Você precisa exportar e-mails de uma caixa postal de usuário para uma solicitação de descoberta eletrônica ou investigação interna. O portal de conformidade do Microsoft Purview oferece uma ferramenta de pesquisa chamada Content Search que pode localizar itens em caixas postais do Exchange Online, sites do SharePoint e contas do OneDrive. Este artigo explica como criar uma pesquisa de descoberta direcionada a uma caixa postal do Outlook usando o portal de conformidade do Microsoft Purview e depois exportar os resultados para um arquivo PST ou mensagens individuais.
O processo de exportação envolve executar uma pesquisa de conteúdo, visualizar os resultados e iniciar um trabalho de exportação que baixa os dados para sua máquina local. Você deve ter as permissões corretas no portal de conformidade do Microsoft Purview para realizar essas ações. Este guia cobre cada etapa, desde iniciar a pesquisa até baixar os arquivos exportados.
Seguindo as instruções abaixo, você conseguirá exportar o conteúdo da caixa postal do Outlook usando o portal de conformidade sem precisar de ferramentas de terceiros ou acesso direto à conta do usuário.
Principais Conclusões: Exportando Dados da Caixa Postal com o Content Search do Microsoft Purview
- Portal de conformidade do Microsoft Purview > Content search > Nova pesquisa: Cria uma consulta de pesquisa que varre a caixa postal alvo por palavras-chave, remetentes ou intervalos de datas especificados.
- Exportar > Exportar resultados > Opções de exportação: Envia os itens encontrados para um local de Armazenamento do Azure onde você pode baixá-los como arquivos PST ou mensagens individuais.
- Função de Gerente de Descoberta Eletrônica ou Administrador de Descoberta Eletrônica: Necessária para criar, visualizar e exportar pesquisas de conteúdo no portal de conformidade.
O que é Content Search no Microsoft Purview
O Content Search é uma ferramenta dentro do portal de conformidade do Microsoft Purview que permite que usuários autorizados pesquisem conteúdo em serviços do Microsoft 365. Ele substitui as ferramentas antigas de Descoberta Eletrônica In-Place no Exchange Online. Você pode pesquisar caixas postais, pastas públicas, sites do SharePoint e contas do OneDrive usando palavras-chave, intervalos de datas, nomes de remetentes ou nomes de destinatários.
Ao direcionar uma caixa postal do Outlook, o Content Search examina todas as pastas, incluindo Itens Excluídos, Lixo Eletrônico e Caixa de Entrada. A pesquisa usa o mecanismo de indexação do Exchange Online, que indexa a maioria dos tipos de anexos comuns, como PDF, DOCX e XLSX. Itens que não podem ser indexados, como mensagens criptografadas, aparecem nos resultados da pesquisa, mas não podem ser visualizados ou exportados como itens individuais.
Após a pesquisa ser concluída, você pode visualizar os resultados para confirmar se os dados corretos foram encontrados. Em seguida, você inicia um trabalho de exportação que copia os resultados para um contêiner seguro do Armazenamento do Azure. Por fim, você baixa os dados exportados para seu computador local. Os dados exportados vêm em dois formatos: um arquivo PST contendo todos os itens encontrados ou uma pasta de arquivos EML e MSG individuais.
Você precisa de um dos seguintes grupos de função atribuídos no portal de conformidade do Microsoft Purview: Gerente de Descoberta Eletrônica, Administrador de Descoberta Eletrônica ou um grupo de função personalizado que inclua as funções de Pesquisa de Conformidade e Exportação.
Passos para Criar uma Pesquisa de Descoberta e Exportar Dados da Caixa Postal
Siga estes passos para criar uma pesquisa de conteúdo direcionada a uma caixa postal específica, visualizar os resultados e exportar os dados.
- Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview
Abra um navegador da web e vá para https://compliance.microsoft.com. Faça login com uma conta que tenha a função de Gerente de Descoberta Eletrônica ou Administrador de Descoberta Eletrônica. Se você não tiver essas funções, entre em contato com seu administrador global do Microsoft 365. - Abra a página de Content search
No painel de navegação esquerdo, selecione Content search na seção Gerenciamento do ciclo de vida dos dados. A página de Content search mostra uma lista de todas as pesquisas anteriores. - Crie uma nova pesquisa
Clique no botão Nova pesquisa no topo da lista de Content search. Um painel abre no lado direito da tela. - Nomeie a pesquisa
Insira um nome descritivo para a pesquisa, como “Caso 2025-03 Exportação de Caixa Postal do Usuário.” Você também pode adicionar uma descrição opcional. Clique em Avançar. - Escolha os locais a serem pesquisados
Na página Locais, alterne Caixas postais do Exchange para Ativado. Em seguida, clique em Escolher usuários, grupos ou equipes. Uma lista de caixas postais aparece. Selecione a caixa postal do usuário específico que você deseja pesquisar. Você pode selecionar várias caixas postais, se necessário. Clique em Concluído e depois em Avançar. - Defina a consulta de pesquisa
Na página Consulta, você tem duas opções. Para uma pesquisa simples por palavra-chave, digite termos na caixa Palavra-chave. Para uma pesquisa mais precisa, marque a caixa de seleção Mostrar lista de palavras-chave e insira várias palavras-chave ou frases. Para usar intervalos de datas, remetentes ou destinatários, clique em Adicionar condição e selecione na lista suspensa. Condições comuns incluem Data, De, Para e Assunto. Clique em Avançar. - Revise e envie a pesquisa
Revise o nome da pesquisa, locais e consulta. Clique em Enviar para iniciar a pesquisa. A pesquisa é executada em segundo plano e pode levar vários minutos, dependendo do tamanho da caixa postal e da complexidade da consulta. - Visualize os resultados da pesquisa
Após a pesquisa ser concluída, a página de Content search mostra a pesquisa na lista. Clique no nome da pesquisa para abrir o painel de detalhes. Na guia Resultados da pesquisa, clique em Visualizar resultados. Uma janela de visualização mostra os primeiros 1000 itens encontrados. Revise os itens para confirmar se a pesquisa está retornando os dados esperados. Feche a janela de visualização quando terminar. - Inicie o processo de exportação
De volta ao painel de detalhes da pesquisa, clique no botão suspenso Ações e selecione Exportar resultados. O painel Exportar resultados é aberto. - Configure as configurações de exportação
No painel Exportar resultados, escolha o formato de saída. Selecione Todos os itens, exceto aqueles com formato não reconhecido, criptografados ou não indexados por outros motivos para exportar apenas itens legíveis. Para o formato de exportação, escolha Um arquivo PST contendo todas as mensagens ou Um arquivo PST por caixa postal. Se você pesquisou várias caixas postais, a opção por caixa postal cria um PST separado para cada usuário. Opcionalmente, ative Exportar em uma pasta compactada (zipada) para reduzir o tamanho do download. Clique em Iniciar exportação. - Monitore o trabalho de exportação
O trabalho de exportação aparece na guia Exportações da página de Content search. Clique na guia Exportações para ver o status do trabalho. O status muda de Em andamento para Concluído quando os dados estiverem prontos. Isso pode levar de alguns minutos a várias horas para exportações grandes. - Baixe os dados exportados
Quando o trabalho de exportação mostrar Concluído, clique no nome do trabalho para abrir seu painel de detalhes. Clique no botão Baixar resultados. Seu navegador baixa um pequeno arquivo chamado results.csv mais uma pasta chamada ExportedItems contendo um script do PowerShell e um arquivo de manifesto. Abra o arquivo results.csv para ver um resumo dos itens exportados. Para baixar os arquivos PST ou EML reais, execute o script do PowerShell fornecido na pasta exportada. O script baixa os dados do Armazenamento do Azure para sua máquina local.
Se a Exportação Falhar ou Não Retornar Dados
O trabalho de exportação mostra um erro ou falha ao iniciar
A causa mais comum é armazenamento insuficiente no contêiner do Armazenamento do Azure que a Microsoft usa para exportações. Cada trabalho de exportação requer pelo menos 5 GB de espaço livre. Se a exportação falhar, exclua trabalhos de exportação mais antigos da guia Exportações selecionando-os e clicando em Excluir. Em seguida, tente novamente a exportação.
Nenhum item aparece na visualização da pesquisa
Se a pesquisa retornar zero itens, a consulta pode ser muito restritiva. Remova as condições uma de cada vez e execute novamente a pesquisa. Verifique também se a caixa postal selecionada é uma caixa postal ativa do Exchange Online. Caixas postais compartilhadas e caixas postais inativas exigem etapas adicionais para serem incluídas nas pesquisas de conteúdo. Para caixas postais compartilhadas, você deve adicionar a caixa postal compartilhada como um local de usuário digitando seu endereço de e-mail no seletor Escolher usuários, grupos ou equipes.
O script de download falha ao executar ou solicita credenciais
O script do PowerShell requer que o módulo Az do Azure esteja instalado em sua máquina local. Abra o PowerShell como administrador e execute Install-Module -Name Az -AllowClobber -Force. Após a instalação, execute o script baixado. Ele solicitará que você faça login com a mesma conta que iniciou a exportação. Se o script ainda falhar, verifique se sua política de execução permite scripts. Execute Set-ExecutionPolicy RemoteSigned -Scope CurrentUser para habilitar a execução de scripts.
Exportação do Content Search vs Exportação da Descoberta Eletrônica In-Place
| Item | Content Search (Microsoft Purview) | Descoberta Eletrônica In-Place (Central de Administração do Exchange) |
|---|---|---|
| Localização da interface | Portal de conformidade do Microsoft Purview | Central de Administração do Exchange (EAC) |
| Escopo da pesquisa | Caixas postais, SharePoint, OneDrive, Teams, pastas públicas | Apenas caixas postais do Exchange |
| Formato de exportação | PST ou arquivos EML/MSG individuais | Apenas PST |
| Função necessária | Gerente de Descoberta Eletrônica ou Administrador de Descoberta Eletrônica | Grupo de função Gerenciamento de Descoberta |
| Tamanho máximo de exportação | 1,5 TB por trabalho de exportação | 10 GB por PST |
| Método de download | Script do PowerShell do Armazenamento do Azure | Download direto pelo navegador |
O Content Search é o método recomendado para todas as novas exportações de descoberta eletrônica porque suporta uma gama mais ampla de fontes de dados e tamanhos de exportação maiores. A Descoberta Eletrônica In-Place está obsoleta no Exchange Online e deve ser usada apenas para cenários legados onde o Content Search não está disponível.
Agora você pode criar uma pesquisa de descoberta no portal de conformidade do Microsoft Purview, direcionar qualquer caixa postal do Outlook e exportar os resultados como um arquivo PST ou mensagens individuais. Para manter a conformidade, exclua os trabalhos de exportação e os arquivos baixados após a conclusão da investigação. Para filtragem avançada, use a sintaxe da Linguagem de Consulta de Palavras-chave no campo de consulta, como subject:"relatório trimestral" AND received:01/01/2025..01/31/2025.