Os workspaces do Notion podem crescer rapidamente à medida que as equipes adicionam bancos de dados, notas e quadros de projetos. Uma alta contagem de páginas diminui a busca, aumenta o tempo de carregamento e dificulta encontrar informações atuais. Este artigo explica como reduzir a contagem de páginas do seu workspace Notion usando uma estratégia de arquivamento estruturada. Você aprenderá quais páginas arquivar, como movê-las sem quebrar links e como manter seu workspace rápido e organizado.
Principais Conclusões: Como Arquivar Páginas no Notion Sem Perder Acesso
- Mover para um banco de dados de Arquivo dedicado: Mantém páginas antigas pesquisáveis, mas as separa dos workspaces ativos.
- Usar visualizações de banco de dados vinculadas com filtros de arquivo: Impede que itens arquivados apareçam em visualizações ativas sem excluí-los.
- Arquivar em lote por data ou status: Reduz a contagem de páginas de forma eficiente, segmentando projetos concluídos, notas antigas e bancos de dados inativos.
Por que Arquivar Reduz a Contagem de Páginas Sem Excluir Conteúdo
Cada página, entrada de banco de dados e modelo em seu workspace Notion conta para o limite total de páginas do seu plano. O Notion Free limita a 1.000 blocos por workspace. O Notion Plus permite blocos ilimitados, mas ainda tem um limite prático — muitas páginas tornam a barra lateral, a indexação de busca e o carregamento de bancos de dados mais lentos. Arquivar move páginas para fora do seu workspace ativo sem excluí-las. Você mantém os dados, mas eles não aparecem mais nas visualizações diárias nem contam para a desorganização do workspace. A chave é usar um banco de dados de Arquivo separado onde você armazena projetos antigos, tarefas concluídas, notas de reuniões desatualizadas e modelos não utilizados. Esse método mantém seu workspace enxuto enquanto preserva acesso total de busca e edição ao conteúdo arquivado.
O Notion não tem um botão de Arquivar embutido como clientes de e-mail. Você precisa criar seu próprio sistema de arquivamento. A abordagem mais eficaz é construir uma página ou banco de dados de Arquivo dedicado e, em seguida, mover ou vincular conteúdo antigo para ele. Você também pode usar filtros de banco de dados para ocultar itens arquivados das visualizações ativas. Este artigo aborda ambos os métodos.
Passos para Criar um Banco de Dados de Arquivo e Mover Páginas
Método 1: Criar um Banco de Dados de Arquivo Dedicado
- Crie uma nova página de banco de dados
Na sua barra lateral, clique no ícone de mais ao lado do nome do workspace. Selecione Banco de Dados e escolha Tabela. Nomeie o banco de dados como Arquivo. Este banco de dados armazenará todas as páginas arquivadas como entradas. - Adicione uma propriedade Status
Clique no ícone de mais no cabeçalho da última coluna. Selecione Selecionar e nomeie como Status. Adicione opções: Arquivado, Excluído, Restaurado. Defina o padrão como Arquivado. Isso permite rastrear o estado de cada entrada. - Adicione uma propriedade Data
Clique no ícone de mais novamente. Selecione Data e nomeie como Arquivado Em. Isso registra quando você moveu a página. Use a data atual para cada entrada. - Mova páginas para o banco de dados de Arquivo
Abra a página que deseja arquivar. Clique no menu de três pontos no canto superior direito. Selecione Mover Para. Navegue até o banco de dados Arquivo e clique em Mover. A página se torna uma entrada na tabela Arquivo. Seu conteúdo permanece intacto. - Verifique a movimentação
Abra o banco de dados Arquivo. Você deve ver a página como uma nova linha. Clique na linha para abrir a página completa. Confirme que todo o conteúdo, links e anexos estão presentes.
Método 2: Usar Visualizações de Banco de Dados Vinculadas para Ocultar Itens Arquivados
Se você quiser manter páginas em seu banco de dados original, mas excluí-las das visualizações ativas, adicione uma propriedade Status a cada banco de dados e filtre as visualizações para ocultar itens arquivados.
- Adicione uma propriedade Status ao seu banco de dados ativo
Abra seu banco de dados ativo. Clique no ícone de mais no cabeçalho da coluna. Selecione Selecionar e nomeie como Status. Adicione opções: Ativo, Arquivado. - Defina as entradas existentes como Ativo
Selecione todas as linhas. Clique na célula Status e escolha Ativo. Isso garante que apenas novas entradas precisem de um status de arquivamento. - Marque itens para arquivamento
Para cada página que deseja arquivar, altere seu Status para Arquivado. A página permanece no banco de dados, mas pode ser filtrada. - Crie um filtro na sua visualização ativa
Clique no ícone de filtro no canto superior direito da visualização do banco de dados. Adicione um filtro: Status não é igual a Arquivado. A visualização agora mostra apenas itens Ativos. Os itens arquivados permanecem no banco de dados e são acessíveis por meio de uma segunda visualização. - Crie uma visualização de Arquivo para referência
Clique no ícone de mais ao lado da guia de visualização atual. Nomeie como Arquivo. Adicione um filtro: Status é igual a Arquivado. Esta visualização mostra apenas itens arquivados para revisão ou restauração.
Se o Notion Ainda Mostrar uma Contagem Alta de Páginas Após Arquivar
Páginas arquivadas ainda aparecem nos resultados de busca
A busca do Notion indexa todas as páginas no workspace, incluindo aquelas no banco de dados Arquivo. Para reduzir a desordem na busca, adicione a palavra-chave arquivado ao título da página ou a uma propriedade dedicada. Em seguida, use filtros de busca como caminho:Arquivo para limitar os resultados. Alternativamente, você pode mover páginas arquivadas para um workspace separado ou uma página privada que não seja compartilhada com a equipe.
Visualizações de banco de dados vinculadas mostram itens arquivados
Se você moveu páginas para um banco de dados Arquivo, mas elas ainda aparecem em visualizações de banco de dados vinculadas, o link está apontando para o banco de dados original. Você precisa atualizar a fonte da visualização vinculada para excluir o banco de dados Arquivo. Abra a visualização vinculada, clique no nome do banco de dados no topo e selecione Alterar Fonte de Dados. Escolha o banco de dados ativo em vez do banco de dados Arquivo. Em seguida, adicione um filtro para excluir o status arquivado.
Membros da equipe não conseguem encontrar páginas arquivadas
Se você mover páginas para uma página privada ou um workspace ao qual os membros da equipe não têm acesso, eles perderão a visibilidade. Para evitar isso, coloque o banco de dados Arquivo dentro de uma página de nível superior compartilhada. Defina a permissão da página como Pode Editar para todos os membros do workspace. Dessa forma, todos podem pesquisar e restaurar conteúdo arquivado, se necessário.
Métodos de Arquivamento do Notion Comparados
| Item | Banco de Dados de Arquivo Dedicado | Filtro de Status no Banco de Dados Existente |
|---|---|---|
| Descrição | Move páginas para um banco de dados separado | Mantém páginas no banco de dados original com um filtro |
| Redução da contagem de páginas | Reduz a contagem de páginas do workspace ativo | Não reduz a contagem de páginas; oculta itens das visualizações |
| Visibilidade na busca | Ainda pesquisável dentro do banco de dados Arquivo | Ainda pesquisável no banco de dados original |
| Integridade dos links | Quebra links internos se movido para um local diferente | Preserva todos os links internos |
| Melhor para | Projetos concluídos, bancos de dados antigos, modelos não utilizados | Itens em andamento que podem ser restaurados em breve |
O método de banco de dados de Arquivo dedicado é melhor para armazenamento de longo prazo e redução da contagem total de páginas. O método de filtro de status é mais rápido e seguro para itens que você pode precisar restaurar dentro de algumas semanas.
Agora você pode reduzir a contagem de páginas do seu workspace Notion movendo conteúdo antigo para um banco de dados de Arquivo dedicado ou usando filtros de status para ocultar itens arquivados. Comece identificando os maiores bancos de dados ou as páginas mais antigas do seu workspace. Para uma estratégia de longo prazo, agende uma revisão mensal de arquivamento usando um modelo de banco de dados que inclua uma data de Arquivado Em e uma propriedade de data Restaurar Até. Isso evita a perda permanente de dados enquanto mantém seu workspace rápido e focado no trabalho atual.