Você tem acesso a uma caixa de correio compartilhada no Outlook, mas ao digitar na caixa de pesquisa não obtém resultados. Isso acontece porque as configurações padrão de pesquisa do Outlook geralmente não indexam automaticamente pastas compartilhadas ou delegadas. O índice de pesquisa é criado principalmente para sua caixa de correio principal. Este artigo explica por que a pesquisa em caixas de correio compartilhadas falha e fornece as etapas para habilitar a pesquisa de texto completo em todas as pastas acessíveis.
Resumo: Habilitar pesquisa em caixas de correio compartilhadas
- Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação > Modificar: Adicione o arquivo de dados da caixa de correio compartilhada ao índice do Windows Search para tornar seu conteúdo pesquisável.
- Ferramentas de Pesquisa > Opções de Pesquisa > Incluir resultados de: Selecione manualmente as pastas da caixa de correio compartilhada para pesquisar na janela atual do Outlook.
- Painel de Controle > Opções de Indexação > Avançado > Recriar: Redefina o índice de pesquisa se os itens da caixa de correio compartilhada ainda não forem encontrados após serem adicionados.
Por que a pesquisa do Outlook ignora caixas de correio compartilhadas
O Outlook depende do serviço Windows Search para indexar o conteúdo do e-mail e fornecer resultados rápidos. Por padrão, esse serviço indexa os arquivos de dados associados ao seu perfil de email padrão, geralmente sua caixa de correio principal do Exchange ou Microsoft 365. Quando você abre uma caixa de correio compartilhada, ela geralmente é adicionada como um conjunto separado de pastas dentro do seu perfil, mas não como um arquivo de dados principal. Consequentemente, o indexador do Windows Search pode ignorar essas pastas, tratando-as como dados externos.
O problema é mais comum no Modo Cache do Exchange. Embora sua cópia local contenha dados da caixa de correio compartilhada, o índice pode não estar configurado para processá-los. Outro fator é o nível de permissão. A permissão de Acesso Total permite abrir a caixa de correio, mas a funcionalidade de pesquisa depende da configuração de indexação local, não apenas da permissão do servidor. O Modo Online pode contornar problemas de indexação local pesquisando diretamente no servidor, mas é mais lento e requer conexão constante.
Etapas para adicionar uma caixa de correio compartilhada ao índice de pesquisa
A correção mais eficaz é modificar o índice do Windows Search para incluir o arquivo de dados da caixa de correio compartilhada. Esse processo garante que todos os e-mails futuros nessa caixa sejam indexados para pesquisa instantânea.
- Abra as Opções de Indexação do Outlook
No Outlook, vá em Arquivo > Opções. Selecione a categoria Pesquisa à esquerda. Na caixa de diálogo Opções, clique no botão Opções de Indexação. - Modifique os Locais Indexados
Na janela Opções de Indexação, clique no botão Modificar. Uma nova janela mostrará uma árvore de locais. Expanda o item Microsoft Outlook. Você deve ver sua caixa de correio principal e, se adicionada corretamente, a caixa de correio compartilhada listada. Marque a caixa ao lado do nome da caixa de correio compartilhada. Clique em OK. - Confirme e aguarde a indexação
Feche todas as caixas de diálogo com OK. O serviço Windows Search começará a indexar o conteúdo da caixa de correio compartilhada. Isso pode levar tempo dependendo do tamanho da caixa. Uma notificação na bandeja do sistema mostrará o progresso da indexação.
Usando o menu Ferramentas de Pesquisa para resultados imediatos
Se você precisar pesquisar uma caixa de correio compartilhada imediatamente antes da indexação ser concluída, use o menu Ferramentas de Pesquisa.
- Clique na caixa de pesquisa
Navegue até a pasta dentro da caixa de correio compartilhada que deseja pesquisar. Clique dentro da caixa de pesquisa no topo da lista de mensagens. Isso ativa a guia Pesquisa na faixa de opções. - Abra as Opções de Pesquisa
Na guia Pesquisa, clique em Ferramentas de Pesquisa no grupo de opções e escolha Opções de Pesquisa no menu suspenso. - Selecione as pastas a incluir
Na caixa de diálogo Opções de Pesquisa, clique no botão rotulado Incluir resultados de. Uma nova janela listará todas as caixas de correio e pastas disponíveis para você. Marque a caixa de toda a caixa de correio compartilhada ou de pastas específicas dentro dela. Clique em OK duas vezes para aplicar.
Se a pesquisa na caixa de correio compartilhada ainda não funcionar
A pesquisa do Outlook não retorna itens após adicionar ao índice
Se você adicionou a caixa de correio ao índice, mas as pesquisas continuam vazias, o índice pode estar corrompido. Vá em Painel de Controle > Opções de Indexação. Clique em Avançado. Na seção Solução de Problemas, clique no botão Recriar. Isso exclui e recria o índice de pesquisa. Você deve aguardar a conclusão da recriação para que a pesquisa funcione corretamente.
A pesquisa funciona em uma pasta, mas não em toda a caixa de correio
Isso indica um problema de indexação parcial. Volte às Opções de Pesquisa através do menu Ferramentas de Pesquisa. Verifique se a configuração Incluir resultados de está definida para Todas as Pastas ou se a pasta raiz da caixa de correio compartilhada está selecionada, não apenas uma subpasta. Além disso, verifique se a caixa de correio compartilhada está adicionada como uma conta adicional em Arquivo > Configurações de Conta. Se estiver listada lá, seu arquivo de dados deve aparecer na janela Opções de Indexação para modificação.
Caixa de correio compartilhada não listada nas Opções de Indexação
Se a caixa de correio compartilhada não aparecer em Microsoft Outlook nas Opções de Indexação, pode não estar totalmente em cache. Certifique-se de que a caixa de correio compartilhada esteja adicionada ao seu perfil com o Modo Cache do Exchange ativado. Vá em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. Clique duas vezes em sua conta principal. Na janela Alterar Conta, clique em Mais Configurações. Vá para a guia Avançado e verifique se a caixa de correio compartilhada está listada em Abrir estas caixas de correio adicionais. Ela deve estar listada aqui para gerar um arquivo de dados local para indexação.
Métodos de pesquisa para caixas de correio compartilhadas: Comparação
| Item | Método do Índice do Windows Search | Método Manual das Ferramentas de Pesquisa |
|---|---|---|
| Uso Principal | Indexação permanente e automática para pesquisas futuras rápidas | Pesquisa imediata e única na sessão atual |
| Velocidade Após Configuração | Muito rápida, resultados aparecem enquanto você digita | Mais lenta, pesquisa dados ao vivo ou servidor a cada vez |
| Local da Configuração | Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação | Guia Pesquisa > Ferramentas de Pesquisa > Opções de Pesquisa |
| Persistência dos Dados | Índice persiste entre reinicializações do Outlook | Seleção é redefinida se você mudar de pasta ou fechar o Outlook |
| Melhor Para | Usuários que pesquisam regularmente a mesma caixa de correio compartilhada | Pesquisas ocasionais ou antes da indexação ser concluída |
Agora você pode pesquisar em caixas de correio compartilhadas modificando o índice do Windows Search ou usando a opção manual Ferramentas de Pesquisa. Para acesso persistente, adicionar o arquivo de dados da caixa de correio compartilhada ao índice é a solução mais confiável. Se o desempenho da pesquisa diminuir com o tempo, use a função Recriar nas Opções de Indexação. Uma dica avançada é pressionar Ctrl+E para colocar instantaneamente o cursor na caixa de pesquisa de qualquer pasta selecionada, incluindo as de uma caixa de correio compartilhada.