O Outlook oferece dois métodos de pesquisa: pesquisa em cache e pesquisa online. A pesquisa em cache usa um índice local no computador para encontrar e-mails rapidamente. A pesquisa online consulta o servidor diretamente, o que é mais lento, mas retorna resultados de toda a caixa postal. Este artigo explica as diferenças de velocidade e índice entre esses dois modos e ajuda você a escolher o mais adequado para seu fluxo de trabalho.
Principais Conclusões: Pesquisa Online do Outlook vs Pesquisa em Cache
- Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Alterar > Usar Modo Cache do Exchange: Marque ou desmarque esta caixa para alternar entre os modos de pesquisa em cache e online para contas do Exchange.
- Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação > Modificar: Selecione quais arquivos de dados do Outlook incluir no índice local da Pesquisa do Windows para pesquisas em cache mais rápidas.
- Guia Pesquisa > Ferramentas de Pesquisa > Pesquisar no Servidor: Force manualmente uma pesquisa online quando a pesquisa em cache não retornar os resultados esperados ou ao pesquisar uma caixa postal grande.
Como Funcionam os Modos de Pesquisa do Outlook
O Outlook usa dois mecanismos de pesquisa distintos, dependendo do modo configurado para sua conta do Exchange ou Microsoft 365. O Modo Cache do Exchange cria uma cópia local da sua caixa postal no disco rígido. A Pesquisa do Windows indexa essa cópia local. Quando você digita uma consulta de pesquisa, o Outlook consulta o índice local. Isso retorna resultados em menos de dois segundos para a maioria das caixas postais.
O modo online, também chamado de pesquisa no servidor, não mantém uma cópia local da sua caixa postal. Cada consulta de pesquisa é enviada ao servidor Exchange ou Microsoft 365. O servidor pesquisa seu próprio índice e retorna os itens correspondentes. Esse método não armazena dados localmente, mas depende da latência da rede e da carga do servidor.
O que Controla o Modo de Pesquisa
O modo de pesquisa é controlado pela configuração Modo Cache do Exchange. Quando ativado, o Outlook baixa uma cópia da sua caixa postal para um arquivo de dados offline do Outlook (.ost). A Pesquisa do Windows indexa esse arquivo .ost. Quando desativado, o Outlook se conecta diretamente ao servidor e envia todas as consultas de pesquisa para o índice do servidor.
Você pode verificar o modo atual acessando Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta, selecionando sua conta do Exchange ou Microsoft 365 e clicando em Alterar. A caixa de seleção rotulada Usar Modo Cache do Exchange mostra o estado atual. Uma caixa marcada significa que a pesquisa em cache está ativa. Uma caixa desmarcada significa que a pesquisa online está ativa.
Passos para Alternar entre Pesquisa em Cache e Online
Siga estas etapas para alterar o modo de pesquisa de uma conta do Exchange ou Microsoft 365. Você deve reiniciar o Outlook após fazer a alteração para que ela entre em vigor.
- Abrir Configurações de Conta
No Outlook, vá em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. - Selecionar a conta
Clique na conta do Exchange ou Microsoft 365 que deseja modificar. Não selecione uma conta IMAP ou POP, pois a configuração Modo Cache do Exchange se aplica apenas a contas do Exchange. - Clicar em Alterar
Na caixa de diálogo Configurações de Conta, clique no botão Alterar. Uma nova janela é aberta com opções de configuração da conta. - Alternar Modo Cache do Exchange
Marque ou desmarque a caixa rotulada Usar Modo Cache do Exchange. Marque a caixa para ativar a pesquisa em cache. Desmarque a caixa para ativar a pesquisa online. - Definir o controle deslizante para sincronização offline
Se você ativar o modo cache, use o controle deslizante para escolher quanto e-mail manter offline. As opções variam de 1 mês a Tudo. Um controle deslizante menor reduz o tamanho do índice local e acelera a indexação, mas limita os resultados da pesquisa ao período de tempo selecionado. - Reiniciar o Outlook
Clique em OK e depois em Concluir. Feche e reabra o Outlook. O novo modo de pesquisa entra em vigor após a reinicialização.
Verificando o Modo de Pesquisa Ativo
Após reiniciar o Outlook, faça uma pesquisa de teste. Digite uma palavra-chave na caixa de pesquisa. Se os resultados aparecerem instantaneamente e incluírem itens de todo o cache offline, a pesquisa em cache está ativa. Se os resultados aparecerem após um pequeno atraso de um a três segundos e mostrarem um link Pesquisar no Servidor na parte inferior, a pesquisa online está ativa.
Se o Desempenho da Pesquisa Ainda For Ruim
Alternar os modos nem sempre corrige a pesquisa lenta imediatamente. Os seguintes problemas podem afetar a velocidade da pesquisa, independentemente do modo selecionado.
Pesquisa em Cache Não Retorna Resultados ou Retorna Resultados Desatualizados
Se a pesquisa em cache não retornar resultados ou mostrar itens desatualizados, o índice local da Pesquisa do Windows pode estar corrompido ou incompleto. Reconstrua o índice acessando Painel de Controle > Opções de Indexação > Avançado > Reconstruir. Esse processo pode levar várias horas para caixas postais grandes. Após a reconstrução, reinicie o Outlook e teste a pesquisa novamente.
Pesquisa Online Excede o Tempo Limite ou Não Retorna Resultados
A pesquisa online depende de uma conexão de rede estável. Se o servidor estiver ocupado ou sua conexão com a internet estiver lenta, a pesquisa online pode exceder o tempo limite. Verifique sua velocidade de internet e confirme se o Outlook consegue se conectar ao servidor observando o status da conexão no canto inferior direito da janela do Outlook. Um status Desconectado indica um problema de rede.
Pesquisa Exclui Certas Pastas
No modo cache, o Outlook pesquisa apenas pastas incluídas no índice local. Vá em Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação > Modificar. Certifique-se de que seu arquivo de dados do Outlook esteja selecionado. Se pastas específicas estiverem faltando, elas não aparecerão nos resultados da pesquisa em cache. Inclua todas as pastas que deseja pesquisar e reconstrua o índice.
Pesquisa em Cache vs Pesquisa Online: Principais Diferenças
| Item | Pesquisa em Cache | Pesquisa Online |
|---|---|---|
| Velocidade de pesquisa | Menos de 2 segundos para a maioria das consultas | 1 a 5 segundos dependendo da rede e da carga do servidor |
| Espaço em disco usado | Arquivo .ost local e índice da Pesquisa do Windows | Nenhum dado de caixa postal armazenado localmente |
| Escopo da pesquisa | Limitado à duração do cache offline (ex.: 1 mês ou 1 ano) | Caixa postal inteira no servidor, independentemente da idade |
| Dependência de rede | Baixa após a sincronização inicial | Alta: cada consulta requer ida e volta ao servidor |
| Manutenção do índice | Reconstrução manual pode ser necessária se o índice corromper | Nenhum índice local para manter |
| Opção Pesquisar no Servidor | Disponível quando a pesquisa em cache falha ou precisa de escopo maior | Não se aplica: a pesquisa já cobre a caixa postal inteira |
Use a pesquisa em cache quando precisar de resultados rápidos e trabalhar online ou offline. Use a pesquisa online quando precisar encontrar itens mais antigos que a duração do cache offline ou quando a corrupção do índice local impedir que os resultados apareçam.
Para acionar manualmente uma pesquisa online a partir do modo cache, clique em Pesquisar no Servidor no painel de resultados da pesquisa ou vá em Pesquisa > Ferramentas de Pesquisa > Pesquisar no Servidor. Isso executa uma consulta no servidor sem alternar toda a conta para o modo online.
Para controle avançado, crie uma pasta de pesquisa que use um escopo de pesquisa específico. Vá em Pasta > Nova Pasta de Pesquisa e escolha E-mails Categorizados, E-mails Grandes ou uma pasta personalizada. As pastas de pesquisa sempre usam o modo de pesquisa ativo da conta.