. Digite um prompt como: “Agrupe minha caixa de entrada pelas categorias que atribuí.” O Copilot lê os metadados das categorias e agrupa os e-mails de acordo. Esse método funciona melhor se você aplicou categorias consistentemente às mensagens.
Deixando o Copilot Sugerir Tags de Projeto
Se você não atribuiu nenhuma categoria, o Copilot pode sugerir tags de projeto analisando o conteúdo dos e-mails. Digite: “Analise minha caixa de entrada e sugira tags de projeto com base nos tópicos mais comuns.” O Copilot retorna uma lista de tags sugeridas. Você pode aprová-las ou editá-las antes de agrupar. As tags aprovadas se tornam categorias temporárias para a sessão atual.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
O Copilot Não Reconhece Nomes de Projetos
Se os nomes dos seus projetos forem muito genéricos, como “Reunião” ou “Relatório”, o Copilot pode agrupar e-mails não relacionados juntos. Use nomes de projeto específicos em seus e-mails, como “Projeto Phoenix” ou “Cliente ABC Revisão Q3.” Alternativamente, atribua categorias do Outlook com os nomes exatos dos projetos antes de agrupar.
A Exibição Agrupada Desaparece Após Fechar o Copilot
A exibição agrupada criada pelo Copilot é temporária. Se você fechar o painel do Copilot ou navegar para fora da sua caixa de entrada, a exibição será redefinida para a ordem de classificação padrão. Sempre salve a exibição como uma pasta de pesquisa se quiser mantê-la. Para fazer isso, digite “Salve esta exibição como uma pasta de pesquisa” no painel do Copilot.
O Copilot Agrupa E-mails de Todas as Pastas, Não Apenas da Caixa de Entrada
Por padrão, o Copilot agrupa e-mails de toda a sua caixa de correio, incluindo Itens Enviados e Itens Excluídos. Para limitar o agrupamento apenas à sua caixa de entrada, especifique a pasta no seu prompt: “Agrupe apenas os e-mails da minha caixa de entrada por tag de projeto.”
Agrupamento com Copilot vs Organização Manual por Pastas: Principais Diferenças
| Item | Agrupamento com Copilot por Tag de Projeto | Organização Manual por Pastas |
|---|---|---|
| Tempo de configuração | Segundos usando um prompt em linguagem natural | Minutos a horas criando pastas e regras |
| Flexibilidade | Altere o agrupamento instantaneamente com um novo prompt | É necessário mover e-mails ou editar regras manualmente |
| Persistência | Temporário, a menos que salvo como pasta de pesquisa | Permanente até ser movido ou excluído |
| Requer categorias | Não, o Copilot pode sugerir tags a partir do conteúdo | Sim, você deve atribuir categorias ou usar regras |
| Funciona com pastas existentes | Sim, pode agrupar e-mails já em pastas | Não, as pastas são o método de organização |
Agora você pode usar o Copilot para agrupar seus e-mails por tag de projeto sem criar pastas ou regras. Comece com um prompt simples como “Agrupar por tag de projeto” e refine os resultados. Para projetos recorrentes, salve a exibição agrupada como uma pasta de pesquisa. Para obter os melhores resultados, use nomes de projeto consistentes nos assuntos dos seus e-mails ou atribua categorias do Outlook antes de agrupar.