Você precisa de uma regra do Outlook que se aplique apenas a e-mails enviados por pessoas da sua empresa. O assistente de regras integrado não oferece uma condição explícita para remetentes internos. Este artigo explica como usar o campo De combinado com uma condição personalizada para criar uma regra que seja acionada exclusivamente em mensagens internas. Você aprenderá as etapas exatas para configurar a regra e como testá-la.
Principais conclusões: Criando uma regra para remetentes internos no Outlook
- Regras > Gerenciar Regras e Alertas > Nova Regra > Aplicar regra nas mensagens que recebo > Avançar: Inicie o assistente de regras e selecione o modelo correto para mensagens recebidas.
- Condição: com palavras específicas no endereço do remetente > seudominio.com.br: Use o domínio da sua empresa como filtro para segmentar apenas remetentes internos.
- Ação: mover, sinalizar ou encaminhar: Escolha a ação que será aplicada a e-mails internos, como movê-los para uma pasta específica.
Como funciona a regra para remetentes internos no Outlook
As regras do Outlook processam mensagens recebidas com base em condições que você define. O assistente de regras inclui uma condição para palavras específicas no endereço do remetente. Para segmentar remetentes internos, use o domínio de e-mail da sua empresa como filtro de palavras. Por exemplo, se sua empresa usa contoso.com, crie uma regra que procure por contoso.com no endereço de e-mail do remetente. Esse método funciona para qualquer domínio que sua organização utilize, incluindo subdomínios.
Nenhuma permissão especial ou direitos de administrador são necessários para criar essa regra. A regra é executada no seu cliente Outlook e se aplica apenas a mensagens entregues na sua caixa de correio. Ela não afeta regras do lado do servidor, a menos que você use uma conta do Exchange ou Microsoft 365 com suporte a regras no servidor.
Pré-requisitos
Você precisa de uma conta do Outlook que receba e-mails da sua organização. A regra funciona com contas Exchange, Microsoft 365, IMAP e POP. Para contas Exchange e Microsoft 365, a regra é executada no servidor quando o Outlook está fechado. Para contas IMAP e POP, a regra é executada apenas quando o Outlook está aberto.
Saiba qual é o domínio de e-mail principal da sua empresa. Se sua organização usa vários domínios, você precisa adicionar cada domínio como uma condição separada ou usar um padrão curinga, se a sua versão do Outlook suportar.
Etapas para criar a regra de remetente interno
- Abra o assistente de regras
No Outlook, vá para a guia Página Inicial. Clique em Regras no grupo Mover e selecione Gerenciar Regras e Alertas. Na caixa de diálogo que abrir, clique em Nova Regra na barra de ferramentas. - Selecione o modelo
Em Iniciar a partir de uma regra em branco, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo. Clique em Avançar. - Adicione a condição de remetente interno
Na caixa Etapa 1, role para baixo e marque a caixa com palavras específicas no endereço do remetente. Na caixa Etapa 2, clique no link sublinhado palavras específicas. Uma caixa de diálogo aparece. Digite o domínio da sua empresa, por exemplo contoso.com, e clique em Adicionar. Se sua empresa usar vários domínios, adicione cada um. Clique em OK. - Defina a ação
Clique em Avançar. Na caixa Etapa 1, marque a ação que você deseja que a regra execute. Ações comuns para e-mails internos incluem movê-lo para a pasta especificada, sinalizar a mensagem para acompanhamento ou encaminhá-la para uma lista de distribuição. Na caixa Etapa 2, clique no link sublinhado para configurar a ação. Por exemplo, se você escolher movê-lo para a pasta especificada, clique em especificada e selecione a pasta de destino. Clique em OK. - Defina exceções (opcional)
Clique em Avançar. Na caixa Etapa 1, marque as exceções desejadas. Por exemplo, exceto se o remetente estiver no catálogo de endereços especificado pode excluir contatos externos que enviam e-mails do seu domínio. Clique em Avançar. - Nomeie e finalize a regra
Na caixa Etapa 1, digite um nome para a regra, como Mover Remetente Interno. Marque a caixa Ativar esta regra. Clique em Concluir. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Regras e Alertas.
Testando a regra
Envie um e-mail de teste de uma conta interna para sua caixa de correio. Verifique se a ação da regra é aplicada corretamente. Por exemplo, se você configurou a regra para mover mensagens para uma pasta chamada Internos, o e-mail de teste deve aparecer nessa pasta. Se a regra não for acionada, verifique a ortografia da condição e garanta que o domínio corresponda exatamente.
Erros comuns e limitações
A regra não é acionada para remetentes internos
A causa mais comum é a ortografia incorreta do domínio. Verifique se o domínio na condição da regra corresponde exatamente ao domínio do remetente. Se sua empresa usa um subdomínio como sub.contoso.com, adicione esse subdomínio como uma condição separada. O Outlook não suporta domínios curinga no assistente de regras. Você deve listar cada subdomínio explicitamente.
A regra é acionada para remetentes externos que usam o mesmo domínio
Algumas organizações externas usam endereços de e-mail que contêm o domínio da sua empresa na parte local, por exemplo externaluser@contoso.com. A regra trata isso como um remetente interno porque o domínio corresponde. Para evitar isso, adicione uma exceção para remetentes fora do seu catálogo de endereços. No assistente de regras, marque exceto se o remetente não estiver no catálogo de endereços especificado. Em seguida, selecione a lista de endereços global da sua empresa.
A regra não é executada quando o Outlook está fechado
Para contas IMAP e POP, as regras são executadas apenas quando o Outlook está aberto. Para contas Exchange e Microsoft 365, as regras do lado do servidor são executadas mesmo quando o Outlook está fechado. Para converter a regra em uma regra do lado do servidor, crie a regra no Outlook com uma conta Exchange ou Microsoft 365. A regra será executada automaticamente no servidor.
Regra de remetente interno vs. filtragem manual
| Item | Regra de remetente interno | Filtragem manual |
|---|---|---|
| Tempo de configuração | 5 minutos uma vez | Repetido a cada vez |
| Automação | Executa automaticamente na chegada | Requer ação manual |
| Suporte a domínios | Vários domínios adicionados individualmente | Pesquisar qualquer domínio |
| Risco de erro | Baixo com domínio correto | Alto devido a erro humano |
| Execução no servidor | Sim com Exchange ou Microsoft 365 | N/A |
A regra de remetente interno economiza tempo e reduz o trabalho manual. A filtragem manual exige que você verifique o domínio do remetente cada vez que processa um e-mail. A regra automatiza essa verificação e aplica a ação escolhida instantaneamente.
Agora você pode criar uma regra do Outlook que seja acionada apenas para remetentes internos usando o domínio da sua empresa como filtro. Teste a regra com um e-mail interno de amostra para confirmar que funciona. Para cenários avançados, considere adicionar exceções para remetentes externos que compartilham seu domínio ou usar uma regra do lado do servidor para execução sempre ativa.