Você tem várias contas de e-mail no Outlook, mas a pesquisa só encontra resultados em uma pasta. Isso acontece porque o escopo de pesquisa padrão do Outlook é limitado. Com as configurações corretas, o aplicativo pode pesquisar todas as contas conectadas ao mesmo tempo. Este artigo explica como configurar o Outlook para pesquisar toda a sua coleção de caixas de correio em uma única ação.
Principais conclusões: Pesquisar em todas as contas do Outlook
- Pesquisar > Todos os Itens do Outlook: Altera o escopo da pasta atual para todas as caixas de correio e tipos de item no seu perfil.
- Ctrl+E ou F3: Coloca o cursor na caixa de pesquisa instantânea de qualquer lugar do Outlook para iniciar uma nova consulta.
- Ferramentas de Pesquisa > Opções de Pesquisa > Opções de Indexação > Modificar: Verifica se todos os locais de dados do Outlook estão selecionados para indexação pelo Windows Search.
Entendendo o escopo de pesquisa do Outlook
O Outlook usa o serviço Windows Search para indexar e encontrar seus e-mails, eventos de calendário e contatos. Por padrão, quando você clica em uma pasta específica, como sua Caixa de Entrada, e começa a digitar na caixa de pesquisa, o Outlook limita os resultados a essa pasta. Para pesquisar em todas as contas, você precisa alterar explicitamente o escopo da pesquisa. Esse recurso funciona para todos os tipos de conta adicionados ao seu perfil do Outlook, incluindo Microsoft 365, Exchange, IMAP e POP3.
Um pré-requisito para uma pesquisa eficaz entre contas é um índice do Windows Search completo e atualizado. Se os locais de dados do Outlook não estiverem indexados, as pesquisas serão lentas e podem retornar resultados incompletos. O índice é executado automaticamente em segundo plano, mas você pode verificar seu status e gerenciar os locais incluídos.
Passos para pesquisar em todas as contas do Outlook
Use estes métodos para realizar uma pesquisa que inclua todas as contas de e-mail no seu perfil do Outlook. O primeiro método é o mais direto.
Usar a guia Pesquisar e o seletor de escopo
- Abra o Outlook e clique na caixa de pesquisa
Clique na barra de pesquisa na parte superior da janela principal do Outlook ou pressione Ctrl+E. A guia contextual Pesquisar aparecerá na faixa de opções. - Selecione ‘Todos os Itens do Outlook’ no grupo Escopo
Na guia Pesquisar, localize o grupo Escopo. Clique no menu suspenso ao lado de ‘Pasta Atual’ e selecione ‘Todos os Itens do Outlook’. Isso define a pesquisa para cobrir todas as caixas de correio, calendários, contatos e tarefas. - Digite seus termos de pesquisa e revise os resultados
Digite a palavra-chave, o nome do remetente ou o assunto que você está procurando. Os resultados serão exibidos abaixo, organizados pela conta e pasta onde foram encontrados.
Iniciar uma pesquisa pelo painel de pastas
- Selecione o nó de nível superior da sua conta de e-mail
No painel de pastas, clique diretamente no nome da sua conta de e-mail principal, como ‘Arquivo de Dados do Outlook’ ou seu endereço de e-mail. Isso seleciona a raiz dessa caixa de correio. - Inicie a pesquisa
Com a raiz da conta selecionada, pressione Ctrl+E para colocar o cursor na caixa de pesquisa. O escopo será automaticamente definido como ‘Todas as Subpastas’ para essa conta específica. - Expanda a pesquisa para todas as contas
Para incluir outras contas, você ainda precisa ir até a guia Pesquisar e alterar o escopo de ‘Todas as Subpastas’ para ‘Todos os Itens do Outlook’, conforme descrito no primeiro método.
Erros e limitações comuns de pesquisa
A pesquisa não retorna resultados de algumas contas
Se os dados de uma conta não aparecerem nos resultados da pesquisa, o local de armazenamento pode não estar indexado. Abra a caixa de diálogo Opções de Indexação do Windows pelo Painel de Controle. Clique em Modificar e expanda Microsoft Outlook. Certifique-se de que todas as contas e arquivos de dados listados tenham uma marca de seleção. Se uma conta estiver ausente, talvez seja necessário reconstruir o índice.
A pesquisa do Outlook está lenta ou incompleta
Um índice de pesquisa corrompido causa lentidão. Vá em Arquivo > Opções > Pesquisar > Opções de Indexação. Clique em Avançado e, em Solução de Problemas, clique em Reconstruir. Isso exclui e recria o índice, o que pode levar horas para caixas de correio grandes, mas geralmente resolve problemas de pesquisa.
Arquivos PST arquivados não aparecem nos resultados
Arquivos de Dados do Outlook (.pst) que não estão abertos no seu perfil não são pesquisados. Para incluir um arquivo arquivado, você deve primeiro abri-lo via Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook. Depois que ele aparecer na sua lista de pastas, será incluído nas pesquisas de ‘Todos os Itens do Outlook’.
Comparação das opções de escopo de pesquisa
| Item | Pasta Atual | Todos os Itens do Outlook |
|---|---|---|
| Escopo da Pesquisa | Apenas a pasta única selecionada | Todas as caixas de correio, calendários, contatos e tarefas no seu perfil |
| Melhor Caso de Uso | Encontrar um e-mail que você sabe que está em uma pasta de projeto específica | Procurar uma mensagem quando você não lembra em qual conta foi recebida |
| Velocidade | Mais rápida, pois examina o menor conjunto de dados | Mais lenta, pois consulta todos os dados do Outlook indexados |
| Método de Acesso | Padrão ao clicar na caixa de pesquisa de uma pasta | Deve ser selecionado na guia Pesquisar > menu suspenso Escopo |
Agora você pode encontrar qualquer e-mail em todas as suas contas do Outlook conectadas. Use a guia Pesquisar para definir o escopo como Todos os Itens do Outlook para obter resultados abrangentes. Para filtros mais precisos, tente adicionar critérios de pesquisa como ‘de:’ ou ‘tem:anexo’ à sua consulta. Uma dica avançada é usar a consulta de pesquisa ‘pasta:”Nome da Pasta”‘ para segmentar uma pasta específica mesmo no escopo Todos os Itens do Outlook.