Quando um delegado envia um e-mail em nome de um gerente ou colega, o Outlook marca a mensagem com um cabeçalho específico. A pesquisa padrão por nomes de remetentes geralmente não localiza esses e-mails porque o campo De exibe o nome do gerente, não o do delegado. Este artigo explica o mecanismo subjacente que armazena a identidade do delegado no campo Sent Representing. Você aprenderá a construir a consulta de pesquisa correta usando a ferramenta Advanced Find do Outlook para localizar de forma confiável todas as mensagens enviadas em nome de outro usuário.
Principais conclusões: Como encontrar e-mails enviados em nome de um delegado específico
- Advanced Find (Ctrl+Shift+F): Abre a caixa de diálogo de pesquisa que permite consultar o campo Sent Representing, que armazena o endereço de e-mail do delegado.
- Campo Sent Representing: A propriedade oculta no Exchange e no Outlook que registra quem realmente enviou a mensagem ao usar permissões de envio em nome de.
- Formato da consulta de pesquisa: Use a sintaxe exata
sentrepresenting:delegado@dominio.comno Advanced Find ou na Instant Search para filtrar os resultados.
Por que a pesquisa padrão não encontra e-mails enviados em nome de outro usuário
Quando você pesquisa e-mails por remetente, o Outlook examina o campo De. Em um cenário de envio em nome de, o campo De exibe o proprietário da caixa de correio, não o delegado. Por exemplo, um delegado chamado João envia um e-mail em nome de sua gerente Maria. O campo De exibe o nome e o e-mail de Maria. Uma pesquisa por João não retornará essa mensagem.
O Exchange e o Outlook armazenam a identidade do delegado em uma propriedade de mensagem separada chamada Sent Representing. Essa propriedade não fica visível na lista de mensagens nem no painel de leitura. O campo Sent Representing contém o endereço de e-mail do usuário que realmente enviou a mensagem. Para encontrar esses e-mails, você precisa consultar essa propriedade oculta.
Passos para pesquisar e-mails enviados em nome de outro usuário
Você tem dois métodos para realizar essa pesquisa. O Método 1 usa o Advanced Find com um campo específico. O Método 2 usa a Instant Search com uma sintaxe de palavra-chave. Ambos os métodos exigem que você saiba o endereço de e-mail do delegado.
Método 1: Usando o Advanced Find
- Abra o Advanced Find
No Outlook, pressione Ctrl+Shift+F no teclado. A caixa de diálogo Advanced Find será exibida. - Vá para a guia Avançado
Clique na guia Avançado na parte superior da caixa de diálogo Advanced Find. Essa guia permite criar consultas de pesquisa personalizadas. - Defina o campo
Clique no botão Campo. Um menu suspenso aparece. Vá para Campos usados com frequência e selecione Sent Representing. Se você não vir Sent Representing nessa lista, clique em Todos os campos de e-mail e role para encontrar Sent Representing. - Defina a condição
No menu suspenso Condição, selecione é (exatamente). Na caixa Valor, digite o endereço de e-mail completo do delegado, por exemplo joao@contoso.com. - Adicione a condição
Clique em Adicionar à lista. A condição aparece na lista de consultas abaixo. - Execute a pesquisa
Clique em Localizar agora. O Outlook pesquisa a pasta atual e exibe todas as mensagens enviadas em nome de outro usuário por esse delegado. Para pesquisar todas as pastas, altere o menu suspenso Examinar na parte superior da caixa de diálogo para Todos os itens de e-mail.
Método 2: Usando a Instant Search
- Ative a Instant Search
Clique na caixa de pesquisa na pasta atual. A guia Pesquisa aparece na faixa de opções. - Digite a palavra-chave de pesquisa
Na caixa de pesquisa, digite a seguinte sintaxe exatamente:sentrepresenting:delegado@dominio.com
Substitua delegado@dominio.com pelo endereço de e-mail real do delegado. Não inclua espaços extras. - Pressione Enter
O Outlook filtra a pasta atual para mostrar apenas as mensagens onde a propriedade Sent Representing corresponde ao endereço do delegado. - Defina o escopo da pesquisa
Para pesquisar todas as caixas de correio, clique na guia Pesquisa e depois em Todas as caixas de correio. Essa opção está disponível apenas no Outlook com contas do Exchange.
Se a pesquisa não retornar resultados ou retornar resultados incorretos
O Advanced Find não mostra mensagens, mesmo sabendo que elas existem
O campo Sent Representing não é indexado em algumas configurações do Outlook. Se sua pesquisa retornar zero resultados, recrie o índice de pesquisa. Vá para Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação. Clique em Avançado e depois em Recriar. Isso força a Windows Search a reindexar todos os itens do Outlook. Após a recriação do índice, repita a pesquisa.
A Instant Search não reconhece a palavra-chave sentrepresenting
A sintaxe de palavra-chave da Instant Search exige que o nome da propriedade corresponda exatamente ao nome do atributo do Exchange. Se sentrepresenting não funcionar, tente a sintaxe alternativa from:delegado@dominio.com combinada com um filtro de pasta. Esse método é menos preciso, pois corresponde a qualquer mensagem desse endereço, não apenas a mensagens enviadas em nome de. Para resultados precisos, use o Advanced Find.
Preciso encontrar todas as mensagens enviadas por qualquer delegado, não um específico
O Outlook não oferece suporte a uma consulta curinga para o campo Sent Representing. Você deve executar pesquisas separadas para cada delegado. Para encontrar todas as mensagens onde o campo Sent Representing existe, use a condição Sent Representing não está vazio no Advanced Find. O menu suspenso Condição inclui uma opção chamada não está vazio. Isso retorna todas as mensagens enviadas por qualquer delegado, mas a lista pode ser grande em uma caixa de correio movimentada.
Advanced Find vs Instant Search: Principais diferenças para consultas de envio em nome de
| Item | Advanced Find | Instant Search |
|---|---|---|
| Método de acesso | Ctrl+Shift+F ou Ferramentas de Pesquisa > Advanced Find | Clique na caixa de pesquisa ou pressione Ctrl+E |
| Seleção de campo | Escolha explicitamente Sent Representing em uma lista | Digite manualmente a palavra-chave sentrepresenting |
| Suporte a curingas | Suporta a condição não está vazio | Sem suporte a curingas |
| Escopo da pesquisa | Pasta única ou todos os itens de e-mail | Apenas a pasta atual, a menos que clique em Todas as caixas de correio |
| Dependência de índice | Requer campo Sent Representing indexado | Requer campo Sent Representing indexado |
O Advanced Find é o método mais confiável, pois permite verificar o nome do campo e a condição. A Instant Search é mais rápida para pesquisas repetidas depois que você confirma que a palavra-chave funciona no seu ambiente do Outlook.
Agora você pode localizar qualquer e-mail enviado em nome de outro usuário consultando a propriedade Sent Representing. Use o Advanced Find para obter os resultados mais precisos, especialmente se precisar pesquisar em várias pastas. Depois de confirmar o endereço de e-mail do delegado, salve a pesquisa como uma Pasta de Pesquisa para reutilização rápida. Para criar uma Pasta de Pesquisa, vá para Pasta > Nova Pasta de Pesquisa > Criar uma pasta de pesquisa personalizada e cole os critérios do Advanced Find na definição da pasta de pesquisa.