Solução de problemas de cotas de armazenamento do OneDrive for Business em fluxos de desligamento: não atualiza

Ao desligar um funcionário do Microsoft 365, a conta do OneDrive for Business normalmente é convertida para um estado licenciado, mas inativo. Durante esse processo, a cota de armazenamento exibida no centro de administração do OneDrive muitas vezes não atualiza para refletir o espaço liberado ou o tipo de licença reduzido. Isso pode causar confusão para administradores de TI que esperam que a cota caia imediatamente após a remoção da licença ou exclusão do usuário. A causa raiz é que o OneDrive for Business não recalcula a cota até o próximo ciclo completo de sincronização, que pode levar até 24 horas. Este artigo explica por que a cota não atualiza durante o desligamento, como verificar o estado real do armazenamento e o que fazer se a cota permanecer presa em um valor anterior.

Por que a cota de armazenamento do OneDrive não atualiza durante o desligamento

Ao desligar um usuário, a sequência de eventos é: remover ou alterar a licença, depois excluir a conta do usuário ou convertê-la em uma caixa de correio compartilhada. O OneDrive for Business depende da licença do usuário para determinar a cota de armazenamento. Se a licença for removida, a cota deve cair para o padrão de 1 TB para usuários sem licença. No entanto, o valor da cota exibido no centro de administração do OneDrive e no SharePoint Online Management Shell não atualiza imediatamente. Esse atraso ocorre porque o OneDrive for Business usa um trabalho em segundo plano que recalcula as cotas a cada 24 horas. O trabalho verifica o estado da licença de cada usuário e ajusta a cota de acordo. Até que esse trabalho seja executado, a cota permanece no último valor licenciado.

Uma segunda causa é que o site do OneDrive em si não é excluído quando a conta do usuário é removida. O site permanece em um estado de exclusão temporária por 30 dias por padrão. Durante esse período, o site ainda consome espaço de armazenamento, mas a cota não está mais vinculada a uma licença válida. O centro de administração pode mostrar a cota antiga porque os metadados do site não foram atualizados. O uso de armazenamento, no entanto, é preciso e reflete os dados reais armazenados.

Um terceiro fator é a diferença entre a cota no nível do usuário e a cota no nível do site. No OneDrive for Business, a cota é definida no nível do site, não no nível do usuário. Quando você altera a licença do usuário, a cota do site não é ajustada automaticamente. O site mantém a cota que foi definida quando o usuário tinha uma licença válida. Somente o trabalho do SharePoint Online pode modificar a cota do site com base na alteração da licença. Se você alterar manualmente a cota do site antes que o trabalho seja executado, esse valor manual persiste até que o próximo trabalho o substitua.

O trabalho de 24 horas

O trabalho do SharePoint Online que recalcula as cotas do OneDrive é chamado de “Atualização de cota do OneDrive for Business”. Ele é executado uma vez a cada 24 horas em todos os locatários. Ele compara o tipo de licença do usuário do Azure Active Directory com a cota atual do site. Se a licença indicar uma cota maior do que a exibida no site, o trabalho aumenta a cota do site. Se a licença for removida ou rebaixada, o trabalho reduz a cota do site para o padrão de usuários sem licença, que é de 1 TB. O trabalho não é executado sob demanda. Não há gatilho manual para forçá-lo a ser executado.

Comportamento do site em exclusão temporária

Quando você exclui uma conta de usuário, o site do OneDrive entra em um estado de exclusão temporária. A URL do site ainda existe e os dados permanecem acessíveis ao administrador da coleção de sites por 30 dias. Durante esse período, a cota do site fica congelada no valor que tinha quando o usuário estava ativo. O trabalho não atualiza a cota para sites em exclusão temporária porque o site não está mais associado a uma licença ativa. O uso de armazenamento, no entanto, continua a contar contra a alocação total de armazenamento do locatário. Após 30 dias, o site é excluído permanentemente e o armazenamento é liberado.

Etapas para verificar a cota e o uso reais de armazenamento

Antes de solucionar problemas adicionais, confirme a cota e o uso atuais de armazenamento usando o SharePoint Online Management Shell. Esse método fornece os dados mais precisos porque lê o site diretamente, ignorando a interface atrasada do centro de administração.

1. Instale o SharePoint Online Management Shell
   Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute o comando Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Se solicitado, confirme a instalação digitando Y e pressionando Enter.
2. Conecte-se ao SharePoint Online
   Execute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Substitua yourtenant pelo nome real do seu locatário. Insira suas credenciais de administrador global quando solicitado.
3. Obtenha a URL do site do OneDrive para o usuário desligado
   Execute Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true | Where-Object {$_.Owner -eq "user@domain.com"}. Substitua user@domain.com pelo endereço de e-mail do usuário desligado. Anote o valor Url na saída.
4. Recupere a cota e o uso de armazenamento do site
   Execute Get-SPOSite -Identity "https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com" | Select-Object StorageQuota, StorageUsageCurrent, LastContentModifiedDate. Substitua a URL pela obtida na etapa 3. O valor StorageQuota está em megabytes. O valor StorageUsageCurrent também está em megabytes. O LastContentModifiedDate mostra quando o site foi alterado pela última vez.
5. Compare a cota com o valor esperado
   Se o usuário tinha uma licença E3 antes do desligamento, a cota esperada é de 1 TB para usuários sem licença. 1 TB equivale a 1.048.576 MB. Se o StorageQuota for maior que isso, o trabalho ainda não foi executado. Observe o StorageUsageCurrent para ver se o usuário realmente usou menos de 1 TB.

Se você não puder usar o PowerShell, verifique o centro de administração do OneDrive em https://admin.onedrive.com/?v=StorageSettings. A página de armazenamento mostra uma lista de todos os sites do OneDrive com sua cota e uso. Os dados nesta página estão atrasados em até 24 horas.

Se a cota ainda não atualizar após 24 horas

OneDrive mostra a cota antiga após a remoção da licença

Se mais de 24 horas se passaram desde que você removeu a licença e a cota não mudou, o trabalho pode ter falhado para esse site específico. Isso pode acontecer se o site estiver em um estado corrompido ou se o objeto do usuário no Azure AD estiver em um estado transitório. Para resolver isso, force uma atualização de cota executando o cmdlet Set-SPOSite com o parâmetro -StorageQuota. Por exemplo: Set-SPOSite -Identity "https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com" -StorageQuota 1048576. Isso define a cota para 1 TB. Após executar este comando, a cota atualiza imediatamente. O trabalho não substituirá uma cota definida manualmente, a menos que a licença mude novamente.

O uso de armazenamento é maior que a nova cota

Se o usuário armazenou mais de 1 TB de dados antes do desligamento, o uso de armazenamento excederá a nova cota. O OneDrive não exclui arquivos para impor a cota. Em vez disso, usuários com permissões de edição veem um aviso de que o site está acima da cota. Os arquivos permanecem acessíveis, mas não podem ser carregados ou sincronizados até que o espaço seja liberado. Para resolver isso, reduza os dados movendo arquivos para outro local ou aumente a cota atribuindo uma licença com limite de armazenamento maior. Se o usuário for desligado permanentemente, você pode definir a cota para um valor maior temporariamente para permitir a migração de dados e, em seguida, reduzi-la após a exclusão.

A cota mostra zero após a exclusão do usuário

Quando um usuário é excluído, a cota do site do OneDrive pode exibir 0 MB no centro de administração. Isso é um problema de exibição. O uso real de armazenamento ainda é preciso. A cota de 0 MB não impede que os usuários acessem o site durante o período de carência de 30 dias. Após a exclusão permanente do site, o armazenamento é liberado. Você pode ignorar esse valor de exibição. Ele não afeta a integridade dos dados nem o acesso.

Comportamento da cota de armazenamento do OneDrive: usuário ativo vs usuário desligado

Item	Usuário ativo com licença E3	Usuário desligado (sem licença)
Cota de armazenamento	1 TB por padrão, pode ser aumentada até 5 TB com substituição do administrador	1 TB (padrão para usuários sem licença)
Tempo de atualização da cota	Atualizada imediatamente quando a licença muda	Atualizada pelo trabalho dentro de 24 horas
Substituição manual da cota	Possível via Set-SPOSite, persiste até o próximo trabalho	Possível via Set-SPOSite, persiste até a exclusão do site
Exibição do uso de armazenamento	Em tempo real no centro de administração e no PowerShell	Em tempo real no PowerShell, atrasado até 24 horas no centro de administração
Estado do site	Ativo	Exclusão temporária por 30 dias, depois exclusão permanente

Agora você pode verificar a cota e o uso reais de armazenamento para qualquer usuário desligado usando o SharePoint Online Management Shell. Se a cota não atualizar dentro de 24 horas, use o cmdlet Set-SPOSite para definir manualmente a cota para 1 TB. Para sites que excedem 1 TB, planeje a migração de dados antes que a janela de exclusão de 30 dias expire. Uma dica avançada: para ver quando o trabalho foi executado pela última vez no seu locatário, verifique os relatórios de integridade do centro de administração do SharePoint Online em Centro de mensagens > OneDrive for Business > Atualização de cota.