Quando várias pessoas editam um arquivo Excel compartilhado, pode ser difícil saber quem fez cada alteração. Você pode ver números ou fórmulas diferentes sem saber quem os atualizou. O Excel tem um recurso integrado chamado Controlar Alterações que registra cada edição. Este artigo explica como ativar o rastreamento de alterações e revisar o histórico de modificações em uma pasta de trabalho compartilhada.
Principais Conclusões: Rastreando Edições em Pastas de Trabalho Compartilhadas do Excel
- Revisão > Controlar Alterações > Realçar Alterações: Ativa um registro que armazena o nome do editor, data, hora e os valores antigo e novo de cada célula.
- Revisão > Controlar Alterações > Aceitar/Rejeitar Alterações: Permite revisar a lista de histórico e aprovar ou desfazer edições específicas feitas por colaboradores.
- Arquivo > Informações > Histórico de Versões: Mostra uma lista de versões salvas automaticamente no OneDrive ou SharePoint, permitindo restaurar um estado anterior do arquivo.
Como Funciona o Recurso Controlar Alterações do Excel
O recurso Controlar Alterações do Excel cria uma trilha de auditoria detalhada. Quando ativado, ele monitora a pasta de trabalho e registra toda alteração no conteúdo, fórmula ou formatação de uma célula. Para cada edição, ele armazena o nome de usuário de quem fez a alteração, a data e hora exatas, o endereço da célula, o valor anterior e o novo valor. Esse histórico é armazenado dentro do próprio arquivo da pasta de trabalho.
Esse recurso é diferente do realce simples de alterações nas versões mais recentes do Excel para Microsoft 365. O Controlar Alterações clássico exige que a pasta de trabalho seja compartilhada primeiro, o que cria um arquivo multiusuário especial. Uma vez compartilhado e com o rastreamento ativado, todos os usuários que abrirem o arquivo contribuem para um único histórico de alterações. Posteriormente, você pode revisar essa lista e decidir aceitar ou rejeitar alterações individuais.
Pré-requisitos para Usar o Controlar Alterações
Para usar o recurso completo de Controlar Alterações, sua pasta de trabalho deve ser salva no formato .xls antigo ou como uma pasta de trabalho compartilhada. O formato .xlsx moderno não oferece suporte ao recurso legado de pasta de trabalho compartilhada. Você deve primeiro converter seu arquivo. Além disso, todos os usuários precisam salvar o arquivo em um local de rede compartilhado ou em um serviço de nuvem como OneDrive ou SharePoint que todos os editores possam acessar.
Passos para Ativar e Revisar Alterações Rastreadas
Siga estas etapas para ativar o rastreamento de alterações e examinar o histórico de edições.
- Compartilhe a pasta de trabalho
Abra seu arquivo Excel. Vá para a guia Revisão na faixa de opções. Clique no botão Compartilhar Pasta de Trabalho. Na caixa de diálogo, marque a opção ‘Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo’. Clique em OK. O Excel solicitará que você salve o arquivo; confirme para salvá-lo como uma pasta de trabalho compartilhada. - Ative o Controlar Alterações
Ainda na guia Revisão, clique no botão Controlar Alterações e selecione Realçar Alterações no menu suspenso. Na caixa de diálogo Realçar Alterações, marque a opção ‘Controlar alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho’. Certifique-se de que o menu suspenso ‘Quando’ esteja definido como ‘Todas’. Marque as caixas para ‘Quem’ (definido como ‘Todos’) e ‘Onde’. Você pode deixar a caixa ‘Realçar alterações na tela’ marcada para ver bordas coloridas ao redor das células editadas. Clique em OK. - Visualize o histórico de alterações
Para ver todas as edições registradas, volte para Revisão > Controlar Alterações e selecione Realçar Alterações. Na caixa de diálogo, marque a opção ‘Listar alterações em uma nova planilha’. Clique em OK. O Excel inserirá uma nova planilha chamada ‘Histórico’ em sua pasta de trabalho. Esta planilha lista cada alteração em uma tabela com colunas para número da alteração, data, hora, quem fez, célula alterada, valor antigo e novo valor. - Aceite ou rejeite alterações específicas
Para aprovar ou desfazer edições, vá para Revisão > Controlar Alterações e selecione Aceitar/Rejeitar Alterações. Clique em OK no prompt. Uma caixa de diálogo aparecerá mostrando a primeira alteração. Você pode clicar em Aceitar para manter a alteração, Rejeitar para reverter a célula ao valor antigo, Aceitar Todas para aprovar todas as alterações restantes ou Rejeitar Todas para desfazê-las completamente.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Opção Controlar Alterações Esmaecida
Se o botão Controlar Alterações estiver indisponível, sua pasta de trabalho provavelmente está salva no formato .xlsx. O recurso legado de pasta de trabalho compartilhada funciona apenas com o formato .xls. Salve uma cópia do seu arquivo usando Arquivo > Salvar Como e escolha ‘Pasta de Trabalho do Excel 97-2003 (*.xls)’ como tipo de arquivo. Em seguida, tente ativar o compartilhamento e o Controlar Alterações novamente.
Planilha de Histórico Desaparece Após Salvar
A planilha Histórico que lista as alterações é temporária. O Excel a remove automaticamente quando você salva a pasta de trabalho. Para revisar as alterações novamente, você deve recriar a lista de histórico indo em Revisão > Controlar Alterações > Realçar Alterações e marcando ‘Listar alterações em uma nova planilha’. Os dados ainda estão armazenados no arquivo; você está apenas gerando um novo relatório.
Certos Recursos São Desabilitados em Pastas de Trabalho Compartilhadas
Quando uma pasta de trabalho é compartilhada para permitir o Controlar Alterações, você não pode usar todos os recursos do Excel. Você não pode criar ou editar certos objetos como tabelas, Tabelas Dinâmicas ou referências estruturadas. Também não pode mesclar células, inserir ou excluir blocos de células, ou usar algumas ferramentas de desenho. Planeje a estrutura da sua pasta de trabalho antes de compartilhá-la.
Controlar Alterações vs. Histórico de Versões para Arquivos na Nuvem
| Item | Controlar Alterações (Pasta de Trabalho Compartilhada Legada) | Histórico de Versões (OneDrive/SharePoint) |
|---|---|---|
| Formato do Arquivo | Requer .xls ou formato de pasta de trabalho compartilhada | Funciona com formato .xlsx moderno |
| Detalhe da Alteração | Registra edições por célula com valores antigo/novo | Salva instantâneos completos do arquivo |
| Processo de Revisão | Aceitar/Rejeitar alterações individualmente dentro do Excel | Comparar e restaurar versões anteriores completas do arquivo |
| Colaboração | Vários usuários podem editar simultaneamente no mesmo arquivo | Salvamento automático e coautoria com presença ao vivo |
| Caso de Uso Principal | Auditar edições específicas em nível de célula e aprová-las | Recuperar de erros graves ou visualizar a evolução do arquivo |
Agora você pode monitorar todas as edições em uma pasta de trabalho compartilhada do Excel e identificar quem fez cada alteração. Use a caixa de diálogo Aceitar/Rejeitar Alterações para finalizar os dados do seu arquivo. Para pastas de trabalho salvas no OneDrive, explore também Arquivo > Informações > Histórico de Versões como uma ferramenta complementar. Lembre-se de salvar sua pasta de trabalho final como um arquivo .xlsx normal após revisar as alterações para restaurar todos os recursos do Excel.