Solução de links de compartilhamento externo do OneDrive for Business para equipes financeiras: enviar usuários para solicitar acesso

Equipes financeiras frequentemente compartilham documentos confidenciais por meio de links de compartilhamento externo do OneDrive for Business. Quando um destinatário clica em um link e vê uma mensagem de acesso negado em vez do arquivo, o fluxo de trabalho pretendido é interrompido. Esse problema geralmente ocorre porque as permissões do link de compartilhamento estão definidas como Pessoas específicas ou o arquivo está em uma pasta restrita. Este artigo explica como configurar links de compartilhamento do OneDrive para que usuários externos vejam um botão Solicitar acesso em vez de uma página de erro em branco.

Por que usuários externos veem Acesso negado em vez de Solicitar acesso

Quando um membro da equipe financeira compartilha um arquivo usando um link de compartilhamento do OneDrive, o tipo de link determina o que um destinatário externo vê. Se o link estiver definido como Pessoas específicas e o destinatário não estiver na lista de permissões, o OneDrive mostra uma página Você precisa de acesso sem opção de solicitar permissão. Esse é o comportamento padrão para links com escopo para indivíduos nomeados. O destinatário não pode enviar uma solicitação porque o link não oferece suporte ao fluxo de solicitação. Para que o botão Solicitar acesso apareça, o link deve ser do tipo Pessoas na sua organização ou Qualquer pessoa, ou o arquivo deve estar em uma pasta que permita solicitações. Além disso, a configuração de compartilhamento externo no nível do locatário deve permitir solicitações de usuários externos. Equipes financeiras geralmente usam links de Pessoas específicas por questões de confidencialidade, mas isso bloqueia completamente o fluxo de solicitação de acesso. Para permitir que usuários externos solicitem acesso enquanto mantêm algum controle, você deve alterar o tipo de link ou ajustar as permissões da pasta.

Etapas para configurar links do OneDrive para que usuários externos possam solicitar acesso

Método 1: Alterar o tipo de link de compartilhamento para Pessoas na sua organização

1. Abra a caixa de diálogo de compartilhamento do OneDrive
   No OneDrive for Business, clique com o botão direito no arquivo ou pasta que deseja compartilhar. Selecione Compartilhar no menu de contexto. A caixa de diálogo de compartilhamento é aberta.
2. Abra as configurações do link
   Na caixa de diálogo de compartilhamento, clique no ícone de engrenagem ao lado do campo do link. O painel de configurações do link aparece.
3. Selecione Pessoas na sua organização
   Em Escolher uma opção, selecione Pessoas na sua organização. Esse tipo de link permite que qualquer usuário no seu locatário acesse o arquivo. Usuários externos verão um botão Solicitar acesso porque não estão na sua organização.
4. Defina as permissões
   Abaixo do tipo de link, escolha Pode exibir ou Pode editar com base na sensibilidade do arquivo. Documentos financeiros geralmente exigem apenas visualização para usuários externos.
5. Copie e envie o link
   Clique em Aplicar para salvar as configurações. Em seguida, clique em Copiar link e envie-o para o destinatário externo. Quando ele abrir o link, verá um botão Solicitar acesso em vez de uma mensagem de acesso negado.

Método 2: Habilitar Solicitar acesso em uma pasta

1. Navegue até a pasta no OneDrive
   Abra o OneDrive for Business em um navegador. Vá até a pasta que contém o arquivo que deseja compartilhar.
2. Abra as permissões da pasta
   Clique no círculo ao lado do nome da pasta para selecioná-la. No menu superior, clique no ícone i ou no painel Detalhes. Role para baixo até Gerenciar acesso e clique nele.
3. Habilite Solicitar acesso
   No painel Gerenciar acesso, clique nos três pontos ao lado do nome da pasta. Selecione Solicitar acesso no menu. Alterne o botão para Ativado. Isso permite que usuários externos enviem uma solicitação ao proprietário da pasta quando tentarem acessar qualquer arquivo dentro dela.
4. Envie o link do arquivo
   Agora compartilhe o arquivo usando qualquer tipo de link. Até mesmo um link de Pessoas específicas mostrará um botão Solicitar acesso porque a configuração no nível da pasta substitui o comportamento do link. Usuários externos podem clicar no botão para enviar um e-mail de solicitação ao proprietário da pasta.

Método 3: Verificar as configurações de compartilhamento externo no nível do locatário

1. Abra o centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta de administrador.
2. Vá para o centro de administração do SharePoint
   Na navegação à esquerda, expanda Centros de administração e selecione SharePoint. O centro de administração do SharePoint é aberto.
3. Abra as configurações de compartilhamento externo
   No menu à esquerda, clique em Políticas e depois em Compartilhamento externo. Em OneDrive, revise a configuração de compartilhamento. Ela deve estar definida como Qualquer pessoa ou Novos e convidados existentes para que a solicitação de acesso externo funcione. Se estiver definida como Apenas pessoas na sua organização, altere para Novos e convidados existentes e clique em Salvar.
4. Permitir que convidados enviem solicitações
   Em Compartilhamento externo, role até Convidados. Certifique-se de que a caixa de seleção Permitir que convidados enviem convites de compartilhamento esteja marcada. Isso habilita o fluxo de solicitação de acesso para usuários externos.

Se usuários externos ainda não conseguirem solicitar acesso

O link está definido como Pessoas específicas e as solicitações de pasta estão desativadas

Quando um link é configurado como Pessoas específicas e a pasta não tem a solicitação de acesso habilitada, os destinatários externos veem uma página Você precisa de acesso sem botão de solicitação. Para corrigir isso, altere o link para Pessoas na sua organização ou habilite a solicitação de acesso na pasta conforme descrito no Método 2.

O locatário bloqueia solicitações de usuários externos

Se o administrador do Microsoft 365 definiu a política de compartilhamento externo como Apenas pessoas na sua organização, nenhum usuário externo pode solicitar acesso. Entre em contato com seu administrador de TI para alterar a configuração para Novos e convidados existentes. As equipes financeiras devem trabalhar com a TI para garantir que a política do locatário permita solicitações externas, ao mesmo tempo em que atende aos requisitos de segurança.

O destinatário já é um convidado no locatário

Se o usuário externo já possui uma conta de convidado no seu locatário, ele pode ver o arquivo diretamente, sem um botão de solicitação. Para forçar o fluxo de solicitação, remova a conta de convidado das permissões do arquivo. Na caixa de diálogo de compartilhamento, clique em Gerenciar acesso, encontre o usuário convidado e clique no X para removê-lo. Em seguida, reenvie o link. O usuário verá agora o botão de solicitar acesso.

Links de Pessoas específicas vs Links de Pessoas na sua organização para finanças

Item	Link de Pessoas específicas	Link de Pessoas na sua organização
Descrição	Apenas destinatários nomeados podem acessar o arquivo	Todos os usuários da organização podem acessar o arquivo
Usuário externo vê	Página de acesso negado sem botão de solicitação	Botão Solicitar acesso se não estiver na organização
Melhor para	Compartilhar com um destinatário interno ou externo conhecido	Compartilhar com um usuário externo desconhecido que pode solicitar acesso
Nível de segurança	Alto – apenas usuários especificados	Médio – qualquer usuário externo pode solicitar
Fluxo de solicitação de acesso	Não suportado, a menos que as solicitações de pasta estejam ativadas	Suportado por padrão

As equipes financeiras agora podem configurar links de compartilhamento do OneDrive para que usuários externos vejam um botão Solicitar acesso em vez de um erro. Use o tipo de link Pessoas na sua organização para arquivos que precisam de solicitações externas ou ative a solicitação de acesso no nível da pasta para documentos confidenciais compartilhados por meio de links de Pessoas específicas. Para uma abordagem avançada, crie uma política de compartilhamento no centro de administração do Microsoft 365 que permita solicitações externas, mas exija aprovação de um gerente financeiro. Isso fornece logs de auditoria de cada ação de solicitação e aprovação.